Wie gebe ich die Pendlerpauschale in der Steuererklärung richtig an?

Ursprünglich für Arbeitnehmer konzipiert, erleichtert die Pendlerpauschale die Abrechnung beruflich bedingter Fahrtkosten. Relativ unkompliziert erlaubt sie, für berufliche Fahrten eine Pauschale ohne weitere Nachweise in der Steuererklärung abzusetzen. Sie senkt das zu versteuernde Einkommen – und damit auch die Steuerlast. Höhere Beträge lassen sich mit einer individuellen Berechnung absetzen. Wann aber muss die Pendlerpauschale genutzt werden? Welche Fahrtkosten sind unbegrenzt abzugsfähig? Und gibt es Sonderregelungen für Selbstständige?

Was ist die Pendlerpauschale?

Den Weg zur Arbeit können Steuerzahler in ihrer Steuererklärung geltend machen, um ihre Steuerlast zu senken – unabhängig davon, wie lang dein Arbeitsweg ist, ob du zu Fuß gehst, das eigene Auto nimmst oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt. Die Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale berücksichtigt die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder genauer: der ersten Tätigkeitsstätte. Damit ist meist der Betrieb des Arbeitgebers oder das eigene Unternehmen gemeint, sie kann aber auch davon abweichen oder im Fall von Außendiensttätigkeiten nicht vorhanden sein.

Pro Arbeitstag erkennt das Finanzamt für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte jeden vollen Kilometer pauschal mit 30 Cent als Fahrtkosten an. Beachte, dass das Finanzamt lediglich die einfache Fahrt berücksichtigt und ein Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr gilt. Der Höchstbetrag entfällt allerdings bei der Nutzung des eigenen Autos. Höhere Kosten musst du dann jedoch nachweisen (zum Beispiel durch ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen).

Zur Berechnung der Entfernungspauschale multiplizierst du die Wegstrecke Wohnung – Arbeitsstätte (einfache Strecke) mit der Pauschale (0,3 €) sowie mit der Anzahl deiner Arbeitstage pro Jahr (z. B. 220). Fährst du wochentags 20,3 Kilometer ins Büro, rechnest du also 220 Arbeitstage x 20 volle Kilometer x 0,3 € = 1.320 €. Dieser Betrag liegt über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 € und kann daher in voller Höhe als Werbungskosten abgezogen werden.

Die wichtigsten Fallstricke

Für die Steuer relevant ist vor allem die kürzeste Strecke zwischen deiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstrecke. Genau hier lauert großes Konfliktpotenzial. So muss die kürzeste Verbindung nicht zwingend die schnellste sein. Fährst du eine etwas längere Strecke, die dich aber schneller ans Ziel bringt, solltest du das dem Finanzamt gegenüber in einer formlosen Notiz erwähnen, da sonst nur eine Teilstrecke bei der Berechnung berücksichtigt wird.

Ebenso viel Konfliktpotenzial bietet die „erste Tätigkeitsstätte“, die meist mit der regelmäßigen Arbeitsstätte gleichgesetzt wird. Das funktioniert nur für Steuerzahler, die überwiegend an einer Arbeitsstätte (z. B. in einem Betrieb, im eigenen Laden) arbeiten – aber nicht für Außendienstler, Freiberufler mit wechselnden Kunden, Handwerker oder Berufskraftfahrer. Für Angestellte muss der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte festlegen, wenn mehrere Arbeitsorte angefahren werden. Ist das nicht möglich, kannst du die Entfernungspauschale nicht nutzen. Dafür kannst du aber sämtliche gefahrene Kilometer plus Verpflegungspauschale und ggf. Übernachtungspauschale als Dienstreise von der Steuer abziehen.

Sonderfälle: öffentliche Verkehrsmittel, Fahrgemeinschaften und Mischfälle

Sonderregelungen bei der Pendlerpauschale gelten vor allem für:

  • öffentliche Verkehrsmittel
  • Fahrgemeinschaften
  • Mischfälle
  • behinderte Menschen

Wer öffentliche Verkehrsmittel nutzt, kann entweder die Pendlerpauschale oder die tatsächlichen Aufwendungen ansetzen und Rabattkarten wie die BahnCard als Werbungskosten abziehen. Übrigens: Auch Taxis gelten als öffentliche Verkehrsmittel.

Bei Fahrgemeinschaften kann jeder Mitfahrer die für ihn maßgebliche Strecke (ohne Umwege) mit Hilfe der Pendlerpauschale absetzen. Nutzt du verschiedene Verkehrsmittel auf dem Weg zur Arbeit, musst du die Einzelstrecken ermitteln und dich grundsätzlich entscheiden, ob du die Pendlerpauschale nutzen oder die tatsächlichen Aufwendungen anrechnen lassen willst.

Behinderte Menschen dürfen für den Weg Wohnung – Arbeitsstätte ihre tatsächlichen Kosten ansetzen. Zudem dürfen sie bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs oder Dienstwagens ohne Einzelnachweis sämtliche gefahrenen Kilometer (also nicht nur die einfache Wegstrecke) im Rahmen der Pendlerpauschale geltend machen. Voraussetzung dafür ist ein Behindertengrad von mindestens 70 Prozent oder von 50 Prozent plus erheblicher Gehbehinderung.

Wann muss ich Belege einreichen?

Nutzt du nur die Entfernungspauschale, musst du keine Belege einreichen. Sammeln solltest du sie, wenn

  • du Dienstreisen abrechnen willst
  • über die Grenze von 4.500 € kommst
  • mit dem eigenen Auto fährst und deine Aufwendungen exakt abrechnen willst

Sind weitere Kfz-bedingte Kosten steuerlich abzugsfähig?

Die Pendlerpauschale deckt anteilig sämtliche Fahrt- und Kfz-Kosten für den Weg zur Arbeit ab, so auch Parktickets, Versicherungs- oder Finanzierungskosten. Eine Ausnahme gilt bei Unfällen auf dem Arbeitsweg: Entstehen dabei Kosten, die weder der Arbeitgeber noch die Versicherung übernimmt (Stichwort: Selbstbeteiligung), können diese gemäß BMF-Schreiben vom 31.10.2013 zusätzlich abgerechnet werden.

Gibt es Unterschiede bei der Pendlerpauschale für Selbstständige?

Die Pendlerpauschale wurde zwar ursprünglich für Arbeitnehmer konzipiert, Selbstständige sind ihnen jedoch gleichgestellt und können die Entfernungspauschale bzw. die Abrechnung tatsächlich angefallener Kosten ebenfalls in Anspruch nehmen. Zu beachten ist, dass es in der Praxis immer wieder zu Rechtsstreitigkeiten darüber kommt, was als Betriebsstätte gelten kann. Der einzige wirkliche Unterschied zwischen Selbstständigen und Nichtselbstständigen in Sachen Pendlerpauschale liegt darin, wo die Fahrtaufwendungen in der Steuererklärung angegeben werden.

Steuererklärung: Wie Fahrtkosten erstatten lassen?

Arbeitnehmer tragen die Pendlerpauschale bzw. ihre individuellen Abzüge bei den Werbungskosten in der Anlage-N ein. Selbstständige können diese Anlage nicht nutzen. Sie setzen die Pendlerpauschale im Rahmen ihrer Betriebskosten von der Steuer ab. Angestellte haben darüber hinaus die Möglichkeit, den Lohnsteuerfreibetrag zu nutzen. Liegen die Werbungskosten dank Entfernungspauschale über 1.000 €, kannst du diesen Freibetrag bereits im laufenden Jahr eintragen lassen, was dein monatliches Nettogehalt erhöht.

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