Was bringt mir die Kostenstellenrechnung?

Die Kostenstellenrechnung ist für Firmen ein wichtiges Tool, mit dem sich die Kosten sehr gut aufzeigen lassen. Ziel ist es, alle Kosten einem Verursacher zuzuordnen. Unter einem Verursacher versteht man eine Abteilung oder einen bestimmten Bereich des Betriebs. Die Kostenstellen werden in großen Betrieben oft vom Controlling überwacht. Es ist aber auch sinnvoll, für jede Kostenstelle einen Verantwortlichen festzulegen, der die Ausgaben im Auge behält und bei Bedarf steuert.

Die Kostenstellenrechnung ist das Herz der Kostenrechnung

Für Controller in einem großen Unternehmen ist die Kostenstellenrechnung so etwas wie die Offenbarung des internen Rechnungswesens. Hier werden alle angefallenen Kosten nach Kostenarten erfasst, die durch die innerbetrieblichen Leistungen entstanden sind. Dabei sind Einzelkosten und Gemeinkosten zu unterscheiden. Die Kostenrechnung ist dadurch mit der Buchführung eng verbunden.

Ergänzt wird die Kostenstellenrechnung durch die Kostenartenrechnung und die Kostenträgerrechnung. Diese Begriffe musst du sauber voneinander abgrenzen. Zudem ist es wichtig, zu verstehen, was sie bedeuten und wie sie dir helfen, dein Unternehmen zu steuern. Ob du für einen kleinen Betrieb unbedingt eine Kostenstellenrechnung benötigst, solltest du dir genau überlegen. Prinzipiell ist sie für Firmen aller Art gut geeignet, um die Gemeinkosten dem Verursacher zuzuordnen und um dadurch die Möglichkeit zu schaffen, Sparpotenzial zu finden.

Die Kostenstellenrechnung verschafft dir einen Überblick über deine Kosten

Ein großer Vorteil der Kostenstellenrechnung ist, dass du eine Verteilung der Einzelkosten und der Gemeinkosten auf die verursachende Stelle durchführst. Deshalb ist die Kostenstellenrechnung neben der Kostenartenrechnung das Herz des betrieblichen Rechnungswesens. Diese Aufgabe hat den Zweck, dir die Kontrolle über deine Ausgaben zu erleichtern. Indem du alle Ausgaben verursachungsgerecht auf die einzelnen Kostenstellen zuordnest, siehst du sofort, wo und in welcher Höhe du Kosten sparen solltest. Du erleichterst dir folglich die Kostenkontrolle und bist in der Lage, einzelne Bereiche wie die Verwaltung, die Buchhaltung oder das Marketing gezielt zu optimieren. Stellt sich bei der Ermittlung der angefallenen Gemeinkosten heraus, dass eine einzelne Abteilung nicht kosteneffizient arbeitet, dienen dir die Zahlen aus der Kostenrechnung dazu, die Kosten zu verringern. So hast du die Kosten für deine betriebliche Leistung immer im Blick und kannst sie entsprechend steuern.

So unterscheidest du Kostenstellen von Kostenarten und Kostenträgern

Bevor du die Kosten der jeweiligen Kostenstelle zuordnest, musst du die einzelnen Ausgaben einer Kostenart zuordnen. Darunter versteht man zum Beispiel Reisekosten, Seminarkosten oder die Miete für dein Büro. Diese Kostenarten ordnest du dann einer bestimmten Kostenstelle zu. Jene steht für die Abteilung oder Funktion, die diese Kosten verursacht hat. Eine typische Unterscheidung der Kostenstellen erfolgt nach Bereich. In dem Fall hat der Verkauf eine eigene Kostenstelle, der Vertrieb ebenfalls und auch die Buchhaltung und das Personalwesen führen eigene Kostenstellen. Außerdem kannst du deine Kosten noch den Kostenträgern zuordnen. Die Kostenträger sind Leistungen oder einzelne Produkte, die du in deiner Firma herstellst. Ein Autobauer könnte die einzelnen Modelle sehr gut als Kostenträger verwenden, um zu sehen, wie teuer die Produktion jedes Modells ist.

Diesen Nachteil musst du kennen

Die Kostenstellenrechnung ist recht gut geeignet, alle Einzelkosten und Gemeinkosten in deinem Unternehmen verständlich aufzuzeigen. Trotzdem mag es dir recht aufwändig erscheinen, alle Kosten einer einzelnen Kostenstelle zuzuordnen. Ob es sich für deine Firma lohnt, dieses Instrument zur Steuerung der Kosten zu verwenden, solltest du daher gut abwägen. Unter Umständen ist es für dich leichter, das Controlling als deine eigene Aufgabe anzusehen, ohne eine Verteilung der Kosten vorzunehmen. Wenn du dich dennoch entscheidest, die Vorteile der Kostenstellenrechnung für dich zu nutzen, erfährst du in den folgenden drei Schritten, wie du dazu am besten vorgehst.

So erstellst du eine Kostenstellenrechnung

Unabhängig von der Größe deines Unternehmens helfen dir diese Aufgaben dabei, eine Verteilung der Einzelkosten und Gemeinkosten auf einzelne Kostenstellen vorzunehmen.

• Sammle alle Belege für die angefallenen Kosten und sortiere sie nach Kostenart.
• Ordne die Kosten dem Verursacher zu.
• Prüfe die Kosten und entscheide, was du optimieren willst.

Was sich dahinter verbirgt, erfährst du in den nächsten Absätzen.

1. Wie du Belege sammelst und sortierst

Am besten fängst du mit der Sammlung deiner Kostenbelege zum Jahresbeginn an. Ist das nicht möglich, wählst du den nächsten Monat als Startdatum. Hefte alle Belege in einem Ordner ab und beschrifte ihn nach Monat. Hast du später ein wenig praktische Erfahrung bei der Erstellung deiner Betriebsabrechnung, kannst du dich darauf beschränken, die Belege einzuscannen. Dadurch ersparst du dir die Ablage in Papierform.

2. Wie du die Kosten nach dem Verursacher zuordnest

Bevor du diese Verteilung vornehmen kannst, musst du die Verursacher festlegen. Typische Verursacher sind die Abteilungen oder Bereiche deines Unternehmens. Dazu gehören zum Beispiel das Marketing, die Produktion oder das Controlling. Jede Abteilung ist eine Kostenstelle. Um sie zweifelsfrei zu erkennen und um dir die Arbeit zu erleichtern, vergibst du für jede Kostenstelle eine neue Nummer.

3. Warum du die Kosten prüfen solltest

Eine Kostenstellenrechnung ist dazu gedacht, dir die Steuerung deiner Kosten zu erleichtern. Dein Ziel ist es, diese Kosten zu verringern, wo immer es möglich ist, um deinen Gewinn zu erhöhen. Schau dir deshalb deine Ausgaben jeden Monat an. Prüfe, ob dir die Kosten in der einen oder anderen Abteilung zu hoch erscheinen. Ist das der Fall, musst du die Gründe herausfinden. Danach leitest du Maßnahmen ein, um Abhilfe zu schaffen. Wenn du dies Monat für Monat konsequent durchführst, behältst du den Überblick über deine Ausgaben und bist jederzeit in der Lage, diese gezielt zu steuern und zu verringern.

Ein wichtiger Tipp zum Einstieg

Wenn du mit dem Aufbau deines Unternehmens noch am Anfang stehst und mit der betrieblichen Leistungsrechnung und der Betriebsabrechnung bisher noch wenig zu tun hattest, kannst du dir das entsprechende Fachwissen in Theorie und Praxis aneignen. Dabei hilft dir zum Beispiel ein Kurs in Kosten- und Leistungsrechnung bei deiner örtlichen IHK.