Fristen für die Rechnungstellung – bis wann musst du eine Rechnung schreiben?

Sobald du eine Leistung erbrachst hast, kannst du diese in Rechnung stellen. Aber gibt es eine Frist dafür? Selbstständige und Freiberufler*innen sollten zeitnah ihre Rechnungen schreiben. Sonst kann es sogar vorkommen, dass du als Selbstständige*r eine Rechnung zu spät stellst und den Anspruch auf finanzielle Gegenleistung entfällt – trotz getaner Arbeit. Behalte immer die wichtigen Fristen im Auge behalten, wenn du deine Leistungen in Rechnung stellst.

Warum gibt es eine Frist für die Rechnungsstellung?

In der Geschäftswelt benötigen Kunden und Unternehmen die Sicherheit, wann mit ein- und ausgehenden Zahlungen zu rechnen ist. Im Extremfall könnten Partner und Lieferanten Leistungen erbringen und sich viele Jahre mit dem Abrechnen Zeit lassen. Der Gesetzgeber möchte dies ausschließen und gibt deshalb klare Fristen vor, innerhalb derer du deine Rechnungen an Privat- oder Geschäftskunden stellen musst. Dies ist für Selbstständige und Freiberufler besonders wichtig, da die Rechnungen in vielen Fällen nicht unmittelbar nach der Leistungserbringung überreicht oder postalisch zugestellt werden.

Die Standardfrist für deine Abrechnung

Die wichtigste Zahlungsfrist für eine Rechnung beträgt sechs Monate. Im Regelfall ist hierfür das Datum entscheidend, an dem das Rechnungsschreiben an den Kunden übermittelt wurde. Zu diesem Zeitpunkt hast du den Auftrag deines Kunden oder Geschäftspartners normalerweise bereits in vollem Umfang erbracht. Ist dies nicht der Fall, sehen die gesetzlichen Fristen einen Beginn der sechs Monate ab dem Tag vor, an dem du deine Arbeit vollständig abgeschlossen hast. Mit welcher Frist gearbeitet wird, hängt auch von der Art des Kunden ab. Grundsätzlich ist die Befristung ausschließlich für den gewerblichen Bereich zu berücksichtigen. Hier rechnest du also mit natürlichen Personen wie Selbstständigen und Kaufleuten sowie juristischen Personen wie anderen Unternehmern und Lieferanten aller Art ab.

Gibt es eine Frist für Rechnungen an Privatpersonen?

Für das Geschäft mit Privatpersonen sieht der Gesetzgeber keine Fristen vor, die du als Unternehmer beachten musst. Es gibt wenige Ausnahmen, bei denen die Halbjahresfrist weiterhin greifen kann. Der wichtigste Fall ist der Verkauf von Grundstücken an Privatpersonen.

Rechnung zu spät gestellt – was tun?

Droht mir eine Strafe?

Wenn du die Frist zur Rechnungsstellung verpasst hast, kann ein Bußgeld fällig werden. Gesetzliche Grundlage hierfür ist das Umsatzsteuergesetz, § 26a. Der Grund ist, dass es zur Erbringung einer Leistung gekommen ist, die korrekt hätte abgerechnet werden müssen und hierdurch Umsatzsteuer in die Staatskasse spült. Wird die Abrechnung vergessen, entgeht dem Staat eine ihm zustehende Steuereinnahme. An der entsprechenden Höhe des entgangenen Beitrags orientiert sich dementsprechend das zu zahlende Bußgeld.

Bekomme ich trotzdem mein Geld?

Nach der Frist von 6 Monaten sind deine Ansprüche noch nicht gleich verjährt. Du kannst dein Geld noch beim Kunden einfordern, aber musst dabei einige Voraussetzungen beachten. Vor allem musst du nachweisen können, dass du tatsächlich die Leistung erbracht hast, wegen derer der Rechnungsempfänger die Rolle eines Schuldners innehat. Es gibt keine konkrete Frist, wie lange du Rechnungen rückwirkend stellen kannst.

Beachte, dass die Abrechnung unabhängig von der tatsächlichen Zahlung als Gegenleistung zu deinen Warenlieferungen oder Services ist. Die Erstellung eines Rechnungsschreibens kann also auch rein formale Gründe haben, beispielsweise damit du beim Finanzamt ein entsprechendes Dokument vorlegen kannst.

Können meine Ansprüche verjähren?

Nach den Vorgaben des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) hast du bei der Rechnungsstellung eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren zu berücksichtigen. Ist dieser Zeitraum verstrichen, kannst du keine Ansprüche gegenüber deinen Kunden mehr geltend machen. Natürlich kannst du versuchen, nach dieser langen Zeit dennoch eine Rechnung zu stellen und den Leistungsempfänger zu einer Zahlung zu bewegen. Dies würde durch die Verjährung jedoch komplett auf freiwilliger Basis erfolgen. Die Verjährungsfrist von drei Jahren erscheint lang, vergeht nach der praktischen Erfahrung vieler Selbstständiger und Freiberufler dennoch ziemlich schnell. Ein häufiges Problem: Oft sind Leistungen nicht mehr so präsent, die schon vor vielen Monaten erbracht wurden. Nimm das Thema Rechnungen deshalb von Anfang an ernst und beginne frühzeitig, deine Leistungen oder Lieferungen abzurechnen.

Fristen für die Aufbewahrung deiner Rechnungen

Neben der zeitlich korrekten Rechnungsstellung und der drohenden Verjährung sieht der Gesetzgeber einen bestimmten Zeitraum für die Aufbewahrung deiner Rechnungen vor. Dieser liegt bei zehn Jahren für Unternehmen und Selbstständige. Diese Vorgaben haben vor allem steuerliche Gründe: So kannst du Dokumente auch nach längerer Zeit noch beim Finanzamt vorlegen. Auch für eine Betriebsprüfung oder ähnliche Formalitäten musst du über zehn Jahre hinweg deine alten Rechnungen aufheben. Für Quittungen und Belege lohnt es sich außerdem, Kopien anzufertigen, da diese auf Thermopapier erstellten Dokumente sonst schnell nicht mehr lesbar sind.

Welche Formen der Abrechnung mit Geschäftskunden etabliert sind

Wenn du regelmäßig Rechnungen an gewerbliche Partner stellst, wirst du die genannten Zahlungsfristen bei der Rechnungsstellung nicht versäumen wollen. In der Praxis sind zwei Arten von Abrechnungen etabliert, die von der Art der Leistungserbringung abhängen.

  • Wenn du einmalig mit einem bestimmten Leistungsempfänger abrechnest, beispielsweise bei einem Warenkauf, solltest du die Rechnung am besten unmittelbar danach stellen. Dies mag für dich je nach Arbeitsaufwand mühevoll sein und keine Priorität besitzen. Allerdings vergisst du so nicht, deinen Anspruch auf eine finanzielle Gegenleistung geltend zu machen.
  • Wenn du als Selbstständiger oder Freiberufler häufiger Leistungen gegenüber einzelnen Unternehmen und Partnern erbringst, kannst du diese im Monatsrhythmus abrechnen. Fasse die Forderungen eines Kalendermonats einfach zum letzten Tag in einem Schreiben zusammen und stelle den entsprechenden Betrag auf einmal in Rechnung. Dies sorgt auch für Verlässlichkeit bei deinen gewerblichen Partnern, die deine Rechnungen immer zum gleichen Termin erwarten werden.

Probleme mit der Buchhaltung: häufig ein Grund für Verzug

Dass Unternehmer in Deutschland überhaupt vergessen, nach einer Lieferung oder einem Service eine Abrechnung vorzunehmen, liegt fast immer an einer mangelhaften Buchhaltung. Im Tagesgeschäft sind Selbstständige und Freiberufler oft vollständig mit der eigentlichen Arbeit als Dienstleister ausgelastet, sodass Formalitäten und Büroarbeit auf der Strecke bleiben. Vergessen die Unternehmer dann, vielleicht aufgrund einer zunehmend unübersichtlichen Menge an Kunden und Partnern, mit der Zeit die korrekte Abrechnung, können sie manchen Betrag nicht mehr einfordern. Um diesen Fehler zu vermeiden, sodass deine Ansprüche nicht verjähren, rechnest du deine Dienstleistung am besten direkt von Beginn an professionell ab. Eine Software für deine Buchhaltung und Rechnungserstellung macht es dir leichter, alles im Blick zu behalten und zu automatisieren. Diese Programme verfügen über zahlreiche Rechnungsvorlagen. Ergänzend kannst du durch gesonderte Funktionen einstellen, wann du eine Mahnung an den Leistungsempfänger senden möchtest oder wann die Frist bei einzelnen Rechnungen endet.

Leistungs- und Rechnungsdatum voneinander abgrenzen

Im gewerblichen Umfeld wird eine Rechnung häufig nicht an dem Tag erstellt, an dem die Leistung erbracht wurde. Dies solltest du in deinen Rechnungsschreiben deutlich machen. In den Briefkopf gehört unbedingt das Rechnungsdatum, also der Tag, an dem du das Schreiben aufsetzt und deinem Kunden zustellst. Im Text selbst sollte das Datum oder die Zeitspanne der Leistungserbringung zu finden sein. Bei mehreren Daten in deinem Rechnungsschreiben ist es sinnvoll, das Zahlungsziel als Betrag inklusive Zahlungsfrist gesondert anzugeben, um dem Rechnungsempfänger konkrete zeitliche Vorgaben zu machen, an denen dieser sich orientieren kann.

Mit der elektronischen Rechnungsstellung den Rechnungsprozess vereinfachen

Von der drohenden Verjährung über die Einhaltung aller Formalitäten einer zeitgemäßen Rechnung bis zum Zeitpunkt für eine Mahnung sind viele Besonderheiten beim Thema Rechnung zu beachten. Um dir die selbstständige oder freiberufliche Arbeit zu vereinfachen, solltest du früh die Arbeit mit einer Rechnungssoftware beginnen. Für Start-ups und kleine Unternehmen sind günstige Anwendungen erhältlich, die dir als Unternehmer die wichtigsten Funktionen bei der Abrechnung zusichern. Durch solche Programme fällt die Erstellung einzelner Rechnungen sehr leicht. Dank passender Vorlagen reduziert sich der Aufwand deiner Buchführung erheblich.

Rechnungen online schreiben mit Holvi

Mit Holvi brauchst du kein separates Rechnungsprogramm, sondern kannst Rechnungen direkt in deinem Geschäftskonto schreiben, versenden und verfolgen – ganz ohne Papierkram. Du behältst jederzeit den Überblick über deine offenen Rechnungen und wirst bei Zahlungseingängen in Echtzeit benachrichtigt.

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