Wann bist du vorsteuerabzugsberechtigt?

Diese Frage wird Unternehmern oder Freiberuflern im B2B-Geschäft häufig gestellt. Meist geht es darum, ob du eine Rechnung oder eine Quittung mit Vorsteuerausweis brauchst. Sowohl Umsatzsteuer als auch Vorsteuer sind Begriffe aus dem Umsatzsteuerrecht. Als Unternehmer solltest du diese steuerlichen Vorschriften gut kennen, denn hier schauen die Prüfer vom Finanzamt sehr genau hin. Bei Fehlern wird dir nachträglich die Vorsteuerberechtigung versagt. Dann drohen erhebliche Nachzahlungen an das Finanzamt.

Die Begriffe Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer

Die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer werden oft synonym verwendet. In Deutschland gilt seit vielen Jahren ein Mehrwertsteuersystem, dessen Regeln sogar ein eigenes Gesetz benötigen, das ist das Umsatzsteuergesetz (UStG). Im Laufe einer Produktions- und Lieferkette besteuert der Staat dabei immer den Mehrwert, den das Unternehmen geschaffen hat. Eigentlich ist das System einfach, erst die genauen Details und deren konkrete Umsetzung machen es so kompliziert. Daher hier ein Beispiel:

Ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen verkauft ein Gerät aus seinem Sortiment für einen Preis von 119 Euro. In diesem Umsatz ist Steuer enthalten, hier zu einem Steuersatz von 19 Prozent. An den Staat müsste der Hersteller also 19 Euro Umsatzsteuer abführen. Im Einkauf hat er für die verschiedenen Komponenten jedoch bereits 47,60 Euro an andere Unternehmen bezahlt. Dafür erhielt er Rechnungen, in denen eine Umsatzsteuer von 7,60 Euro ausgewiesen war. Diese vorab gezahlte Steuer nennt man daher auch Vorsteuer. Da der Hersteller zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, darf er seine eigentliche Umsatzsteuerschuld von 19 Euro nun um 7,60 Euro kürzen. Unterm Strich muss er so nur den von ihm geschaffenen Mehrwert besteuern (daher Mehrwertsteuer) und eine Umsatzsteuer von 11,40 Euro abführen.

Wie hoch ist die deutsche Umsatzsteuer?

Über die Umsatzsteuer wird in der Wirtschaft oft gestöhnt, dabei ist sie eigentlich im Betrieb nur ein durchlaufender Posten. Da sie ja bereits im Verkaufspreis enthalten ist, wird sie letztendlich von Kund*innen bezahlt. In Deutschland beträgt der Umsatzsteuersatz in der Regel 19 Prozent. Alle grundlegenden Dinge, die für das alltägliche Leben gebraucht werden, unterliegen dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Dazu zählen Nahrungsmittel und Getränke, aber auch Bücher und Zeitschriften oder etwa Theatertickets.

Wer muss Umsatzsteuer abführen?

Grundsätzlich muss jeder Unternehmer, der in Deutschland seine Leistungen gegen Entgelt erbringt, dafür Umsatzsteuer abführen – nachzulesen gleich im ersten Paragraphen des UStG. Zu diesen Leistungen zählen die Herstellung oder der Verkauf von Waren ebenso wie angebotene Dienstleistungen. Dafür erteilt dir dein zuständiges Finanzamt eine Steuernummer. In dem Fall, dass du auch ins Ausland lieferst, brauchst du außerdem eine Umsatzsteuer-ID. Gleichzeitig wirst du damit verpflichtet, Umsatzsteuererklärungen abzugeben. Du musst also deine Buchführung so gestalten, dass du deine Umsätze, die eingenommene Umsatzsteuer und deine bereits gezahlte Vorsteuer belegen und die entsprechenden Summen errechnen kannst. Eine gute Buchhaltungssoftware kann dir dabei helfen.

Welche Voraussetzungen gibt es für den Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug ist in Paragraph 15 des UStG geregelt. Die wichtigsten Vorschriften sollte jeder Unternehmer oder Freiberufler kennen, denn ihre richtige Umsetzung wird von den Prüfern des Finanzamtes besonders kritisch kontrolliert. Viele Steuernachzahlungen beruhen darauf, dass der vorgenommene Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird. Den Vorsteuerabzug darfst du nur dann geltend machen, wenn:

  • die Lieferung oder Leistung für dein Unternehmen erbracht wurde. Privaten Angelegenheiten bleibt der Vorsteuerabzug versagt!
  • die Lieferung oder Leistung dafür verwendet wird, um wiederum steuerpflichtige Umsätze zu erzielen. Für gar nicht steuerbare Geschäfte gibt es auch keinen Vorsteuerabzug.
  • du eine ordnungsgemäße Rechnung vorweisen kannst. Diese muss alle Pflichtangaben gemäß Paragraph 14 UStG enthalten.

Ausnahme 1: Steuerbefreiungen

In Deutschland gibt es einige Befreiungen von der Umsatzsteuerpflicht, aufgeführt in Paragraph 4 des Umsatzsteuergesetzes. Steuerfrei sind zum Beispiel

  • Lieferungen in EU-Länder
  • Umsätze für Seefahrt und Luftschifffahrt
  • die Gewährung und Vermittlung von Krediten
  • der Erwerb von Grundstücken
  • Lotterie- und Wettumsatz
  • die langfristige Vermietung und Verpachtung von Grundstücken
  • medizinische Behandlungen

Ausnahme 2: Kleinunternehmer erhalten keine Vorsteuerabzugsberechtigung

Das Berechnen der Steuer, die Umsatzsteuervoranmeldungen und die Steuererklärungen bedeuten für Unternehmen eine Menge Aufwand, die Zeit und personelle Ressourcen binden. Diese Bürokratie möchte man Kleinunternehmern ersparen. Der Gesetzgeber hat daher die Kleinunternehmer-Regelung erschaffen, die beim Finanzamt beantragt werden kann.

Sie gilt für Unternehmen, die nicht mehr als 22.000 Euro Jahresumsatz erwirtschaften. Damit lohnt sie sich vor allem für Dienstleister mit einem geringen Wareneinsatz, für Freiberufler sowie für Unternehmer im Nebenerwerb. Der Vorteil: Mit der Kleinunternehmer-Regelung musst du keine Umsatzsteuer abführen. Deine Rechnungen an die Kunden schreibst du Brutto gleich Netto, weist also keine Steuer aus. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass du nicht vorsteuerabzugsberechtigt bist.

Wie muss ich meine steuerpflichtigen Umsätze ausweisen?

Als Selbstständiger musst du deinen Kunden deine Lieferungen oder Dienstleistungen berechnen und die Umsatzsteuer auf den Belegen ausweisen. Rechnungsempfänger sind nur dann in vollem Umfang vorsteuerabzugsberechtigt, wenn alle Eingangsbelege ordnungsgemäß sind. Daher ist es so wichtig, dass du die Vorschriften aus dem Steuergesetz kennst. Achte vor allem darauf, dass du in deinen Rechnungen sowohl den Nettobetrag, den Steuersatz als auch den Steuerbetrag richtig ausweist. Außerdem musst du deine Steuernummer angeben und den Empfänger der Leistung genau benennen, wenn es ein Unternehmen ist. Diese Vorschriften gelten auch für Quittungen, wenn sie den Kleinbetrag von 150 Euro überschreiten.

Bei welchen Kosten entsteht Vorsteuer?

Steuerlich interessant sind alle Aufwendungen, die du von anderen Unternehmern einkaufst. Die Eingangsrechnungen dafür solltest du daher genau prüfen, sie müssen den Anforderungen für den Vorsteuerabzug genügen. Alle Unternehmer haben ein Recht darauf, Belege mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer zu erhalten. Bei diesen Ausgaben fallen Vorsteuern an:

  • Waren, die aus Deutschland geliefert werden
  • Maschinen, Anlagen, Geräte
  • Entlohnung von Leiharbeitnehmern
  • allgemeine Kosten wie Büromaterial, Zeitschriften, Anzeigen, Werbeartikel
  • Fahrzeugaufwendungen.

Rechnungen für Versicherungen weisen Versicherungssteuer aus, das ist keine Vorsteuer! Auch für Löhne und Gehälter deiner Angestellten fällt keine Steuer an.

Die wichtigsten Fakten, die du wissen musst

Bist du als Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, so bist du auch vorsteuerabzugsberechtigt. Die Vorsteuer darf allerdings nur für betriebliche Kosten, niemals für private Ausgaben geltend gemacht werden. Laut UStG gibt es den Vorsteuerabzug nur dann, wenn du ordnungsgemäße Rechnungen deiner Vorlieferanten vorweisen kannst. Die Höhe deiner Umsatz- und Vorsteuern musst du mit Hilfe einer Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt erklären.

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