Finanzbuchhaltung schnell und einfach verstehen und meistern

Als Teil des betrieblichen Rechnungswesens ist die Finanzbuchhaltung wichtig für jedes Wirtschaftsunternehmen. Als Selbstständiger oder Freiberufler solltest du immer den Überblick über deine Kapitalflüsse haben. Eine saubere Buchführung wird vom Gesetzgeber vorgeschrieben, genauso wie deine Pflicht zur Bilanzierung oder Vorlage von Jahresabschlüssen. Dabei ist eine genaue Finanzbuchhaltung auch für dich selbst sinnvoll, um im Laufe der Zeit messbare Informationen über deinen Unternehmenserfolg zu erhalten.

Definition und Aufgaben der Finanzbuchhaltung

Was genau ist die Definition der Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung ist der in Zahlen erfassbare Teil der zeitgemäßen Buchhaltung. Er sieht alle betriebswirtschaftlichen Auswertungen vor, die sich konkret an Zahlungsströmen messen lassen und Informationen über Gewinne und Verluste deines Unternehmens geben. Die erfassten Zahlen und Ergebnisse, die eine saubere Buchführung voraussetzen, sind dabei eng mit der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Planungsrechnung deines Unternehmens oder deiner freiberuflichen Tätigkeit verbunden.

Für eine professionelle und korrekte Finanzbuchhaltung ist die Erfassung aller Buchungen, Finanzströme und sonstiger Werte deines Unternehmens entscheidend. Die ordnungsmäßige Buchführung, die wesentlich von der peniblen Arbeit der Finanzbuchhalter abhängt, ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben und spielt auch für die Steuer eine wesentliche Rolle. Einfach gesagt, solltest du die Finanzen rund um deine Tätigkeit oder dein Unternehmen im Griff haben, um keine teuren Steuernachzahlungen oder Bußgelder fürchten zu müssen.

Welche Aufgaben fallen in diesen Bereich der Buchhaltung?

Das Arbeitsgebiet der Finanzbuchhaltung ist vielseitig. Traditionell wird diese in die folgenden Bereiche unterteilt:

  • Bilanzaufstellung: Eine der wichtigsten Pflichten ist, deine Bestände regelmäßig zu aktualisieren und im Auge zu behalten. Hiermit ist zu jedem Zeitpunkt ein Überblick über offene Posten und Schuldenbestände genauso wie Vermögensstände gegeben.
  • Erfassung von Änderungen im Bestand: Nicht nur die reine Erfassung von Schulden- und Vermögensbeständen ist wichtig. Der Blick auf die Veränderungen innerhalb einer bestimmten Periode, wie eines Geschäftsjahres, dient stärker deinen zukunftsweisenden Firmenentscheidungen.
  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Sobald du eine Bilanz gezogen und alle Bestände überprüft hast, kannst du deine Aufwendungen dem hiermit verbundenen Ertrag gegenüberstellen. Hierdurch ermittelst du, ob dein Unternehmen einen positiven oder negativen Erfolg über einen bestimmten Zeitraum verzeichnet hat.
  • Ermittlung innerbetrieblicher Leistungen: Auch sogenannte Selbstkosten innerhalb deiner Firma sorgen für Finanzströme, die dein Unternehmen betreffen. Diese werden in der modernen Finanzbuchhaltung im Rahmen der doppelten Buchführung ebenfalls erfasst.

Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Buchführung?

Die meisten Selbstständigen müssen sich zwangsläufig mit der Finanzbuchhaltung und anderen buchhalterischen Tätigkeiten auseinandersetzen. Sie sind nach dem Gesetzgeber verpflichtet, eine doppelte Buchhaltung durchzuführen und durch die ordentliche Buchhaltung Rechenschaft über ihre Geldströme ablegen zu können. Kleine Unternehmen mit einem maximalen Gewinn von 60.000 Euro und einem maximalen Umsatz von 600.000 Euro sowie Angehörige freier Berufe sind von dieser Pflicht ausgeschlossen. Einblicke ins Rechnungswesen sind dennoch sinnvoll, um diese als Basis für dein Management oder kluge Entscheidungen als Freiberufler zu nutzen.

Finanz- und Betriebsbuchhaltung im Vergleich

Für Laien ist die Abgrenzung der Finanz- und Betriebsbuchhaltung nicht immer einfach. Beides sind Disziplinen im modernen Rechnungswesen, ergänzt um die Bereiche der statistischen Erfassung und unternehmerischen Planung. Dennoch gibt es konkrete Unterschiede zwischen beiden Buchhaltungsarten:

Vor allem die Ausrichtung der Buchhaltung ist ein wesentlicher Unterschied. Im Rahmen der Betriebsbuchhaltung werden ausschließlich innerbetriebliche Prozesse erfasst, die Art der Erfassung unterliegt keinen gesetzlichen Vorschriften und kann frei von dir persönlich durchgeführt werden. Schließlich steht es dir frei, wie du firmenintern Gelder verteilst und Buchungen vornimmst, die keinen Einfluss auf deine Bilanzen oder deine Geschäftstätigkeit mit Lieferanten und Kunden nehmen.

Im Unterschied hierzu ist die Finanzbuchhaltung immer nach außen gewandt. Bei der Erfassung von Aufwendungen und Erträgen hältst du fest, welche Gelder aus deinem Unternehmen nach außen geflossen sind und welche Einnahmen du verzeichnen konntest. Dies kann vom klassischen Warenverkauf bis zur Finanzierung durch Kredite reichen. Diese externe Form der Buchhaltung ist in Inhalt und Form klar reglementiert und spielt für Gesetzgeber, Steuerberater, Finanzamt und Co. die entscheidende Rolle.

Bilanz oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung richtig erstellen

Wie oben beschrieben, sind die Erstellung einer Bilanz und der GuV die wichtigsten Aufgaben im Rahmen der Finanzbuchhaltung. Allein durch die saubere Erfassung aller Finanzflüsse bist du in der Lage, eine finanzielle Grundlage für die Bilanzierung deines Unternehmens über eine bestimmte Zeitspanne hinweg heranzuziehen. Die Genauigkeit aller Zahlen und Auswertungen ist umso wichtiger, wenn du an externer Stelle einen Bericht über deine Unternehmenszahlen vorlegen musst. Auch intern wirst du aus den Zahlen einen grundlegenden Überblick über die Gesamtlage deines Betriebs erhalten, um sinnvolle Entscheidungen im Management zu treffen.

Rechnungsperioden, Abschlüsse und mehr verstehen

Damit ein Vergleich aktueller Unternehmenszahlen zu Werten der Vergangenheit möglich wird, findet die Auswertung stets über eine feste Rechnungsperiode statt. Diese kann intern über einen Monat oder ein Quartal gehen. Seitens des Gesetzgebers bist du im Regelfall zu einem Jahresabschluss aufgefordert. Hiermit ist der Abschluss zum Ende eines Geschäftsjahres gemeint, das nicht zwangsläufig mit dem Ende des Kalenderjahres übereinstimmen muss.

Endet eine der vorgegebenen Rechnungsperioden, schließt du formal alle Konten und nimmst einen Abschluss für den entsprechenden Zeitraum vor. Die bis zu diesem Zeitpunkt getätigten Buchungen auf deinen Geschäftskonten ändern sich ab diesem Moment nicht mehr, unabhängig von Ein- oder Abgängen in der nahen Zukunft. Falls eine Rechnungsperiode noch nicht abgeschlossen ist, ist eine freie Buchung weiterhin möglich, abhängig vom Einzelfall sogar in unterschiedlichen Rechnungsperioden, zum Beispiel in verschiedenen Quartalen.

Finanzbuchhaltung als Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen

Bislang lag der Fokus der korrekten Finanzbuchhaltung darauf, deine gesetzlichen Pflichten einzuhalten. Allerdings dienen das regelmäßige Schließen der Konten, die Erstellung von Abschlüssen und die Bilanzierung nicht alleine diesem Zweck. Werden die Zahlen als Informationen über deine unternehmerische Tätigkeit richtig gelesen, sind sie ein wertvolles Werkzeug für das Controlling.

Gerade Kleinunternehmen und Freiberufler nehmen sich in ihrer alltäglichen Arbeit selten die Zeit, eine sachliche Analyse der Aufwendungen und Erträge durchzuführen. Dies ist spätestens sinnvoll, wenn die Gewinn- undVerlust-Rechnung (GuV) erstmals einen negativen Erfolg zeigt und du innerhalb einer Rechnungsperiode einen Verlust erleiden musstest. Für betroffene Selbstständige und Freiberufler stellt sich die Frage, ob zu hohe Aufwendungen für diesen Verlust verantwortlich sind oder wie sich zukünftig größere Erträge erzielen lassen. Die Aufgabe des Controllings ist, hier neutral und sachlich vorzugehen und kluge Entscheidungen für die nahe Firmenzukunft zu treffen.

Besonderheiten für Selbstständige und Freiberufler

Die wichtigste Besonderheit ist, wie bereits oben angesprochen, dass Freiberufler von der Pflicht zur Buchführung befreit sind. Bist du freiberuflich tätig, kannst du bei der Einkommensteuererklärung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung deine Einnahmen und Ausgaben belegen. Hierfür empfiehlt sich eine grundlegende Buchführung, um dem Finanzamt oder dem Steuerberater die Einnahmen und Ausgaben sachgerecht zu präsentieren. Für Selbstständige, beispielsweise als Einzelunternehmer oder Betreiber eines Online-Shops, gelten ansonsten die gleichen Pflichten wie bei größeren Firmen. Da die meisten Betriebe klein anfangen und mit der Zeit wachsen, können sich im Laufe der Zeit mehr und umfangreichere Pflichten in der Finanzbuchhaltung ergeben. Hierauf solltest du eingestellt sein, damit du nicht von deiner Expansion überrascht wirst und stets den gesetzlichen Vorschriften nachkommen kannst.

Deine Buchhaltung mit der richtigen Software meistern

Fast alle buchhalterischen Tätigkeiten werden heute nicht mehr von Hand, sondern mit Hilfe einer Software erledigt. Dafür findest du eine breite Auswahl geeigneter Anwendungen vor, wobei du dich für eine professionelle Software entscheiden solltest, die sich für die professionelle Finanzbuchhaltung eignet. Beispielsweise ist es nicht möglich, deine Einnahmen und Ausgaben einfach über eine Excel-Tabelle zu erfassen. Diese könnte im Nachhinein, beispielsweise nach der Kontenschließung und Erstellung einzelner Abschlüsse, noch manipuliert werden. Eine moderne Software lässt dies nicht zu, sondern hält einen Status Quo fest, ab dem keine bewusste oder ungewollte Änderung der Zahlen mehr möglich ist.

So fällt dir die Finanzbuchhaltung einfacher

Durch Weiterbildungen zum grundlegenden Verständnis

Den meisten Selbstständigen und Einzelunternehmern macht das Thema Finanzbuchhaltung größere Sorgen. Auch du wirst vielleicht Interesse an der Gründung eines eigenen Unternehmens haben, ohne dich im buchhalterischen Bereich auszukennen. Damit du die Anforderungen des Gesetzgebers trotzdem angemessen umsetzt, kannst du für einen ersten Überblick eine Fortbildung für Finanzbuchhaltung belegen.

Du musst nicht zwingend BWL studieren, damit du ein Unternehmen führen kannst und alle Tätigkeiten und Pflichten der Finanzbuchhaltung kennst. Von privaten Einrichtungen zur Weiterbildung bis zur Volkshochschule werden regelmäßig Kurse angeboten, mit denen du die Grundlagen der Buchhaltung kennenlernst. Sollten diese für deine Zwecke nicht ausreichen oder weiterhin Fragen bleiben, solltest du dich am besten innerhalb deines ersten Geschäftsjahres mittels weiterer fokussierter Kurse ausreichend schulen.

Mit Expertenrat zur ordnungsgemäßen Buchhaltung

Vom Steuerberater bis zum Gründungs-Coach gibt es viele Experten, die dir auf dem Weg zu einer professionellen Buchhaltung weiterhelfen können. Gerade als Start-up oder Einzelunternehmer solltest du dich nicht scheuen, von Anfang an auf den fachkundigen Rat von erfahrenen Unternehmern und Dienstleistern zu vertrauen. Auch im Internet findest du ein breites Spektrum an Informationen rund um die Finanzbuchhaltung, ebenso wie von den Anbietern der entsprechenden Softwares. In vielen Fällen wirst du auf Tutorials stoßen, die neben der Grundfunktion der Programme auch die zugehörigen Themen der Finanzbuchhaltung ansprechen.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.