Umsatzsteuervoranmeldung: Infos, Fristen & Tipps

Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler müssen Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Je nach Höhe deiner Einnahmen musst du monatlich, quartalsweise oder jährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Dies erfolgt über das Online-Finanzamt ELSTER. Wie die Umsatzsteuervoranmeldung funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

Warum eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Indem du deine Umsätze ans Finanzamt meldest, ermittelt dieses die Höhe deiner Umsatzsteuervorauszahlungen. Dadurch wird die Steuerlast gleichmäßig über das Jahr verteilt und wird nicht auf einen Schlag fällig.

Sobald du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist, musst du eine Umsatzsteuervoranmeldung machen.

Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt, fällt auf die meisten Warenverkäufe und Dienstleistungen in Deutschland an.

Die wichtigsten Ausnahmen:

  • Es gibt umsatzsteuerfreie Leistungen, beispielsweise beim Verkauf von Briefmarken.
  • Auf gewisse Produkte und Dienstleistungen fällt ein ermäßigter Steuersatz von 7 statt 19 Prozent an, etwa auf viele Nahrungsmittel oder landwirtschaftliche Produkte. Grundsätzlich sieht der Gesetzgeber gemäß § 1 UStG jedoch eine obligatorische Ausweisung der Steuer vor.
  • Mit der Kleinunternehmer-Regelung kannst du dich von der Umsatzsteuer befreien lassen.

Unterschied zwischen Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung

Bei der Umsatzsteuervoranmeldung handelt es sich nicht um eine Steuererklärung. Auch wenn du die Erklärung monatlich oder einmal im Quartal abgibst, musst du dennoch eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. Im Rahmen der Steuererklärung werden alle bisherigen Angaben überprüft, sie stellt die offizielle Versteuerung deiner eingenommenen Umsatzsteuer dar. Falls im Laufe von Wochen und Monaten Fehler in den Voranmeldungen aufgefallen sind, kannst du diese noch vergleichsweise einfach korrigieren. Bei der Steuererklärung für das vorangegangene Kalenderjahr werden deutlich strengere Maßstäbe angelegt.

Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen

Inzwischen musst du die Umsatzsteuervoranmeldung online über ELSTER einreichen. Hierbei kannst du die Website von ELSTER manuell aufrufen oder dies über deine Buchhaltungssoftware erledigen. Für die offizielle Übermittlung wirst du vor dem ersten Mal ein ELSTER-Zertifikat erwerben müssen, das du auf deinem PC speicherst. Ist diese Schnittstelle einmal eingerichtet, kannst du sie auch für andere steuerliche Zwecke wie die Lohnsteuer-Anmeldung von Mitarbeitern oder deine jährliche Einkommensteuererklärung nutzen.

Von Hand oder über die Formulare deiner Software gibst du sämtliche Einnahmen über den vorgeschriebenen Zeitraum ein, in den meisten Fällen als monatliche Umsatzsteuer und Einnahmen. Das Formular berechnet automatisch aus deinem Umsatz, welche Steuer du zahlen musst. Auch Einnahmen, die keine Umsatzsteuer aufweisen, sind in den Formularen aufzuführen. Hierzu gehören beispielsweise innergemeinschaftlich erbrachte Dienstleistungen oder Aufwandsentschädigungen.

Selbstständige und Freiberufler mit wenigen Rechnungen pro Monat müssen nur wenige Felder ausfüllen. In diesem Fall gelingt das Eintragen der Umsätze und Vorsteuer oft von alleine. Bei größeren Unternehmen mit einer Fülle an monatlichen Rechnungen, Umsätzen und Geschäftsgebaren ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater zu empfehlen. Dieser kann auf Wunsch regelmäßig alle relevanten Angaben übermitteln.

Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung

Unabhängig von den persönlichen Abgabefristen muss die Umsatzsteuervoranmeldung zum 10. des folgenden Monats bei ELSTER und dem Finanzamt eingegangen sein. Wenn du monatlich deine Einnahmen inklusive Umsatzsteuer beim Finanzamt anzeigen musst, kommst du nicht um die monatliche Übermittlung auf elektronischem Weg spätestens zehn Tage nach Monatsende herum.

Wenn die Frist der monatlichen Abgabe für dich zu knapp ist, kannst du bei deinem Finanzamt einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen. Die Dauerfristverlängerung sichert dir zu, dass du die Voranmeldung einen Monat später übermitteln darfst. Für die Dauerfristverlängerung für das laufende Kalenderjahr muss der Antrag bei monatlicher Meldepflicht bis zum 10. Februar beim Finanzamt eingegangen sein. In diesem Fall musst du ein Elftel der letztjährigen Steuerlast als Sondervorauszahlung dem zuständigen Finanzamt überweisen.

Wenn du die Mehrwertsteuer vierteljährlich meldest, ist der Stichtag der 10. April. Die Anwendung der Regelung ist nicht möglich, wenn du die Umsatzsteuervoranmeldung nur einmal pro Jahr durchführst.

Wie oft musst du eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Nach der Gründung: Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

Im Jahr der Firmengründung sowie im Folgejahr müssen Unternehmen zwingend eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung durchführen. Hierbei spielt die tatsächliche Zahllast, die der Unternehmer zu tragen hat, keine Rolle. Auch in dieser Situation ist eine Dauerfristverlängerung möglich, um einen weiteren Monat für die elektronische Übermittlung zu gewinnen.

Ab dem 3. Jahr: Monatliche, quartalsweise oder jährliche Umsatzsteuervoranmeldung

Nach den ersten 2 Jahren deiner Existenzgründung kannst du zu eine seltenere Umsatzsteuervorauszahlung beantragen. Das Intervall hängt von der Höhe der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres ab. Hierbei gelten die folgenden Richtwerte:

  • Zahllast höher als 7.500 Euro: Die Voranmeldung muss monatlich erfolgen.
  • Zahllast zwischen 1.000 und 7.500 Euro (ab 2025: zwischen 2.000 und 7.500 Euro): Die Voranmeldung ist vierteljährlich durchzuführen.
  • Zahllast unterhalb von 1.000 Euro: Es genügt die jährliche Umsatzsteuervoranmeldung. Ab dem Besteuerungszeitraum 2025 steigt die Grenze auf 2.000 Euro.

Mit der Zahllast ist die mit deinen Umsätzen ausgewiesene Mehrwertsteuer gemeint, abzüglich der von dir zu zahlenden Vorsteuer auf Rechnungen anderer Unternehmen. Falls du zum Beispiel im Jahr Rechnungen mit einer gesamten Umsatzsteuerlast von 10.000 Euro erstellst, im Gegenzug jedoch selbst 4.000 Euro Umsatzsteuer anderer Rechnungen zahlen musst, liegt deine Zahllast bei 6.000 Euro.

Unterschied zwischen Soll-Versteuerung und IST-Versteuerung

Falls dein Unternehmen im Vorjahr nicht mehr als 600.000 Euro (ab 2024: 800.00 Euro) Umsatz generiert hat, kannst du zwischen der SOLL- und der IST-Versteuerung wählen. Die Umstellung auf die letztere Regelung ist gerade für kleine Selbstständige und Freiberufler interessant.

SOLL-Besteuerung: Rechnungsdatum ausschlaggebend

Bei der SOLL-Besteuerung gilt das Datum der Rechnungsstellung als Stichtag, in welchem Monat du die Umsatzsteuer abzuführen und in der Umsatzsteuervoranmeldung angeben musst. Wenn du bei der SOLL-Besteuerung bleibst und deine Kunden ihre Rechnungen sehr spät bezahlen, wird das Finanzamt die Umsatzsteuervorauszahlung früher einziehen, als du die entsprechenden Überweisungen von deinen Kund*innen erhältst. Gerade in der Anfangszeit als Unternehmer*in, wenn die nötige Liquidität fehlt, können dadurch finanzielle Engpässe drohen.

IST-Besteuerung: Zahlungseingang ausschlaggebend

Bei einer IST-Besteuerung werden deine Umsätze und die Umsatzsteuer erst in dem Monat verbucht, in dem deine Kund*innen ihre Rechnungen tatsächlich bezahlen. Somit enthält auch die Umsatzsteuervorauszahlung nur Umsatzsteuer, die du tatsächlich schon erhalten hast. Damit kannst du Zahlungsengpässe vermeiden.

Die IST-Besteuerung kannst du beantragen, wenn du:

  • weniger als 600.000 Euro Gesamtumsatz im letzten Kalenderjahr hattest
  • du von der Buchführungspflicht befreit bist
  • oder du einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehst.

Durch die Kleinunternehmer-Regelung keine Umsatzsteuer ausweisen

Das Ausweisen von Umsatzsteuer auf deinen Rechnungsschreiben und die Umsatzsteuervoranmeldung ist nach der gültigen Gesetzeslage in Deutschland obligatorisch. Wenn du als Kleinunternehmer deinen unternehmerischen Tätigkeiten nachgehst, kannst du jedoch von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren. Diese ist anwendbar, wenn du im vorangegangenen Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz generiert hast und das laufende Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz generieren wirst. In diesem Fall kannst du durch einen Hinweis auf § 19 Absatz 1 UStG in deinen Rechnungsschreiben auf die Ausweisung der Mehrwertsteuer verzichten. Dann entfällt auch die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Erstmal für den Besteuerungszeitraum 2024 müssen Kleinunternehmer*innen auch keine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben.

Hilfe bei der Umsatzsteuererklärung

Mit der richtigen Software die Erklärung frist- und formgerecht einreichen

Wenn du dich mit deinem Unternehmen etabliert hast und die Abgabe der Steuer möglichst einfach erfolgen soll, wirst du früher oder später auf eine Software umstellen wollen. Achte hierbei auf Anwendungen, die etabliert sind und für ein hohes Funktionsspektrum sowie höchste Datensicherheit stehen. Bei der erstmaligen Nutzung dieser Software wirst du dein vorhandenes ELSTER-Zertifikat einfach einbinden und eine Verbindung zur Online-Plattform erstellen können. Hiernach wirst du zahlreiche Formalitäten deutlich einfacher und schneller abwickeln, beispielsweise die Rechnungsstellung durch vorgegebene Rechnungsformulare oder alle grundlegenden Prozesse deiner Buchhaltung.

Steuerberater und Co. als professionelle Hilfe

Das Thema Umsatzsteuervoranmeldung ist wie andere steuerliche Themen für junge Unternehmer und Existenzgründer mit vielen Fragen versehen. Es empfiehlt sich, von Beginn an die Hilfe eines Steuerberaters zu suchen, um einen grundlegenden Überblick über das Thema zu gewinnen. Der Steuerberater kann das Abgeben der Voranmeldungen an das Finanzamt für dich übernehmen, damit du dich stärker auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Natürlich ist auch das Finanzamt selbst ein wichtiger Ansprechpartner. Hier kannst du auch deine Anträge, zum Beispiel für die Dauerfristverlängerung, persönlich oder postalisch einreichen.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.