Wie meistere ich als Kleinunternehmer meine Steuererklärung?

Als Unternehmer kommst du in Deutschland nicht um die jährliche Abgabe einer Steuererklärung herum. Selbst wenn du als Kleinunternehmer nur einen überschaubaren Umsatz und Gewinn pro Jahr erzielst, gilt diese Pflicht weiterhin. Liegt diese Situation vor, gelten für dich steuerlich einige Besonderheiten, beispielsweise bist du nicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Ob es dennoch lohnt, Umsatzsteuer auszuweisen, solltest du bei selbstständiger Tätigkeit in Ruhe überprüfen.

Bist du als Kleinunternehmer zu einer Steuererklärung verpflichtet?

Während Angestellte in Deutschland nicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet sind, sieht dies bei Selbstständigen und Freiberuflern anders aus. Dein Finanzamt ist sonst nicht in der Lage, einzuschätzen, welche Einnahmen du ohne eine angestellte Tätigkeit erzielst und welche Steuer du hierdurch an den Staat abführen musst. Es spielt keine Rolle, ob du lediglich als Kleinunternehmer, mit einem Kleingewerbe oder als größeres Unternehmen tätig bist. Auch für den Einstieg in die Geschäftswelt mit einem Kleinunternehmen solltest du dich deshalb frühzeitig mit deinen steuerlichen Pflichten auseinandersetzen.

Steuererklärung verpflichtend elektronisch über ELSTER einreichen

Für Kleinunternehmer gilt wie für größere Betriebe eine weitere verpflichtende Regelung. Konntest du früher deine Gewinnermittlung und die gesamte Steuererklärung mit ausgedruckten Formularen über den Postweg zustellen, bist du nun zur elektronischen Abgabe gezwungen. Bei Aufnahme deiner Tätigkeit und parallel zur steuerlichen Erfassung benötigst du deshalb ein Zertifikat für die Nutzung der Online-Plattform ELSTER. Die Daten wirst du spätestens für deine erste Steuererklärung brauchen, alternativ bei der ersten Umsatzsteuer-Voranmeldung im Falle des Abführens von Umsatzsteuer. Dein Finanzamt weist dich bei Aufnahme der Tätigkeit hierauf hin. Auf der Webseite von ELSTER selbst wartet eine Fülle weiterer Informationen.

Welche Steuern sind für dich als Kleinunternehmer relevant?

Im Wesentlichen sind es drei Steuerarten, mit denen du dich in einem Kleinunternehmen auskennen und befassen solltest. Die drei Steuerarten sind auch für Kleingewerbe oder Freiberufler die wichtigsten Steuern, wegen denen das zuständige Finanzamt Kontakt sucht und Nachweise einfordert. Die Steuerarten sind:

  • Einkommensteuer
  • Gewerbesteuer
  • Umsatzsteuer

Die Einkommensteuer ist für dein kleines Unternehmen die mit Abstand wichtigste. Du machst hier jährlich eine Steuererklärung, genauso wie Angestellte und sonstige Steuerzahler. In diese Erklärung kommen sonstige Einnahmen mit hinein, beispielsweise durch eine zusätzliche angestellte Tätigkeit, durch Zins- und Mieteinnahmen und weitere Möglichkeiten, Einnahmen zu generieren.

Die Gewerbesteuer spielt für Kleinunternehmen selten eine Rolle. In der Theorie ist dies jedoch nicht ausgeschlossen. Beim Thema Umsatzsteuer hast du eine Wahlmöglichkeit, diese Steuer freiwillig auf deinen Rechnungen anzugeben oder bewusst hierauf zu verzichten. Ob dies für kleinere Selbstständige und Freiberufler lohnt, ist individuell verschieden und sollte alleine oder mit Hilfe eines Steuerberaters in Ruhe abgeklärt werden.

Das musst du zum Thema Einkommensteuer wissen

Die Einkommensteuer müssen fast alle Erwerbstätigen und Rentner in Deutschland erklären. Du gibst sie jährlich ab, wenn du Einnahmen generierst, unabhängig von der Art deiner Tätigkeit oder Einnahmequelle. Auch als Kleinunternehmer bist du zur Abgabe der Einkommensteuererklärung angehalten, wobei du neben den Einkünften aus deinem Kleinunternehmen oft weitere Einnahmequellen angeben musst.

Die wichtigsten Formulare und Anlagen für die Einkommensteuererklärung werden unten näher beschrieben. Selbstständige reichen diese wie die Ermittlung ihres unternehmerischen Gewinns elektronisch über ELSTER beim Finanzamt ein. Orientiert hieran wird eine Versteuerung der Einkünfte vorgenommen, wobei du zunächst von einem Steuerfreibetrag profitierst. Durch Betriebsausgaben, Werbungskosten und Ausgaben anderer Art kannst du die Steuerlast absenken.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung anstelle einer Bilanz

Für die selbstständige Tätigkeit in deinem Kleinunternehmen musst du dem Finanzamt im Rahmen der Steuererklärung anzeigen, welche Einnahmen und Ausgaben du mit deinem geschäftlichen Bezug hattest. Größere Unternehmen in vielen Gesellschaftsformen sind hierfür zu einem Jahresabschluss und der Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Für ein Kleinunternehmen, das im Jahr nicht mehr als 22.000 Euro erwirtschaftet, gilt diese Pflicht in der Regel nicht.

Durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die du als Anlage EÜR deiner Steuererklärung beifügst, reichst du diese Übersicht ein. Bei ELSTER rufst du das Formular gesondert und unabhängig von den Formularen zur Einkommensteuer auf. Neben Kleinunternehmen reicht auch für die meisten Freiberufler die Erstellung der EÜR.

Diese Formulare musst du für die Einkommensteuererklärung ausfüllen

Wenn du als Unternehmer deine Einkommensteuer erklären und abgeben willst, stößt du bei der Anmeldung online auf eine Vielzahl von Anlagen und Dokumenten. Einige sind für nahezu jeden Steuerzahler relevant, andere musst du nur unter bestimmten Bedingungen auszufüllen. Zu den wichtigsten Anlagen neben der bereits genannten EÜR gehören:

  • Mantelbogen: Dieses Grundformular deiner Einkommensteuererklärung umfasst die wichtigsten persönlichen Daten und fasst all deine Einkünfte aus den verschiedenen Lebensbereichen sowie Ausgaben und Aufwendungen zu deiner gesamten Steuerlast zusammen.
  • Anlage-S: In diese Anlage trägst du Umsatz und Ausgaben des Kleinunternehmens ein, wenn du ohne Gewerbeschein tätig bist, beispielsweise als Freiberufler.
  • Anlage-G: Analog zur Anlage S kommen in diese Anlage deine Umsätze und Ausgaben aus selbstständiger Arbeit mit Gewerbeschein. Die hier eingetragenen Werte haben einen engen Bezug zur Anlage EÜR.
  • Anlage-N: Manche Kleinunternehmen verfügen über Gehaltseinnahmen durch einen Arbeitgeber. Diese musst du in die Anlage N eintragen.

Weitere wichtige Dokumente sind die Anlage-AV für deine Aufwendungen im Bereich Altersvorsorge und die Anlage-KAP, wenn du Kapital- und Zinseinkünfte einfährst. Spreche vor der ersten Steuererklärung am besten mit einem Steuerberater ab, in welchen Formen du Einkünfte beziehst und wie diese steuerlich anzugeben sind. Manche Einnahmequellen werden von Selbstständigen und Privatpersonen gar nicht als solche wahrgenommen, beispielsweise wenn du für das Einspeisen von Strom durch Solarzellen auf deinem privaten Hausdach vergütet wirst.

Wann und wie viel Gewerbesteuer musst du als Kleinunternehmer zahlen?

Bist du als Kleinunternehmer mit einem Gewerbeschein tätig, musst du grundsätzlich auch Gewerbesteuer zahlen. In der Praxis tritt die Situation aufgrund des hohen Freibetrags selten ein. Nach aktueller Gesetzeslage musst du Gewerbesteuer erst ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro abführen. Dieser Wert wird nur selten bei einem maximalen jährlichen Umsatz von 22.000 Euro erreicht, der als Maßstab für die Definition eines Kleinunternehmers dient. Werte oberhalb der 24.500 Euro werden mit dem Faktor 3,5 Prozent und einem Hebesatz multipliziert, den jede Stadt oder Gemeinde individuell festlegt.

Die Umsatzsteuer: eine Besonderheit für Kleinunternehmer

Das Thema Umsatzsteuer ist für Kleinunternehmen besonders interessant. Grundsätzlich sind alle Unternehmen gemäß § 1 UStG dazu verpflichtet, Mehrwertsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen. Einzelne Produkte und Service sind hiervon ausgenommen. Für bestimmte Waren wie viele Lebensmittel oder landwirtschaftliche Erzeugnisse gilt ein ermäßigter Umsatzsteuersatz.

Wenn du als Unternehmer nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz pro Jahr erzielst, bist du nicht zum Ausweisen von Umsatzsteuer oder der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Stattdessen kannst du von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren und die in deinen Rechnungen angegebenen Beträge als Nettobeträge verbuchen.

Beachte, dass bei Verzicht auf die Ausweisung von Umsatzsteuer ein entsprechender Hinweis in deinen Rechnungen zu finden ist. Gebe in einem Satz an, dass du aufgrund § 19 Absatz 1 UStG nicht zum Ausweisen der Steuer verpflichtet bist und nicht von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch machst. Dieser Satz darf nicht fehlen, um rechtlich und steuerlich gesichert auf die Ausweisung der Steuer zu verzichten.

Lohnt es für dich, von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch zu machen?

Du kannst auf die Kleinunternehmer-Regelung vertrauen, musst dies aber nicht. Alternativ kontaktierst du bei Aufnahme deiner Tätigkeit das Finanzamt und teilst mit, dass du als Unternehmer von Anfang an Umsatzsteuer ausweisen willst. Kurze Zeit später wird dir eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeteilt, die du anstelle deiner regulären Steuernummer auf deinen Rechnungen ausweist. Ab dann bist du verpflichtet, Umsatzsteuer auszuweisen und deine Voranmeldungen sowie die Umsatzsteuer-Jahreserklärung beim Finanzamt einzureichen. Ein Wechsel zurück auf eine Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer ist nicht mehr möglich.

Sinn macht der Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung, wenn du zu Beginn deiner unternehmerischen Tätigkeit Ausgaben im größeren Umfang tätigst. In den zugehörigen Rechnungen ist Umsatzsteuer enthalten, die du ohne eigene Umsatzsteuernummer aus eigener Tasche bezahlst. Machst du nicht von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch, kannst du die Ausgaben steuermindernd angeben. Die meisten Kleinunternehmer nutzen allerdings die Regelung, um zu Beginn ihrer Tätigkeit möglichst wenig Kontakt zum Finanzamt zu haben.

Lohnt sich die Nutzung einer Steuer-Software?

Wenn du von Beginn an möglichst wenig Stress bei der Abgabe deiner Steuererklärungen haben möchtest, lohnt die Anwendung einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer. Mit allen Grundfunktionen gibt es Anwendungen bereits für wenig Geld, die dir deine Buchführung und Rechnungsstellung auf vielen Ebenen erleichtern. Eine seriöse Software bietet dir eine Fülle von Rechnungsformularen, mit denen du deine Rechnungen rechtlich konform erstellst. Außerdem schaffst du nach Beantragung deines Zertifikats bei ELSTER eine direkte Verbindung zwischen Software und Online-Plattform. Gib deine Erklärungen hiernach nicht mehr manuell ein, sondern übermittele alle Daten bequem und automatisch elektronisch.

Bei weiteren Fragen Hilfe von Steuerberater & Co. in Anspruch nehmen

Themen wie die Kleinunternehmer-Regelung anstelle der Umsatzsteuererklärung, die korrekte Ermittlung des Gewinns und steuerliche Besonderheiten rund um betriebliche Einkünfte und Ausgaben stellen dich von Beginn an vor große Aufgaben. Mit einem Steuerberater vertraust du auf einen erfahrenen Experten, der mit allen Regelungen des UStG und EStG vertraut ist. Unabhängig davon, ob du geringe Umsätze als Kleinunternehmer verzeichnest oder durch Wachstum deiner Firma auf hohe Umsätze blickst, übernimmt der Steuerberater die Abgabe deiner Steuererklärungen für dich und macht das Thema Steuer absolut stressfrei.

Holvi macht Buchhaltung einfach

Verwalte Ausgaben, schreibe Rechnungen und erledige die Buchhaltung im Handumdrehen – alles in deinem Geschäftskonto.

  • Belege speichern
  • USt und Gewinn in Echtzeit sehen
  • Buchhaltung jederzeit per App
  • Einfacher Datenexport

Banking & Buchhaltung online

Holvi gibt es für diese Unternehmensformen:
Freiberufler*innen, Einzelunternehmen und Gewerbe (jeweils ohne Eintrag ins Handelsregister, keine GbRs);
GmbHs und UGs (auch in Gründung).

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.