Umsatzsteuer für Selbstständige – alle Infos & Regelungen

Für fast jede Dienstleistung und Handelsware in Deutschland und Europa muss bei der Rechnungsstellung die Umsatz- oder Mehrwertsteuer ausgewiesen werden. Die spezielle Vorsteuer wird mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen angerechnet und sollte von Unternehmen und Selbstständigen beherrscht werden. Aber es gibt Ausnahmen: Manche Berufsgruppe und Unternehmen können auf ein Ausweisen der Umsatzsteuer verzichten.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer (auch USt oder UmSt genannt) ist eine traditionsreiche Steuer, durch die der Staat bei Warenlieferungen und der Erbringung von Dienstleistungen mitverdient. Sie gehört bei Unternehmen und Kunden gleichermaßen zu den unbeliebten Steuerarten, sichert dem Staat jedoch eine wichtige Einnahmequelle für die Erfüllung zahlloser Pflichten und Aufgaben zu. Die USt ist bei fast jeder unternehmerischen Tätigkeit auf den Rechnungsdokumenten auszuweisen. Aktuell gilt ein Standardsatz von 19 Prozent und ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent. Welcher Steuersatz individuell Gültigkeit hat, solltest du vor der ersten Rechnungsstellung abklären.

Müssen alle Selbstständigen und Unternehmer Umsatzsteuer ausweisen?

Grundsätzlich ja. Es gibt aber einige Ausnahmen. Der Gesetzgeber erlaubt Unternehmen und Freiberuflern in einigen Branchen einen Verzicht auf den Ausweis der Steuer.

Umsatzsteuerfrei: Worauf gilt 0% Umsatzsteuer?

Diese Berufsgruppen sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit:

  • Ärzte und Zahnärzte
  • Hebammen
  • Physiotherapeuten
  • viele Dienstleister im Umgang mit Zahlungsmitteln

Privat- und Geschäftskunden kennen aus dem täglichen Geschäftsleben einige Produkte und Dienstleistungen, die von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Ein bekannter Fall ist die Befreiung von Briefmarken für den postalischen Versand. Sämtliche geltenden Ausnahmen lassen sich dem § 4 UStG entnehmen.

Weitere umsatzsteuerfreie Leistungen:

  • Finanzdienstleistungen
  • Künstlerische und kulturelle Darbietungen
  • Bildungsangebote
  • Wissenschaftliche Leistungen

Was musst du vor deiner ersten Rechnung beachten?

  • Wenn du einer selbstständigen Tätigkeit nachgehst, musst du hierfür ein Gewerbe anmelden.
  • Als Freiberufler reicht die Anmeldung beim Finanzamt.

Nach der erfolgreichen steuerlichen Erfassung teilt dir dein Finanzamt eine Steuernummer zu, die du ab dann auf deinen Rechnungsschreiben verwenden kannst.

Hast du bei der steuerlichen Erfassung angegeben, dass du bei deiner unternehmerischen Tätigkeit Umsatzsteuer abführen willst, wirst du wenige Wochen später deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) zugeteilt bekommen. Diese gibt du dann anstelle der einfachen Steuernummer an.

Was bedeutet Vorsteuer und wie wird diese verrechnet?

Eine der wichtigsten Eigenschaften der modernen Umsatzsteuergestaltung ist der Charakter als Vorsteuer. Für Unternehmen bedeutet dies, dass steuerpflichtige Umsätze des eigenen Unternehmens mit der gezahlten Umsatzsteuer von gestellten Rechnungen ans Unternehmen verrechnet werden können. Um die Verrechnung durchzuführen, musst du als Freiberufler oder mit deinem Betrieb vorsteuerabzugsberechtigt sein.

Diesen Zustand erhältst du, sobald du eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hast und verpflichtend die Steuer selbst auf deinen Abrechnungen ausweist. Dies gilt beispielsweise nicht für Kleinunternehmer, die nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt sind.

Wie hoch ist der Umsatzsteuersatz?

In Europa gibt es keinen einheitlichen Umsatzsteuersatz. Dieser ist über die Jahrzehnte individuell in jedem Land entstanden und erhoben worden. Aktuell ist schwer einzuschätzen, ob in Zukunft ein einheitlicher Steuersatz in jedem Land der EU gelten wird.

In Deutschland gilt aktuell für alle gängigen Dienstleistungen, Warenverkäufe und sonstige Leistungen der Standard-Steuersatz von 19 Prozent auf den Netto-Rechnungsbetrag.

Hiervon abweichend wird ein ermäßigter Steuersatz in Höhe von 7 Prozent abhängig von der Art des Produkts oder der Dienstleistung gezahlt. Zu den typischen Beispielen für einen ermäßigten Steuersatz gehören:

  • viele Nahrungsmittel
  • viele landwirtschaftliche Produkte
  • Zeichnungen und sonstige Kunstwerke
  • Rollstühle und Prothesen
  • schöpferische Werke wie Bücher und Zeitungen

Wenn du mit deiner Geschäftstätigkeit unsicher bist, welcher Umsatzsteuersatz gilt, hilft dir ein Steuerberater mit seiner Erfahrung weiter.

Wie weist du die Mehrwertsteuer auf Rechnungen aus?

Werden von dir Waren innerhalb Deutschlands verkauft oder erbringst du deinen Service in der Bundesrepublik, musst du bis auf die genannten Ausnahmen die Steuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Für den Kunden muss eindeutig erkennbar sein, wie viel er netto für die Leistung oder Lieferung zu zahlen hat und in welcher Höhe die angerechnete Umsatzsteuer liegt. Dies ist formal für ihn wichtig, da er als Selbstständiger oder Unternehmer selbst vom Vorsteuerabzug profitieren möchte.

Formal stellst du beim Schreiben deiner Rechnung alle Services oder Waren deiner Lieferung mit ihrem Nettopreis vor. In der Gesamtabrechnung zeigst du gesondert, welchen Steuersatz du anwendest und welcher Eurobetrag hierdurch auf den Nettowert aufgeschlagen wird. Hieraus ergibt sich ein Bruttobetrag auf deinem Rechnungsschreiben, der gesondert zu vermerken und vom Kunden zu zahlen ist.

Bei einer Rechnungsstellung mit vielen Einzelpositionen ist es möglich, für jeden einzelnen Artikel den jeweiligen Umsatzsteuerwert auszurechnen und aufzuführen. Im Regelfall reicht es aus, wenn du dies für den Netto-Gesamtbetrag der Rechnung machst.

Kannst du dich von der Umsatzsteuer befreien lassen?

Oben wurden bereits einzelne Berufsgruppen genannt, die generell von der Umsatzsteuer befreit sind. Aber auch, wenn du nur geringe Umsätze machst, kannst du dich von der Umsatzsteuer befreien lassen.

Die Kleinunternehmer-Regelung im Überblick

Wenn du im letzten Jahr einen Umsatz von maximal 22.000 Euro erzielt hast und im laufenden Jahr keinen Umsatz über 50.000 Euro erzielen wirst, kannst du dich für die Kleinunternehmer-Regelung entscheiden.

Dann musst du in deinen Rechnungsschreiben einen entsprechenden Hinweis einbauen. Dieser sollte in einem Satz auf § 19 Absatz 1 UStG verweisen und diesen als Grund für die fehlende Umsatzsteuerangabe benennen.

Ist die Kleinunternehmer-Regelung verpflichtend anzuwenden?

Die beschriebene Regelung muss nicht verpflichtend angewendet werden. Stattdessen kannst du dich mit deinem Unternehmen auch bei geringen Umsätzen unterhalb der genannten Grenzen für eine Ausweisung der Steuer entscheiden. In diesem Fall erklärt der Unternehmer seinen Wunsch zur Umsatzsteuerabfuhr und erhält vom Finanzamt auf freiwilliger Basis eine USt-IdNr ausgestellt. Achtung: Die Entscheidung für den Erhalt der Steuernummer ist endgültig. Du kannst also nicht zu Beginn deiner selbstständigen oder freiberuflichen Tätigkeit die Steuer abführen wollen und später wieder zu einer Steuerbefreiung zurückkehren.

Die freiwillige Ausweisung der USt ergibt durch den möglichen Vorsteuerabzug Sinn. Dieser lohnt vor allem, wenn du in der Anfangsphase deiner beruflichen Tätigkeit viele Investitionen vornehmen musst. Als Kleinunternehmen ohne eigene Umsatzsteuernummer zahlst du von allen gestellten Rechnungen den Gesamtbetrag inklusive Steuer – ohne die Vorsteuer abzuziehen. Eine Verrechnung ist mit einer eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer möglich und wirkt sich steuermindernd auf deine Umsätze aus.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.