Umzugskosten in der Steuererklärung angeben

Im modernen Arbeitsleben lässt sich ein Umzug zugunsten eines neuen Arbeitsplatzes nicht vermeiden. Auch Selbstständige oder Freiberufler wechseln gerne ihren Standort und suchen die Nähe zu Kunden oder wirtschaftsstarken Regionen. Eine steuerliche Anerkennung beim Umzug in eine neue Wohnung ist gegeben, sofern es sich um einen beruflich motivierten Umzug handelt. Dies als Selbstständiger oder Freelancer nachzuweisen, ist eine größere Herausforderung als beim klassischen Angestellten.

Voraussetzung: Umzug aus beruflichen Gründen

Nicht jeder Umzug lässt sich bei der Steuer zur Reduktion deiner Einkommensteuerlast angegeben. Grundvoraussetzungen für eine Anrechnung der Kosten ist, dass du aus beruflichen Gründen deine bisherige Wohnung verlassen musstest und eine neue Unterkunft bezogen hast. Bei einem Angestellten ist dieser Nachweis einfacher möglich, da dieser beispielsweise durch einen Jobwechsel näher an seinen Arbeitsplatz ziehen möchte. Als Selbstständiger wirst du eventuell auf Nachfrage vom Finanzamt benennen müssen, warum dein Umziehen beruflich notwendig war. Solltest du alleine aus privaten Gründen deinen Wohnsitz gewechselt haben, wirst du dies nicht mindernd beim Finanzamt angeben können.

Welche Rahmenbedingungen sind für berufliche Umzüge nötig?

Für die steuerliche Anerkennung gelten für Arbeitnehmer klare Vorgaben. Diese Bedingungen können auch für Selbstständige interessant sein, beispielsweise wenn du als Kleinunternehmer tätig bist und zusätzlich für einen Arbeitgeber deinem Job nachgehst. Die wichtigsten Rahmenbedingungen für die Steuer, die bei einem beruflich motivierten Umzug gelten, sind:

• Mit der neuen Wohnung bist du näher an deinen Arbeitsplatz gezogen, den du als Angestellter regelmäßig aufsuchst.
• Der Ortswechsel wurde notwendig, da du zum ersten Mal eine Arbeitsstelle antrittst oder deine Firma ihren Unternehmenssitz wechselt.
• Du hast bislang im Ausland gearbeitet und kehrst für deinen Beruf wieder nach Deutschland zurück.
• Durch den Ortswechsel genießt du deutlich bessere Arbeitsbedingungen.

Der Umstand besserer Arbeitsbedingungen ist für Freiberufler und Selbstständige besonders interessant. So kannst du ohne Arbeitgeber über ein Büro, eine Praxis oder eine Kanzlei verfügen. Ziehst du näher an diese erste Arbeitsstätte von dir heran, ist eine berufliche Veranlassung gegeben und du wirst die Umzugskosten ganz oder teilweise steuermindernd nutzen können. Ein anderer typischer Fall ist die Vergrößerung deiner Wohn- und Arbeitsfläche, falls deine alte Wohnung für die bisherige Ausübung deiner selbstständigen Tätigkeit nicht mehr ausreicht.

Was gilt bei der Beteiligung des Arbeitgebers?

Wenn du nebenberuflich selbstständig bist und im Hauptberuf einer Anstellung nachgehst, kann sich der Arbeitgeber an deinen Umzugskosten beteiligen. Sofern dieser sämtliche Kosten übernimmt, wirst du keine steuerliche Anrechnung vornehmen können, da du schlichtweg keine eigenen Umzugskosten hattest. Ansonsten kannst du dich entweder für die Umzugskostenpauschale entscheiden oder deinem Finanzamt durch Rechnungen konkret nachweisen, welche Kosten du beim beruflich veranlassten Umzug zu tragen hattest. Für den Arbeitgeber ist die Regelung oft reizvoll, da er die Kostenübernahme als Betriebsausgabe geltend machen kann.

Explizite Umzugskosten oder steuerliche Pauschale?

Der Einzelfall entscheidet, ob für dich die Umzugskostenpauschale des Gesetzgebers alleine lohnt oder du besser deine konkreten Ausgaben durch Rechnungen belegst und geltend machst. Die Umzugskostenpauschale wird regelmäßig vom Gesetzgeber angepasst und liegt seit Jahren im hohen dreistelligen Eurobereich. Für Eheleute gilt die doppelte Pauschale, für jedes weitere Kind oder jede weitere Person in deinem Haushalt erhöht sich die Pauschale noch einmal. Beachte, dass sie lediglich Kosten von Gebühren über Elektroinstallationen bis zur Renovierung der alten Wohnung umfasst und du zusätzliche Umzugskosten explizit über Rechnungen nachweisen kannst.

In der Praxis wirst du Aufwendungen beim Umzug haben, die über die gewährte Umzugskostenpauschale hinausgehen. Da du es als Selbstständiger oder Freiberufler gewohnt bist, Rechnungen und Quittungen für das Finanzamt aufzubewahren und im Bedarfsfall einzureichen, wird sich die konkrete Abrechnung mit dem entsprechenden Mehraufwand in den meisten Fällen lohnen.

Wann wird eine höhere Pauschale durchs Finanzamt gewährt?

Eine Verdoppelung der genannten Pauschale wird durch die Steuer berücksichtigt, wenn du innerhalb der letzten fünf Jahre zweimal deinen Wohnsitz verlagern musstest. Hierbei spielt es keine Rolle, ob du in eine andere Stadt gezogen bist oder beruflich motiviert innerhalb des gleichen Ortes umziehst. Höhere Kosten oberhalb des Pauschalbetrags wirst du außerdem in folgenden Situationen konkret nachweisen müssen:

• Durch deinen Umzug wird eine doppelte Haushaltsführung eingeleitet oder beendet. Dies heißt, dass du dauerhaft eine doppelte Mietzahlung für zwei Wohnsitze leisten musst.
• Wenn du bislang doppelt Miete gezahlt hast und du von Deutschland in ein anderes Land wechselst, in dem du schon einmal gelebt hast.
• Sonstige Umzugskosten, die einen Bezug zu mehreren Wohnsitzen im In- und Ausland haben.

Was sind typische Umzugskosten, die akzeptiert werden?

Der Gesetzgeber hat über die Jahre ein klares Rahmenwerk geschaffen, welche Umzugskosten von der Steuer akzeptiert werden und welche nicht. Zu den tatsächlichen Kosten, die beim Wechsel deines Wohnsitzes anfallen und durch das Finanzamt in voller Höhe akzeptiert werden, gehören:

• temporäre doppelte Mietzahlungen während des Wohnungswechsels
• Kosten für das Umzugsunternehmen oder private Umzugshelfer auf Rechnung
• Maklergebühren für die Mietwohnungssuche
• Renovierungskosten in der neuen Wohnung
• Reise- und Übernachtungskosten bei der Wohnungssuche für wenige Tage
• Nachhilfekosten für Kinder nach dem Ortswechsel

Achtung: Diese Aufwendungen sind nicht in der Umzugskostenpauschale enthalten und sind somit explizit als Werbungskosten von dir im Rahmen deiner Steuererklärung absetzbar. Was noch hierzu gehört und wie du deine Steuerlast beim Umziehen maximal reduzieren kannst, wird dir am schnellsten ein Steuerberater aufzeigen können.

Welche Kosten du beim berufsbedingten Umzug nicht absetzen kannst

Du wirst viele, aber nicht alle Umzugskosten geltend machen können. So gibt es keine Abzüge bei deiner Steuererklärung, wenn du ein bisheriges Eigenheim verkauft und hierbei Veräußerungsverluste erlitten hast. Für einen Hauskauf am neuen Arbeitsort oder die Gebühren für die zwischenzeitliche Einlagerung deines Hausrates darfst du nicht auf eine Anrechnung bei der Steuer hoffen. Auch hier gilt: Ein Steuerberater informiert dich kompetent über alle Sondersituationen und zeigt dir, welche Ausgaben sich nicht absetzen lassen.

Sind Umzugskosten Werbungskosten, Sonderausgaben oder anderes?

Grundsätzlich werden deine Umzugskosten vom Finanzamt als Werbungskosten gewertet. Von dieser Regelung gibt es Ausnahmen in Spezialfällen. Beispielsweise werden deine Ausgaben als Sonderausgaben abgesetzt, wenn du eine erste Berufsausbildung abgeschlossen hast und nun beruflich motiviert den Ort wechselst. Falls du aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr an deiner alten Arbeitsstätte selbstständig arbeiten kannst, gelten die Umzugskosten bei Überschreiten der zumutbaren Belastungsgrenze als außergewöhnliche Belastungen. Für einen reinen Betriebsumzug, beispielsweise das Verlegen deines Büros oder deiner Kanzlei an einen anderen Ort, wirst du eine steuerliche Anerkennung als Betriebsausgaben anstreben.

Private Umzüge und haushaltsnahe Dienstleistungen

Wie aufgezeigt kannst du Umzugskosten nicht absetzen, wenn du aus privaten Motiven einen Ortswechsel vollziehst. Dennoch gibt es im Privatfall eine Situation, mit der du bei der Steuererklärung einen Vorteil erreichen kannst. Durch sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen erzielst du einen Steuervorteil, beispielsweise wenn du Handwerkerleistungen in Anspruch nimmst oder eine Nachhilfe für deine Kinder am neuen Wohnort notwendig wird. Diese Kosten werden als Werbungskosten oder Sonderausgaben abgesetzt und gehen nicht auf die Motivation hinter deinem Umzugsvorhaben ein.

In der Praxis profitieren Selbstständige und Freiberufler von dieser Regelung am häufigsten, wenn sie Handwerker mit der Herrichtung der neuen Wohnung beauftragen. Die Höhe der Absetzbarkeit liegt bei 20 Prozent deiner geleisteten Ausgaben mit einer Obergrenze von 4.000 Euro pro Jahr.