So lernst du die Grundlagen der Buchführung

Buchführung und Rechnungswesen – als Selbstständige*r oder Unternehmer*in musst du dich auch hier auskennen. Sowohl kleine Gewerbetreibende und Freiberufler als auch mittlere und große Unternehmen sind zur Buchhaltung verpflichtet. Ihre Daten sind die Grundlage für die Ermittlung der Steuerlast und für die Bewertung des Betriebes durch Banken und andere Gläubiger. Und natürlich helfen ihre Informationen auch dir selbst, deine Geschäfte zu verstehen und zu steuern. Hier erfährst du die wichtigsten Grundlagen ordnungsmäßiger Buchführung.

Einfache oder doppelte Buchführung?

Bist du Einzelunternehmer oder freiberuflich tätig, benötigst du keinen gewerblich eingerichteten Betrieb mit Gewerberäumen, Arbeitnehmern und umfangreichen vertraglichen Beziehungen. Dann reicht für die Ermittlung deines Gewinns auf Grundlage des deutschen Einkommensteuergesetzes eine einfache Buchführung aus. Das bedeutet, dass du  eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellst. Hier werden von allen Einnahmen die Ausgaben abgezogen, der verbleibende Gewinn muss dann versteuert werden.

Unternehmer mit einem Gewerbebetrieb sowie Personen- oder Kapitalgesellschaften zählen jedoch zu den Kaufleuten, die nach Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet sind, eine doppelte Buchführung zu führen. Die gesetzlichen Vorschriften dafür sind umfangreich und streng. Diese Form des Rechnungswesens wird auch deshalb so bezeichnet, weil in der doppelten Buchhaltung alle Geschäftsvorfälle auf zwei Sachkonten erfasst werden, nämlich einmal im Soll und einmal im Haben.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

Die Regeln der doppelten Buchführung finden sich in verschiedenen Gesetzen und Richtlinien wieder. Sie gelten für den Bereich der Buchführung, der auch als externes Rechnungswesen oder Finanzbuchhaltung bezeichnet wird. Ein fremder sachverständiger Dritter muss in der Lage sein, sich durch das Studium der Bücher innerhalb kurzer Zeit einen Überblick über die wirtschaftliche und finanzielle Lage des Betriebes zu verschaffen. Zu den wichtigsten Grundsätzen der Buchhaltung gehören:

  • die Geschäftsbücher müssen klar und übersichtlich sein (Keine Buchung ohne Beleg!)
  • Geschäftsvorfälle müssen richtig und dürfen nicht willkürlich erfasst werden
  • die Vollständigkeit muss gesichert sein
  • Vorräte und Inventar müssen einzeln bewertet werden, eine Zusammenfassung ist nur in Ausnahmefällen erlaubt
  • die Bilanzen müssen immer nach den gleichen Regeln aufgestellt werden
  • Vermögenswerte und Schulden müssen im Sinne der Gläubiger vorsichtig bewertet werden
  • die Buchhaltung muss alle Geschäftsvorfälle periodengerecht abgrenzen
  • die Abschlüsse müssen unter der Prämisse aufgestellt werden, dass die Geschäftstätigkeit fortgeführt wird

Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung

Buchführungspflichtige Unternehmen erstellen zum Jahresabschluss eine Bilanz, weiterer wichtiger Bestandteil ist die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Genaue Vorschriften, welche Positionen in welcher Reihenfolge hier erfasst werden müssen, findest du im HGB.

Die Jahresbilanz des Unternehmens

Unter einer Jahresbilanz versteht man die Aufstellung aller Vermögenswerte sowie aller Schulden eines Unternehmens. Das kannst du in Kontenform erledigen. Die linke Seite (die Aktiva- oder auch Soll-Seite) enthält alle aktiven Bestandskonten:

  • das Anlagevermögen (Inventar)
  • das Umlaufvermögen, also Geldbestände, Forderungen und Vorräte
  • sonstige Positionen

Die linke Bilanzseite ist die Passiv- oder auch Haben-Seite, hier werden die Kapitalverhältnisse aufgelistet:

  • das Eigenkapital mit dem Jahresergebnis (Gewinn oder Verlust)
  • die Rücklagen
  • das Fremdkapital mit den Darlehen und den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Die GuV

Im modernen Rechnungswesen dominieren heute Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungen. Das bedeutet, dass die Geschäftsvorfälle der Buchführung nicht mehr nur direkt über die Bestandskonten der Bilanz gebucht werden. Als Nebenbuch der Bilanzierung wird eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung geführt. Alle Kosten werden auf Aufwandskonten und gegen den Kreditor gebucht, alle Erträge auf Debitoren- und Ertragskonten. Ziehst du am Jahresende dann die Kosten von den Erträgen ab, so erhältst du den Gewinn oder Verlust. Dieser wird dann im Jahresabschluss über eine Buchung in das Eigenkapital der Bilanz übernommen. Dein Rechnungswesen wird so viel übersichtlicher, du kannst Offene-Posten-Listen erstellen und deine Verbindlichkeiten und Forderungen jederzeit leicht ermitteln. Auch das Mahnwesen gelingt dann schnell.

In der GuV stehen alle Ertragskonten auf der Passivseite, alle Aufwands- oder Kostenkonten auf der linken, der Aktiv-Seite. Die GuV-Konten werden auch als Erfolgskonten bezeichnet, da sie ausreichen, um den Erfolg des Unternehmens zu ermitteln.

Buchungen: Soll an Haben

Ein Konto in der Finanzbuchhaltung kann stets im Haben oder im Soll verbucht werden, das hängt vom jeweiligen Geschäftsvorfall ab. Wie die Bilanz auch muss ein Buchungssatz immer in der Waage sein – der Soll-Betrag ist also mit dem Haben-Betrag identisch. Das Buchen eines Beleges erfordert etwas Übung, die Grundlagen sind aber schnell erklärt:

In der Buchhaltung betrachtest du zuerst, ob das anzusprechende Sachkonto auf der Aktiv- oder der Passivseite der Bilanz oder der GuV steht. Merke dir dann diese Buchungsregeln:

  1. Eine Mehrung eines Aktiv-Kontos wird im Soll gebucht.
  2. Eine Minderung eines Aktiv-Kontos wird im Haben gebucht.
  3. Eine Mehrung eines Passiv-Kontos wird im Haben gebucht.
  4. Eine Minderung eines Passiv-Kontos wird im Soll gebucht.

Hier ein Beispiel:

Für dein Unternehmen erhältst du eine Rechnung für eine Lieferung des Kreditors X, Rechnungsbetrag 1.190 Euro, davon 190 Euro Vorsteuer. Damit erhöht sich deine Verbindlichkeit aus Lieferung und Leistungen, dieses passive Bestandskonto der Bilanz mehrt sich also. Du bebuchst das entsprechende Kreditorenkonto im Haben. Das Konto Wareneingang, das sich ebenfalls mehrt, befindet sich auf der Aktivseite der GuV. Du bebuchst es also im Soll. Das Konto Vorsteuer ist ein Bilanzkonto auf der Aktivseite, der Bestand erhöht sich ebenfalls, also Soll-Buchung. Dein Buchungssatz:

Wareneingang 1.000 Euro

Vorsteuer 190 Euro an Kreditor X (Verbindlichkeit) 1.190 Euro

Bei der Zahlung der Rechnung über die Bank überlegst du: Das Aktivkonto Bank mindert sich um 1.190 Euro, du buchst also im Haben. Dein Kreditorenkonto ist ein Verbindlichkeitenkonto im Passiv, es mindert sich ebenfalls. Du buchst im Soll. Der komplette Buchungssatz:

Kreditor X (Verbindlichkeit) 1.190 Euro an Bank 1.190 Euro.

Die oben beschriebenen Buchungsregeln sind das ganze Geheimnis der doppelten Buchführung. Beherrschst du diese Buchführungsgrundlagen, kannst du jeden beliebigen Sachverhalt buchen, denn darauf lässt sich jeder Vorgang zurückführen. Jeden Beleg kontierst du in deiner Buchhaltung, was nichts anderes bedeutet, als dass du den Buchungssatz darauf vermerkst. Das erleichtert das Nachvollziehen der Buchung – später für dich oder auch für externe Prüfer.

Macht eine Buchhaltungssoftware Sinn?

Generell lohnt sich ein Blick auf Buchführungsprogramme. Software kann dir im Alltag viel Arbeit abnehmen und sorgt für Übersichtlichkeit. Solche Programme bieten Vorteile für kleine wie große Unternehmen. Wenn du als Kleinunternehmer nur einmal im Jahre eine Steuererklärung abgibst, kennst du den Aufwand, der am Jahresende wartet. Gibst du hingegen in regelmäßigen Abständen alle Vorgänge in der Buchführungssoftware ein, erübrigt sich die Vorbereitung für den Jahresabschluss. Das Programm erstellt automatisch aus deiner aktuellen Buchführung die notwendigen Daten für die Steuererklärung.

Hier findest du Hilfe

Die Grundlagen der Buchführung zu lernen ist gar nicht so schwer. Handwerkskammern, die IHK oder die regionalen Volkshochschulen bieten immer wieder Kurse dazu an. Weitere Informationen findest du im Internet oder in einem Buch zur Buchführung. Auch deinen Steuerberater kannst du ansprechen. Kenntnisse im Bereich Buchführung und Bilanzierung helfen dir auch, deinen eigenen Jahresabschluss besser zu verstehen.

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