GmbH in Gründung (Vor-GmbH): Haftung, Ablauf und mehr

Die GmbH in Gründung, auch bekannt als Vor-GmbH, ist der erste große Meilenstein auf dem Weg zur eigenen GmbH. Gesellschafter*innen haften bis zur Eintragung im Handelsregister unbegrenzt mit ihrem Privatvermögen.

GmbH mit Holvi online gründen

Was ist eine GmbH in Gründung (GmbH i.G.)?

Eine GmbH in Gründung (auch Vor-GmbH oder Vorgesellschaft genannt; kurz: GmbH i.G. oder GmbH i.Gr.) ist die rechtliche Vorstufe einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Sie entsteht mit der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und endet mit der Eintragung ins Handelsregister. 

Die Vor-GmbH ist bereits teilrechtsfähig: Sie kann Verträge im eigenen Namen abschließen, Eigentum erwerben, ein Geschäftskonto eröffnen und ist voll insolvenzfähig. In dieser Phase haften Gesellschafter*innen und Geschäftsführung persönlich und unbegrenzt für Verbindlichkeiten. 

Gut zu wissen: Rechnungen, Verträge und das Impressum der Website müssen den Zusatz „GmbH i.G.“ oder „GmbH i.Gr.“ ausweisen, um Geschäftspartner*innen transparent über den Gründungsstatus zu informieren.

Wann ist eine GmbH in Gründung?

Eine GmbH befindet sich in Gründung, sobald der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) notariell beurkundet ist. Dieser rechtliche Meilenstein markiert den Übergang von der formlosen Planung zur Vor-GmbH. Die bloße Absicht, eine GmbH zu gründen, ein gemeinsamer Businessplan oder die Anmeldung beim Gewerbeamt reichen für diesen Status nicht aus. Die Gründungsphase endet, sobald das Registergericht die Gesellschaft in das Handelsregister einträgt. Ab diesem Tag erlangt das Unternehmen die volle Rechtsfähigkeit als GmbH.

Welche drei Phasen durchläuft eine GmbH-Gründung?

Der Weg zur rechtsfähigen GmbH unterteilt sich in drei Phasen: 

1. die Vorgründungsgesellschaft 
2. Die GmbH in Gründung beziehungsweise Vor-GmbH (Vorgesellschaft) 
3. Die eingetragene GmbH. 

Jede Phase unterscheidet sich in ihrer Rechtsform, dem Handlungsspielraum und den Haftungsbedingungen für die Gründer*innen. Die folgende Tabelle zeigt die drei Gründungsphasen und ihre Unterschiede im Überblick:

Was ist die Vorgründungsgesellschaft?

Die Vorgründungsgesellschaft ist die erste Phase einer GmbH-Gründung. Sie beginnt mit der Absprache zur Gründung und endet mit dem Notartermin. Rechtlich handelt es sich in dieser Vorstufe meist um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). 

Die Gründer*innen haften in dieser Phase für geschäftliche Verpflichtungen unbeschränkt und gesamtschuldnerisch (unabhängig davon, wer von ihnen die Verpflichtung eingegangen ist) mit ihrem privaten Vermögen. Zudem gehen Verbindlichkeiten aus dieser Zeit später nicht automatisch auf die GmbH über. Für Verpflichtungen aus der Vorgründungsgesellschaft bleibt die persönliche Haftung deshalb auch nach der notariellen Beurkundung bestehen.

Gut zu wissen: Ist die Vorgründungsgesellschaft in dieser frühen Phase bereits geschäftlich aktiv und überschreitet die Geschäftstätigkeit den Rahmen eines Kleingewerbes, ändert sich die Rechtsform. Denn dann erfordert sie nach Art und Umfang einen professionell eingerichteten kaufmännischen Geschäftsbetrieb, also ein Handelsgewerbe nach § 1 Abs. 2 HGB). Die GbR wandelt sich dann automatisch in eine Offene Handelsgesellschaft (OHG) um.

Wer haftet bei der GmbH in Gründung?

Bei einer GmbH in Gründung haften sowohl die Geschäftsführung als auch die Gesellschafter*innen persönlich. Dabei unterscheidet sich, wem gegenüber gehaftet wird: Das Außenverhältnis legt fest, wer gegenüber den Gläubiger*innen (zum Beispiel Vermieter oder Lieferanten) haftet. Das Innenverhältnis regelt den Ausgleich zwischen den Gesellschafter*innen und der Vor-GmbH.

Die Haftungsverhältnisse teilen sich in der Praxis wie folgt auf:

• Die Verlustdeckung im Innenverhältnis: Reicht das Gesellschaftsvermögen nicht aus, um die Verbindlichkeiten zu begleichen, greift die sogenannte Unterbilanzhaftung. Sollten während der Startphase geschäftliche Verluste das Stammkapital, das in der Regel 25.000 Euro beträgt, angreifen, sind die Gründer*innen gemeinsam verpflichtet, diesen Fehlbetrag mit ihrem Privatvermögen auszugleichen.

• Die Handelndenhaftung im Außenverhältnis: Gegenüber Gläubiger*innen haftet bei der Vor-GmbH sowohl das bisher eingezahlte Gesellschaftsvermögen als auch persönlich die handelnden Personen. Wer im Namen der Vor-GmbH Verträge unterzeichnet, haftet laut § 11 Abs. 2 GmbHG persönlich, uneingeschränkt und mit dem Privatvermögen. Das betrifft vor allem die Geschäftsführung sowie Gesellschafter*innen, die wie eine Geschäftsleitung handeln. 

Mit der Eintragung ins Handelsregister erlischt die Handelndenhaftung. Die in der Gründungsphase begründeten Verbindlichkeiten gehen automatisch auf die eingetragene GmbH über. Eine Ausnahme gilt, wenn die handelnde Person ohne ausreichende Vertretungsmacht gehandelt hat.

Gut zu wissen: Mit der Eintragung ins Handelsregister haftet die GmbH mit dem Gesellschaftsvermögen und das Privatvermögen der Gesellschafter*innen ist für zukünftige Geschäfte geschützt. Deshalb lohnt es sich, das Stammkapital frühzeitig einzuzahlen und den Handelsregistereintrag schnellstmöglich anzustoßen. 

Mit dem Holvi GmbH-Konto lässt sich das Stammkapital in der Vor-GmbH-Phase per SEPA-Echtzeitüberweisung ohne Banklaufzeiten einzahlen. Der Prozess von der Kontoeröffnung bis zum Download des Kontoauzuges für das Notariat erfolgt online und dauert in der Regel nur vier bis fünf Werktage.

Ist eine Vor-GmbH schon geschäftsfähig?

Eine Vor-GmbH ist bereits teilrechtsfähig und kann im Geschäftsalltag zum Beispiel 

• Verträge abschließen, 
• Rechnungen stellen, 
• Immobilien kaufen und 
• Mitarbeiter*innen einstellen. 

Die vollständige Rechtsfähigkeit fehlt allerdings noch.

Wer vertritt eine GmbH in Gründung?

Die Geschäftsführung vertritt die Vor-GmbH nach außen. Sie handelt im Namen der künftigen GmbH und kann rechtsverbindliche Geschäfte abschließen. Diese Vertretungsbefugnis ist eng mit der Haftung verknüpft. Wer im Namen der Vor-GmbH auftritt, haftet persönlich für die eingegangenen Verpflichtungen, bis die Eintragung abgeschlossen ist. Nach der Eintragung übernimmt die GmbH selbst die Haftung.

Kann eine GmbH in Gründung Verträge abschließen?

Eine GmbH in Gründung kann Verträge abschließen, etwa mit Lieferanten oder Dienstleistern. Die Geschäftsführung handelt dabei im Namen der Vor-GmbH. Bis zur Eintragung ins Handelsregister haften die handelnden Personen persönlich für die eingegangenen Verpflichtungen. Sobald die Eintragung erfolgt, gehen diese Verträge automatisch auf die eingetragene GmbH über. 

Kann eine GmbH in Gründung Rechnungen stellen?

Eine GmbH in Gründung kann Rechnungen stellen. Der Firmenname muss den Zusatz „in Gründung“ oder „i.G.“ enthalten (zum Beispiel Muster GmbH i.G.). Für die Rechnungsstellung benötigt die Vorgesellschaft zudem eine Steuernummer vom Finanzamt. Sie lässt sich über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung via ELSTER beantragen.

Gut zu wissen: Im Rechnungsprogramm von Holvi lässt sich der Namenszusatz hinterlegen. So taucht er automatisch auf jeder Rechnung auf, ganz ohne manuelles Nachtragen.

Kann eine GmbH in Gründung im Grundbuch eingetragen werden?

Eine GmbH in Gründung kann bereits Eigentum erwerben und sich im Grundbuch eintragen lassen. Nach der Handelsregistereintragung geht das Eigentum automatisch über. Beim Grundbuchamt muss lediglich das „i.G.” im Firmennamen gestrichen werden.

Kann eine GmbH in Gründung Mitarbeiter*innen einstellen?

Eine GmbH in Gründung kann Mitarbeiter*innen einstellen. Bis zur Eintragung ins Handelsregister haften die Gesellschafter*innen persönlich für ausstehende Sozialversicherungsbeiträge oder Lohnsteuern. Nach der Handelsregistereintragung gehen die Arbeitsverträge automatisch auf die eingetragene GmbH über.

Für die Beschäftigung von Personal benötigt die Gesellschaft vorab eine Betriebsnummer. Die Geschäftsführung kann sie beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Erst mit der Nummer kann die Vorgesellschaft die Angestellten bei der Sozialversicherung anmelden.

Was passiert, wenn die Handelsregistereintragung scheitert?

Lehnt das Registergericht die Eintragung der GmbH ab oder gibt das Team die Gründungsabsicht auf, scheitert die GmbH in Gründung. Ab diesem Zeitpunkt wandelt sich die Vor-GmbH in eine reine Personengesellschaft um. Bei mehreren Gründer*innen entsteht eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Bei einem bereits geschäftstätigen Handelsgewerbe entsteht eine Offene Handelsgesellschaft (OHG). 

Die Auflösung der GmbH in Gründung ohne Eintrag im Handelsregister hat die folgenden Auswirkungen:

• Die unbeschränkte Außenhaftung: Die schwebende Teilrechtsfähigkeit der Vor-GmbH erlischt. Gläubiger*innen, wie Vermieter oder Lieferanten, können ihre finanziellen Ansprüche ab diesem Moment persönlich und unbeschränkt gegen das Privatvermögen der Gesellschafter*innen geltend machen.

• Die Liquidation der Gesellschaft: Die Gesellschafter*innen müssen die gescheiterte Vorgesellschaft ordnungsgemäß abwickeln und auflösen. Das Unternehmen muss alle offenen Rechnungen bezahlen, bestehende Verträge kündigen und das restliche Vermögen anteilig an die Gesellschafter*innen ausschütten.

Typische Gründe für das Scheitern einer GmbH in Gründung sind beispielsweise: 

• Namenskonflikte
• Formfehler beim Notartermin
• Fehlendes Kapital

Wie lange bleibt eine GmbH in Gründung?

Eine feste Frist für die Vor-GmbH-Phase gibt es nicht. In der Praxis dauert die Gründungsphase meist zwei bis acht Wochen. Wie lange sie anhält, hängt von der Einzahlung des Stammkapitals und von der Bearbeitungszeit des Registergerichts ab. Der Zeitplan einer Vor-GmbH im Überblick:

• Kontoeröffnung und Einzahlung: Nach dem Notartermin müssen die Gründer*innen das Stammkapital einzahlen.

• Meldung an den Notar: Sobald der Einzahlungsbeleg beim Notar liegt, reicht dieser die Unterlagen elektronisch beim zuständigen Amtsgericht (Registergericht) ein.

• Bearbeitung durch das Gericht: Das Registergericht prüft die Unterlagen. Je nach Auslastung des Gerichts und Region (Sitz der Gesellschaft) dauert die Eintragung meist eine bis sechs Wochen.

Express-Gründung GmbH mit Holvi

Ohne Verzögerungen und Papierkram von der Vor-GmbH zur eingetragenen GmbH durchstarten – mit den Holvi Gründungspaketen ab 99 €.

• Alle Gründungsformalitäten online erledigen
• Express-Notartermin erhalten, per Videocall oder vor Ort
• Stammkapital per Echtzeit-Überweisung einzahlen
• Geschäftskonto ab 0 € monatlich nutzen

GmbH online gründen

Häufig gestellte Fragen zur GmbH in Gründung

Muss eine Vor-GmbH eine Steuernummer beantragen?

Ja. Obwohl die Vor-GmbH noch keine fertige juristische Person ist, behandelt sie das Finanzamt steuerlich bereits wie eine eingetragene GmbH. Sie muss ab dem Notartermin Körperschaftsteuer (Steuer auf den Unternehmensgewinn) und Gewerbesteuer zahlen. Gründer*innen müssen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung daher spätestens einen Monat nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit über das ELSTER-Portal ausfüllen. Das Finanzamt teilt dem Unternehmen dann eine Steuernummer zu, damit die Vor-GmbH Rechnungen schreiben und die Umsatzsteuer korrekt ausweisen kann.

Lässt sich eine GmbH in Gründung freiwillig auflösen?

Eine GmbH in Gründung lässt sich jederzeit freiwillig auflösen, sofern die Gesellschafter*innen die Absicht zur Eintragung in das Handelsregister gemeinsam aufgeben. Ein Notartermin ist für diesen Auflösungsbeschluss rechtlich nicht vorgeschrieben, kann sich jedoch zur Absicherung aller Beteiligten lohnen.

Die Rückabwicklung erfolgt im Innenverhältnis:

• Beschluss der Gesellschafter*innen: Das Gründerteam vereinbart formlos, die Gründungsabsicht offiziell aufzugeben.

• Verträge beenden: Die Geschäftsführung muss alle laufenden Verträge im Namen der „GmbH i.G.“, wie Büromieten oder Software-Lizenzen, kündigen oder Aufhebungsverträge verhandeln. Da Verträge nicht automatisch enden und Kündigungsfristen weiterlaufen, haften die Handelnden sowie die Gesellschafter für sämtliche bis zum Vertragsende auflaufenden Verbindlichkeiten weiterhin unbeschränkt mit ihrem Privatvermögen.

• Schulden begleichen: Die Gesellschaft bezahlt alle offenen Rechnungen der Gläubiger*innen aus dem verbleibenden Gesellschaftsvermögen.

• Kapital ausschütten: Das restliche Stammkapital zahlt das Unternehmen nach der Tilgung aller Schulden anteilig an die Gesellschafter*innen aus.

Muss eine Vor-GmbH sich gewerblich anmelden?

Eine Vor-GmbH muss sich gewerblich anmelden, sobald sie eine aktive, dauerhafte Wirtschaftstätigkeit aufnimmt. Das reine Vorbereiten beim Notar oder das Einzahlen des Stammkapitals erfordert noch keine Anmeldung.

Fängt die Gesellschaft in der Gründungsphase jedoch an, aktiv Waren zu verkaufen oder Dienstleistungen anzubieten, meldet die Geschäftsführung das Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt an. Dafür legt die Geschäftsführung den notariellen Gesellschaftsvertrag vor. Die Anmeldung erfolgt unter dem Firmennamen mit dem Pflichtzusatz „i.G.“.

Nach der finalen Eintragung im Handelsregister informiert die Geschäftsführung das Gewerbeamt über den erfolgreichen Eintrag, um die Daten des Unternehmens zu aktualisieren.

Wann erfolgt der Eintrag ins Transparenzregister bei einer GmbH in Gründung?

Im Transparenzregister werden die natürlichen Personen erfasst, die hinter einer Gesellschaft stehen (die wirtschaftlich Berechtigten). Jede GmbH ist zur Meldung verpflichtet.

Im Regelfall erfolgt die Meldung direkt nach der Eintragung ins Handelsregister, sobald aus der Vor-GmbH die eingetragene GmbH geworden ist. Das Geldwäschegesetz verlangt die Meldung unverzüglich. Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht, jedoch wird in der Praxis mit „unverzüglich” häufig ein Zeitraum von etwa zwei Wochen verstanden.

Während der normalen, zügigen Gründungsphase muss sich die Vor-GmbH in der Regel noch nicht gesondert melden. Eine frühere Meldung kann jedoch nötig werden, wenn sich die Gründung länger hinzieht. In der Praxis wird hier oft eine Grenze von rund drei Monaten zwischen notarieller Beurkundung und Eintragung genannt. Ein weiterer Grund für eine frühere Meldung kann sein, wenn die Vor-GmbH bereits aktiv am Geschäftsverkehr teilnimmt.

Die Meldung ist eigenständig und online über das Transparenzregister vorzunehmen. Unterbleibt sie, drohen Bußgelder.

Was unterscheidet eine Vor-GmbH von einer vollwertigen GmbH?

Der größte Unterschied zwischen einer Vor-GmbH und einer vollwertigen GmbH liegt in der Rechtsfähigkeit und der Haftung: Die Vor-GmbH ist nur teilrechtsfähig und Gesellschafter*innen haften noch persönlich. Erst die vollwertige GmbH schützt das Privatvermögen. Der Übergang erfolgt mit dem Handelsregistereintrag. Ab diesem Moment haftet nur noch das Gesellschaftsvermögen, nicht mehr das Privatvermögen der Gesellschafter*innen.