Wie funktioniert die Kilometerpauschale bei der Steuererklärung?

Wenn du als Selbstständiger häufig Kunden besuchst oder andere Geschäftsreisen unternimmst, fallen hierfür Kosten an. Mit der Entfernungspauschale gibt es eine einfache Möglichkeit, die Kosten steuerlich geltend zu machen und weniger an das Finanzamt abzuführen. Es gibt einige Unterschiede zwischen der Anrechnung als Arbeitnehmer und bei einer selbstständigen Tätigkeit. Wenn du deinen eigenen PKW häufig dienstlich nutzt, ist eine exakte Auflistung der gefahrenen Kilometer mit einem Fahrtenbuch die bessere Alternative.

Weshalb überhaupt eine Anwendung der Pendlerpauschale?

Der Gesetzgeber bietet jedem Steuerzahler in Deutschland die Möglichkeit, Belastungen des täglichen Lebens als Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Für gewöhnliche Arbeitnehmer erfolgt dies vor allem durch die sogenannten Werbungskosten, die mit 1.000 Euro jährlich pauschal in der Steuererklärung abgezogen werden. Fahrten zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte sind eine hohe Kostenbelastung für Arbeitnehmer, die damit oft über diesen Pauschalbetrag kommen. Es lohnt deshalb, die beruflichen Fahrtkosten zu berechnen und zusätzlich steuermindernd anzugeben.

Für Selbstständige und Freiberufler ist die Situation noch komplexer. Grundsätzlich können sie wie Arbeitnehmer die Entfernungspauschale nutzen und pro Kilometer Fahrtstrecke einen festen Cent-Betrag steuermindernd angeben. Dies lohnt beispielsweise, wenn du täglich von deinem Zuhause zu deiner Praxis oder Kanzlei fährst. Nutzt du dein eigenes Fahrzeug für weitere betriebliche Fahrten, die über dieses Pendeln hinausgehen, kann neben der Pauschale die explizite Abrechnung von Benzinkosten, KFZ-Steuer und mehr erfolgen.

In welcher Höhe wird die Pauschale pro Kilometer angewendet?

Wenn du auf die Kilometerpauschale in der Steuererklärung zurückgreifst, wird wie beim Arbeitnehmer zunächst die einfache Wegstrecke zu deinem Arbeitsplatz herangezogen und mit einem Kilometer-Kostensatz verrechnet. Der übliche Pauschalsatz ist 30 Cent pro vollständig gefahrenem Kilometer auf dem Weg zu deiner Arbeitsstelle. Auch für öffentliche Verkehrsmittel oder die Fahrt mit Motorrad oder Moped wird die Pendlerpauschale angerechnet, jedoch mit einem niedrigeren Cent-Satz.

Für Selbstständige und Freiberufler ist der Pauschalsatz umso interessanter, da er auch für die gefahrenen Kilometer bei betrieblichen Terminen anwendbar ist. Für private und berufliche Fahrten wirst du ein Fahrtenbuch führen müssen, aus dem sich die Längen der einzelnen Wege zu deinen Kunden oder Mandanten herleiten lassen. Bedenke, dass du allein die Strecken steuerlich mit Pauschale vergelten kannst, die du zu beruflichen Zwecken gefahren bist. Dies ist für Freiberufler und Einzelunternehmer besonders wichtig, da sie meistens ihr privates Kfz für betriebliche Zwecke nutzen.

Saubere Abgrenzung von betrieblicher und privater Nutzung

Für Angestellte ist die Anwendung der Pendlerpauschale sehr einfach, da sie im Regelfall mit ihrem Privatfahrzeug die Strecke zur Arbeit fahren. Auch wenn du über einen rein betrieblichen Fuhrpark verfügst, was bei größeren Unternehmen der Fall ist, ist die Situation klar: Alle anfallenden Kosten rund um das Fahrzeug sind als Betriebs- oder Werbungskosten anzusehen und reduzieren den steuerlichen Gewinn deines Unternehmens.

Für dich als Selbstständigen oder Freiberufler ist die Situation komplexer. Wenn du ein Fahrzeug hast, wirst du dieses für private Wege, für Fahrten zu deiner ersten Tätigkeitsstätte wie einem Büro und für Dienstfahrten nutzen. Um dir das Versteuern des Fahrzeugs neben der Kilometerpauschale zu erleichtern, kannst du die 1-Prozent-Regelung anwenden. In diesem Fall wird der aktuelle Bruttolistenpreis deines Fahrzeugs herangezogen und ein Prozent hiervon als zusätzlich zu versteuerndes Einkommen pro Monat gewertet. Die Regelung wird sinnvoll angewendet, wenn es sich um ein betriebliches Fahrzeug deines selbstständigen Unternehmens handelt, um pauschal deine Privatfahrten neben den Dienstreisen mit dem Finanzamt abzurechnen.

Weitere Sonderregelungen rund um die Kilometerpauschale

  • Du kannst die Pendlerpauschale maximal bis zu einer Höhe von 4.500 Euro ansetzen. Diese Obergrenze entfällt, wenn du mit einem dir überlassenen Firmenwagen unterwegs bist oder ausschließlich dein eigenes Auto nutzt.
  • Für die Anrechnung musst du bei allen veranlassten Fahrten stets die kürzeste Fahrtstrecke auswählen, um die Anzahl der Kilometer nicht künstlich in die Höhe zu schrauben.
  • Bei mehreren Arbeitsstätten muss eine erste Tätigkeitsstätte festgelegt werden. Reisen zu den anderen Stätten sind als Dienstreisen zu werten, bei denen Hin- und Rückfahrt mit der Kilometerpauschale verrechnet werden können.

Lieber die tatsächlichen Kosten statt einer Pauschale angeben?

Wenn du von deiner Wohnung aus nur eine kurze Strecke zur Arbeit fährst oder generell wenige Dienstfahrten pro Arbeitstag hast, ist die Kilometerpauschale zur Ermittlung deiner Werbungskosten ideal. Bei längeren und häufigeren Fahrten solltest du nicht die Pauschale ansetzen, sondern eine exakte Abrechnung deiner Reise- und Fahrtkosten durchführen. Hierfür musst du deine Quittungen und Rechnungen sammeln, beispielsweise beim Tanken oder bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Der Aufwand für die Steuer ist in diesem Fall größer, allerdings bares Geld wert, wenn du die höheren Ausgaben bei der Steuererklärung geltend machst. Wenn du mit einem Fahrtenbuch zur exakten Abrechnung arbeiten willst, kannst du dies immer nur zu Beginn eines neuen Kalenderjahres tun.

Weitere Kosten als Selbstständiger steuerlich absetzen

Wenn du deine Arbeit als Freelancer oder Selbstständiger häufig unterwegs erledigst und Kunden besuchen musst, ist nicht nur die Entfernungspauschale interessant. Weitere Kosten kannst du steuermindernd beim Finanzamt angeben, indem du eine Reisekostenabrechnung erstellst. Neben der Abrechnung der exakten Kilometer oder der Nutzung der Kilometerpauschale minderst du durch den sogenannten Verpflegungsmehraufwand deine Steuerlast zusätzlich. Welche Regelungen konkret gelten und vom Finanzamt akzeptiert werden, klärst du am besten persönlich mit einem Steuerberater ab. Übrigens: Die anfallenden Reisekosten sind nicht nur für die Steuer interessant. Zusätzlich kannst du sie deinen Kunden in Rechnung stellen.

Durch einen Steuerberater kompetent zur Pendlerpauschale beraten lassen

Kosten bei der Steuer absetzen ist für unerfahrene Selbstständige und Freiberufler eine große Herausforderung. Ob du mit den entstandenen Kosten von tatsächlichen Aufwendungen arbeiten solltest oder besser auf die Kilometerpauschale zurückgreifst, klärst du schnell mit einem Steuerberater oder einer Unternehmensberatung ab. Diese Experten zeigen dir kompetent auf, welche gesetzlichen Regelungen gelten und wie dein individueller Kilometersatz als Entfernungspauschale deine zu versteuernden Einnahmen mindern kann. Ergänzend geben dir diese Fachleute weitere Tipps zum Absetzen von Betriebskosten.

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