Wie erstelle ich einen Jahresabschluss?
„Wegen Jahresabschluss geschlossen“ – in vielen Buchhaltungsabteilungen ist in dieser Zeit Stress vorprogrammiert. Warum? Dein Unternehmen benötigt eine Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Aufstellung. Dazu musst du die Inventur durchführen, die Kontensalden abstimmen und die jährliche Umsatzsteuerschuld ermitteln. Zwar erleichtert eine moderne Software die Arbeit heutzutage, trotzdem musst du den Überblick behalten. In diesem Ratgeber werden die wichtigsten Fakten erklärt, damit du den Jahresabschluss entspannt angehen und durchführen kannst.
Muss jeder Unternehmer einen Jahresabschluss aufstellen?
Die Pflicht, Bücher zu führen und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen, ergibt sich für alle Kaufleute mit einem eingerichteten Handelsbetrieb aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Zu den Kaufleuten nach dieser Definition zählen auch Kapital- und Personengesellschaften, die im Handelsregister eingetragen sind sowie die Aktiengesellschaften (AG). Nur natürliche Personen, Freiberufler und Gewerbetreibende, die keinen Handelsbetrieb benötigen, sind davon nicht betroffen. Bei ihnen reicht eine Gewinnermittlung mit Hilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.
Die Informationen des Jahresabschlusses sind für dich als Eigentümer, aber auch für stille oder haftende Gesellschafter oder auch Aktionäre interessant. So ermittelt der Abschluss den Jahresgewinn. Gleichzeitig dienen seine Zahlen als Grundlage für die Besteuerung des Ertrags. Außerdem informiert der Jahresabschluss über die wirtschaftliche und finanzielle Lage des Unternehmens zum Termin der Aufstellung. Die finanzierenden Banken, private Investoren oder auch Lieferanten mit großen Einkaufsvolumen fragen daher regelmäßig nach dem Abschluss des Geschäftsjahres.
Übrigens: Die Bilanzierung deutscher Betriebe erfolgt nach Handels- sowie nach Steuerrecht. Weltweit agierende große Unternehmen können zusätzlich verpflichtet sein, ihre Bücher nach den internationalen Standards des IFRS oder auch nach US-GAAP zu führen und eine „Annual-Balance“ zu erstellen.
Die Unterschrift des Jahresabschlusses, Prüfung und Veröffentlichung
Vorgeschrieben ist, dass der Jahresabschluss vom Kaufmann selbst unterzeichnet wird. Bei einer Kapital- oder Personengesellschaft übernimmt das der gesetzliche Vertreter, in der Regel also der Geschäftsführer. Große Kapitalgesellschaften, die über eine Bilanzsumme von mehreren Millionen Euro verfügen, müssen den Jahresabschluss außerdem durch einen Wirtschaftsprüfer prüfen lassen. Die meisten Unternehmen, die jährlich einen Abschluss aufstellen müssen, sind auch zu seiner Veröffentlichung verpflichtet. Das geschieht heute mit der elektronischen Übermittlung der Daten an den Bundesanzeiger. Auch fremde Dritte können die Daten dann im Internet einsehen.
Aufstellungsfrist für das Geschäftsjahr
Mittlere und große Kapitalgesellschaften verpflichtet das HGB, den Jahresabschluss in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres aufzustellen. Kleine Kapitalgesellschaften haben sechs Monate Zeit. Die Veröffentlichung beim Bundesanzeiger musst du bis zum 31. Dezember des Folgejahres erledigen.
Die Bestandteile des jährlichen Abschlusses
Welche Unterlagen zu einem Jahresabschluss gehören, richtet sich nach der Größe der Unternehmung sowie der Gesellschaftsform:
- Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) muss jedes Unternehmen einreichen.
- Der Anhang wird von Kapitalgesellschaften gefordert.
- Der Lagebericht muss von großen und mittelgroßen Kapitalgesellschaften aufgestellt werden.
- Kapitalmarktorientierte Gesellschaften müssen Kapitalflussrechnung und Eigenkapitalspiegel hinzufügen.
Die Hauptbestandteile Bilanz und GuV
Das Herzstück: die Bilanz
In der Jahresbilanz der Unternehmung werden alle Sachkonten des Rechnungswesens zusammengefasst. Es entsteht ein entsprechendes Bild über die Vermögens- und Finanzlage der Firma am Bilanzstichtag. Durch den Vergleich der aktuellen Bilanzzahlen mit denen aus Vorjahren lässt sich auch die Entwicklung des Betriebs gut einschätzen. Das Finanzamt fordert heute eine E-Bilanz – das heißt, der Jahresabschluss kann nur noch elektronisch abgegeben werden. In den letzten Jahren wurde eine einheitliche Taxonomie entwickelt, das sind genaue Vorgaben darüber, welche Sachkonten die Buchführung für bestimmte Geschäftsvorfälle nutzen muss. So werden die Informationen für die Finanzbehörden transparenter, die Jahresabschlüsse lassen sich digital besser und schneller prüfen.
Aussage über den jährlichen Erfolg: die GuV
Während die Bilanz die tatsächlichen Verhältnisse am Bilanzstichtag zeigt, erläutert die Gewinn-und-Verlust-Rechnung, wie erfolgreich der Betrieb im vergangenen Geschäftsjahr gewirtschaftet hat. Dazu werden von den Umsatzerlösen alle notwendigen Kosten abgezogen. Ein positives Ergebnis ist für dich Gewinn, negative Zahlen gelten als Verlust.
Anhang, Lagebericht, Kapitalflussrechnung und Eigenkapitalspiegel
- Der Anhang erläutert die Informationen des Jahresabschlusses noch ausführlicher. Hier findest du Aussagen zu den Grundsätzen der Bilanzierung und der Bewertung sowie Erklärungen zu Bürgschaften oder Rechtsstreiten. Hierzu gehört auch das Anlagegitter.
- Der Lagebericht erläutert die tatsächliche wirtschaftliche Lage des Unternehmens, blickt sowohl in die Gegenwart als auch in die Zukunft. Damit zeigt er die Chancen und Risiken der Geschäftstätigkeit.
- Die Kapitalflussrechnung ist eine Darstellung der Zahlungsströme in der Kapitalgesellschaft. Bekannt ist sie auch als Cash-Flow-Rechnung. Bilanzleser erfahren hier, wie sich die Gesellschaft finanziert, also woher die liquiden Mittel stammen und wofür sie ausgegeben werden.
- Die Verteilung des Eigenkapitals auf Gesellschafter oder Aktionäre zeigt der Eigenkapitalspiegel im Jahresabschluss. Damit wird deutlich, wer einen bestimmenden Einfluss auf die Geschicke des Unternehmens nehmen kann. In einer AG erläutert er zum Beispiel, auf wie viele Aktionäre die Anteile verteilt sind.
Alle Informationen stammen aus der doppelten Buchführung
Die Bearbeitung des Jahresabschlusses beginnt für die Mitarbeiter der Buchhaltung eigentlich schon in der ersten Januarwoche des Jahres. Schon mit der Auswahl der richtigen Sachkonten für die Verbuchung der Geschäftsvorfälle stellen sie die entscheidenden Weichen. Sorgfältige Rechnungslegung, regelmäßiges Saldenabstimmen mit Lieferanten und Kunden und zeitnahes Ausziffern von offenen Posten gehören zur täglichen Arbeit. Heute gewinnt das Dokumentieren von Verfahren in der Buchführung an Bedeutung – vor allem dann, wenn zum Abschluss die Prüfung durch einen unabhängigen Dienstleister gehört. Einige wichtige Arbeiten bleiben dennoch, die zum Jahresabschluss erledigt werden müssen.
Inventur zur Wertermittlung des Vermögens
Die Inventur liefert den Überblick über alle Vermögensgegenstände und ermittelt gleichzeitig ihren Wert. Erst jetzt werden Differenzen zu den gebuchten Werten sichtbar, sei es durch Schwund, Diebstahl oder auch durch notwendige Entsorgung von Gütern. Durch Korrekturbuchungen (oder Abschreibungen) werden diese dann buchmäßig ausgeglichen.
Aufstellung des Anlagegitters
Zum Anhang im Jahresabschluss gehört das Anlagegitter, früher wurde es auch Anlagespiegel genannt. In ihm sind alle Gegenstände des Anlagevermögens enthalten. Erfasst werden nicht nur die Anschaffungs- beziehungsweise Herstellkosten, sondern auch die Zuschreibungen sowie alle planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen. Daraus ergibt sich dann der Buchwert des Anlagegegenstandes, der wiederum in der Bilanz enthalten ist.
Abschreibungen buchen
Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens nutzen sich ab und veralten, die Wertminderung darf derzeit linear über die gesamte Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Beim Bearbeiten des Jahresabschlusses wird die Wertminderung verbucht. Abschreibungen sind in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung enthalten.
Abstimmungen mit Kreditoren, Debitoren, anderen Gläubigern und verbundenen Unternehmen
Für den Jahresabschluss empfiehlt sich eine gesonderte Abstimmung der Debitoren- und Kreditorenkonten. In der Praxis bedeutet das nichts anderes, als dass der Geschäftspartner eine Information zum Stand seines Sachkontos erhält mit der Bitte, den Saldo zu bestätigen. Banken versenden für Darlehenskonten ebenfalls Saldenmitteilungen. Sachkonten mit verbundenen Unternehmen müssen bei der Bearbeitung des Jahresabschlusses ebenfalls auf Übereinstimmung geprüft werden.
Rückstellungen ermitteln
Das HGB erlaubt, für Aufwendungen des Geschäftsjahres Rückstellungen zu bilden, wenn noch nicht alle Rechnungen vorliegen. Dazu zählen zum Beispiel die Gebühren des Steuerberaters für die Bearbeitung des Jahresabschlusses oder Kosten für noch nicht erledigte Instandsetzung von Maschinen.
Kosten und Erlöse abgrenzen
Nicht alle Geschäftsvorfälle, die in der Buchhaltung erfasst worden sind, betreffen wirklich die vergangene Periode. Für eine periodengerechte Rechnungslegung müssen solche Aufwendungen und Erträge abgegrenzt werden. Typische Beispiele sind die Rechnungen der Versicherungen, wenn sie teilweise schon für das Folgejahr gelten oder auch Mieteinnahmen für Januar, die schon im Dezember auf dem Konto eingingen.
Gewinn oder Verlust beeinflussen das Eigenkapital
Das Ergebnis des Jahres findet sich in der Bilanz wieder. Es wird auf ihrer Passivseite im Eigenkapital unter der Position „Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag“ ausgewiesen. Wie ein entstandener Gewinn tatsächlich verwendet wird, entscheidet die Geschäftsführung beziehungsweise die Gesellschafter. Er kann entnommen oder bei einer AG als Dividende ausgeschüttet werden, er kann aber auch im Unternehmen verbleiben.
Jahresabschluss erfordert Konzentration
Jahresabschluss oder Annual-Financial-Statement, Bilanzierung nach HGB oder IFRS – es gilt: Grundlegende steuerliche Kenntnisse sind hierfür wichtig. Sowohl für Personen- als auch für Kapitalgesellschaften gelten strenge Vorschriften. Möchtest du den Jahresabschluss nicht selbst aufstellen, beauftrage dann deinen Steuerberater damit. Achte darauf, dass alle Geschäftsvorfälle im Rechnungswesen sorgfältig erfasst werden, denn das erleichtert das Bearbeiten des Jahresabschlusses und auch seine Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer.
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