Die wichtigsten Informationen zum Thema Rechnungswesen

Das Thema Rechnungswesen ist bei Selbstständigen und Freiberuflern genauso wie bei größeren Unternehmen nicht beliebt. Viele empfinden den Umfang mit Unternehmenszahlen, das Stellen von Rechnungen und die saubere Erfassung von Gewinnen und Verlusten als umständlich und lästige Pflicht. Dennoch leistet ein professionelles Rechnungswesen einen wichtigen Beitrag, Entwicklungen deines Betriebs zu verstehen und kluge Entscheidungen zu treffen. Hierfür sollten die relevanten Zahlen systematisch erfasst und richtig interpretiert werden.

Was ist überhaupt die Definition von Rechnungswesen?

Dem Namen nach umfasst das Rechnungswesen alle Prozesse der Buchführung, die sich auf die Rechnungsstellung und -zahlung beziehen. Tatsächlich geht es in dieser Disziplin der Buchführung um die komplette und systematische Erfassung aller Zahlungsvorgänge, die sich rund um ein Unternehmen ergeben. Für Freiberufler ist dies einfacher zu erledigen, da sie beispielsweise für die Einkommensteuer nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen müssen.

Für Selbstständige und kleine Unternehmen ergeben sich durch den Gesetzgeber weitreichende Pflichten. So sehen die rechtlichen Grundlagen eine doppelte Buchführung und Bilanzen zum Jahresende vor, also die Erstellung eines Jahresabschlusses inklusive Bilanz. Alle bei der Bilanzierung präsentierten Zahlen müssen korrekt und leicht verständlich sein, ansonsten können Bußgelder oder die Unterstellung eines Betrugsversuches drohen.

Das Rechnungswesen ist als wirtschaftliche Disziplin komplex und setzt gut geschulte Mitarbeiter in der Buchhaltung voraus. Freiberufler und Selbstständige sollten in Ruhe überlegen, ob Sie sich die Finanzbuchhaltung selbst zutrauen oder diese Aufgabe an einen Experten übergeben möchten. Pauschal kann dir nicht zum einen oder anderen Weg geraten werden, deine Entscheidung hängt von der Branche, der Anzahl der Buchungsvorgänge und weiteren Faktoren ab.

Die Unterschiede zwischen internem und externem Rechnungswesen

Um das Rechnungswesen grundlegend zu unterteilen, ist die Einteilung in internes und externes Rechnungswesen gängig. Dein internes Rechnungswesen definiert sich vor allem über die Kostenrechnung deines Unternehmens, oft nach Kostenstellen und Kostenträgern aufgespalten. Es handelt sich um den Bereich des Rechnungswesens, den du nicht veröffentlichen musst und der nicht an steuerliche oder rechtliche Pflichten gebunden ist. Vielmehr kannst du die Erfassung der internen Zahlen als Instrument im Controlling nutzen und auf dieser Grundlage zukünftige Entscheidungen treffen.

Dein externes Rechnungswesen umfasst hingegen alle Buchungsvorgänge, die sich durch die externe Rechnungsstellung ergeben. Jeder Geschäftsvorfall wird hierbei erfasst, beispielsweise bei der Bezahlung eigener Rechnungen an Lieferanten und Geschäftspartner genauso wie die Verbuchung gezahlter Rechnungen deiner Kunden. Auf dieser Basis entsteht eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung, die sich in Varianten wie der kurzfristigen Erfolgsrechnung auswerten lässt. Neben der Erfüllung rechtlicher Pflichten dient das externe Rechnungswesen auch zur Planung und Steuerung, um wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen für eine erfolgreiche Zukunft zu treffen.

Der Zusammenhang mit Bilanzerstellung und Jahresabschluss

Der Begriff Rechnungswesen ist neben der genannten Unterteilung in weitere Aspekte einzuteilen, die für die gesetzliche Kontrolle und die unternehmerische Gliederung aller zugehörigen Prozesse vorgenommen wird. Zu diesen Begriffen und Unterteilungen gehören:

• Bilanzierung: Bei der Erstellung der Bilanz wird der aktuelle Wert deines Unternehmens ermittelt. Dies umfasst neben den gestellten und bezahlten Rechnungen auch andere Aspekte der Finanzierung, beispielsweise durch den Einsatz von Fremdkapital von Banken und anderen Investoren.
• Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV): Die GuV ist ein wichtiges Element der Bilanz und hat zur Aufgabe, den erzielten Überschuss oder Fehlbetrag deines Unternehmens zu ermitteln. Dies erfolgt im Regelfall über die Zeitspanne eines Geschäftsjahres und wird zusammen mit der Bilanz zum Jahresabschluss herangezogen.
• Kapitalflussrechnung: Deine Finanzbuchhaltung wird im Rahmen gezahlter Rechnungen verschiedener Formen von Kapitalflüssen festhalten. Diese reichen von Zahlungen im operativen Geschäft bis zu Investitionen und Finanzierungen rund um deine unternehmerische Zukunft.

Im Geschäftsalltag ist die Gewinn-und-Verlust-Rechnung das Herzstück, um Aufwand und Ertrag einer bestimmten Periode rechnerisch gegenüberzustellen. Aus ihr und dem hieraus herleitbaren Betriebsergebnis lässt sich erkennen, wie du deinen Betrieb führst und in welchen Bereichen Optimierungsbedarf besteht. Dies gilt für den Kauf und Einsatz von Gütern, die Preispolitik in deinem Online-Shop und weitere Elemente, die ein professionelles Controlling analysieren und aufzeigen kann.

Was das betriebliche Rechnungswesen zur Herausforderung macht

Vor allem das externe Rechnungswesen gehört zu den unliebsamen Pflichten von Selbstständigen, Freiberuflern und sonstigen Unternehmern. Viele sind zur Erstellung einer Bilanz und zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet, beispielsweise eingetragene Kaufleute nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB). Der Gesetzgeber sieht zahlreiche Vorschriften beim Erstellen von Jahresabschlüssen und Bilanzen vor, von denen gerade Laien überfordert sind. Für Einzelunternehmer und Freiberufler reduziert sich die Ebene des internen Rechnungswesens auf ein Minimum, mit wachsender Firmengröße und betriebswirtschaftlichem Erfolg muss dieser Aspekt der Buchhaltung oft neu gelernt werden. Sollte kein BWL-Studium vorliegen, ist eine Fort- und Weiterbildung als Grundlage obligatorisch.

Betriebswirtschaftliche Statistik für erfolgreiche Unternehmen unverzichtbar

Ein weiteres Problem im Rechnungswesen und der gesamten Finanzbuchhaltung ergibt sich durch die Erstellung von Statistiken als Zusammenfassung der erfassten Daten und Zahlen. Viele Freiberufler und Selbstständige sind mit Mathematik und Statistik wenig vertraut und fürchten, Fehler bei der Buchführung und Erstellung wichtiger Dokumente zu machen. Dies gilt umso mehr, wenn die durchgeführten Analysen als Basis für zukünftige Unternehmensentscheidungen dienen sollen. Auch hier gilt, dass eine saubere Einarbeitung in den Themenbereich eine unverzichtbare Aufgabe für dich darstellt. Dies kann eventuell eine Fortbildung zu Beginn deiner freien oder selbstständigen Tätigkeit notwendig machen.

Rechnungswesen als Steuerinstrument für zukünftige Entscheidungen

Die gesetzlichen Pflichten rund um die Buchhaltung vieler Berufe sind der wichtigste Grund für Unternehmen, Rechnungen sauber zu dokumentieren und keine Bußgelder zu riskieren. Gerade kleine Firmen und Selbstständige unterschätzen das Potenzial, das in den erstellten Statistiken und Analysen zur Planung der betrieblichen Zukunft liegt. Vor allem über mehrere Perioden hinweg betrachtet gibt ein Blick in die Kosten- und Leistungsrechnung und die korrekte Interpretation der Zahlen wesentliche Impulse für betriebliche Entscheidungen. Ein Soll-Ist-Vergleich und die generelle GuV decken schnell ab, in welchen Bereichen du bei der Rechnungszahlung und -stellung ansetzen kannst und sonstige Geschäftsprozesse unter die Lupe nehmen solltest.

Neben der systematischen Erfassung Daten richtig interpretieren

Wenn Selbstständige und Freiberufler das Potenzial erkannt haben, das ein professionelles betriebliches Rechnungswesen im Controlling aufweist, wird oft ein taktischer Fehler begangen. Zwar sind Zahlen und Statistiken als Fakten nicht zu leugnen. Dennoch solltest du neben der rein rechnerischen Analyse auch mit gesundem Menschenverstand vorgehen, wenn du die Zukunft deines Unternehmens planst. So können zufällige oder nicht abschätzbare Faktoren für einen kurzfristigen Erfolg verantwortlich sein, der sich in deinen Firmenzahlen widerspiegelt. Ausnahmen und Besonderheiten dieser Art zu erkennen und langfristige Entwicklungen richtig zu deuten, spricht gegen das blinde Auswerten von Zahlen für deinen zukünftigen Betriebserfolg.

Wie lässt sich die Buchführung von Beginn an optimieren?

Für eingetragene Kaufleute oder Einzelunternehmer gestaltet sich der Einstieg in die Selbstständigkeit durch die Anforderungen im Rechnungswesen schwierig. Viele sind beim Start ihrer Tätigkeit gar nicht mit allen Pflichten vertraut, die sich durch den Gesetzgeber ergeben. Bevor falsch eingeschätzt wird, was ein externes und internes Rechnungswesen zu erfüllen hat, solltest du noch vor der Gründung entsprechende Informationen einholen. Wenn du einzelne Anforderungen nicht verstehst oder beherrschst, ist eine zeitnahe Fortbildung dringend zu empfehlen. Diese kann parallel in den ersten Wochen und Monaten deiner Tätigkeit erfolgen. Schließlich wirst du die erste Bilanzierung oder sonstige Dokumente rund um dein Rechnungswesen erst zum Ablauf deines Geschäftsjahres vorlegen müssen.

Durch externe Beratung Rechnungswesen und Co. einfach meistern

Neben einer fundierten Weiterbildung als Grundlage für eine erfolgreiche Finanzbuchhaltung ist die persönliche Beratung der Schlüssel für deinen betrieblichen Erfolg. Wenn du von Beginn an eine sichere Planung deiner Betriebsentscheidungen mit einer fehlerfreien Buchhaltung kombinieren willst, nutze ein Beratungsangebot von Experten. Beispielsweise helfen dir ein Gründungscoach oder ähnliche Dienstleister dabei, alle gesetzlichen Pflichten kennenzulernen. Denke immer daran: Neben allen Pflichten dient dir ein professionelles Rechnungswesen als Basis für eine langfristige Gewinnmaximierung und die Optimierung der steuerlichen Aspekte.