Eine App für die Buchhaltung?
Die Buchhaltung ist für jeden Selbstständigen sehr wichtig, ganz gleich, ob Freiberufler oder Unternehmer. Sowohl aus steuerlicher als auch aus unternehmerischer Sicht ist es entscheidend, Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten. Besonders einfach geht das mit einer App fürs Smartphone – die Frage ist jedoch, wie du das richtige Angebot für dich findest. Denn auch für die Buchhaltung gilt: App ist nicht gleich App.
Buchhaltung – ist das überhaupt nötig?
Eine passende App für die Buchhaltung zu finden, ist also gar nicht so leicht – du fragst dich aber vielleicht, wozu der ganze Aufwand überhaupt gut sein soll? Als Kleinunternehmer oder Freiberufler bist du möglicherweise gar nicht verpflichtet, Bücher zu führen. Und deine Einnahmen und Ausgaben hast du vielleicht auch so ganz gut im Blick. Wozu also das Ganze?
Nun, selbst bei einem kleinen Betrieb reicht es in der Regel nicht aus, die Kosten und Umsätze formlos zu erfassen. Da geht bereits bei wenigen Aufträgen die Übersicht verloren. Außerdem musst du unter Umständen auch einmal länger warten, bis Rechnungen bezahlt wurden. Ohne eine gute Buchhaltung weißt du dann nicht, wann du den Rechnungsbetrag anmahnen kannst – und im schlimmsten Fall vergisst du die Rechnung ganz. Zudem musst du für die Einkommensteuer zumindest eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen – und auch hier brauchst du die Daten aus der Buchhaltung.
Möchtest du deine Tätigkeit als Selbstständiger also auf eine solide Basis stellen, darfst du den Verwaltungsaufwand keinesfalls unterschätzen und solltest von Anfang an auf sauber geführte Bücher achten. Eine Software, die dir diese Arbeit erleichtert, ist daher eine absolut sinnvolle Investition. So reduzierst du nämlich den Aufwand für die Verwaltung, ohne dass das zu Lasten der Qualität geht.
Die passende Buchhaltungs-App finden
Wie in den meisten anderen Bereichen gibt es auch für die Buchhaltung ein riesiges Angebot an Software-Lösungen, die aber auf sehr unterschiedliche Kunden und Ansprüche zugeschnitten sind. Wenn du also eine mobile App finden willst, die deinen Bedürfnissen gerecht wird, musst du dir zunächst einmal überlegen, was du eigentlich brauchst.
Einfache oder doppelte Buchführung?
Das vermutlich wichtigste Kriterium ist dabei die Buchführung. Je nach Art und Umfang der Tätigkeit kann für Selbstständige nämlich eine einfache Buchführungspflicht gelten – oder sie sind an die doppelte Buchführung gebunden, inklusive Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Für beide Varianten existieren verschiedene Software-Lösungen, allerdings beherrschen einige Anwendungen nur die einfache Buchführung, sodass sie für Gewerbetreibende oft nicht infrage kommen.
Wichtige Funktionen
Darüber hinaus solltest du dich bei der Auswahl der App fragen, welche Funktionen für dich besonders relevant sind. Vergleiche den Funktionsumfang der Buchhaltungs-Apps hinsichtlich:
- Rechnungen schreiben
- Erfassung und Verwaltung von Belegen
- Buchhaltung für Löhne und Gehälter
- Umsatzsteuervoranmeldung über die App
Die Angebote sind in diesem Bereich sehr vielfältig und unterscheiden sich auch in puncto Kosten stark, daher ist es wichtig, dass du dir die Funktionen genau anschaust. Nur wenn die Software tatsächlich deinen Ansprüchen genügt, lohnt sich ein Kauf.
Worauf kommt es bei Buchhaltungssoftware noch an?
Unabhängig von deinen Bedürfnissen gibt es einige Funktionen und Eigenschaften, über die eine gute App für die Buchhaltung in jedem Fall verfügen sollte. Dazu gehört zum Beispiel eine übersichtliche Gestaltung, aber auch die Möglichkeit, die Daten an Steuerprogramme beziehungsweise den Steuerberater weiterzuleiten. Die Buchhaltungsdaten sind bei Selbstständigen nämlich zwingend für die Einkommensteuererklärung erforderlich. Selbst kleine Unternehmen und Freiberufler, die gesetzlich nicht zur Buchführung verpflichtet sind, benötigen diese Daten, um im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung das zu versteuernde Einkommen zu ermitteln. Für die Übertragung der Daten ist eine entsprechende Schnittstelle nötig – im Idealfall sollte diese sowohl ELSTER als auch DATEV unterstützen. Weitere Schnittstellen, etwa zu Tabellenkalkulationsprogrammen, die eine Auswertung der Daten unter unternehmerischen Gesichtspunkten ermöglichen, sind natürlich ebenfalls empfehlenswert.
Die digitale Erfassung und Buchung von Belegen sowie das Erstellen von Rechnungen sind zwei weitere Funktionen, über die eigentlich jede Lösung für die Online-Buchhaltung verfügen sollte. Denn Rechnungen, Belege und Gutschriften sind ein integraler Bestandteil der Buchhaltung – wenn du sie nicht digital erfassen beziehungsweise erstellen kannst, musst du die Daten von Hand eingeben und verwalten, was die Vorteile einer App größtenteils wieder zunichtemacht.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, im App-Store oder im Web nach Angeboten zu suchen, die eine längere kostenlose Testphase beinhalten. So kannst du die Anwendung ausgiebig testen und feststellen, ob sie dir die Arbeit wirklich erleichtert.
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