Wozu dient ein Handelsregistereintrag?

Einige Firmen sind zu einem Eintrag ins Handelsregister verpflichtet. Diese Unternehmen entstehen praktisch erst mit dem Handelsregistereintrag (manche sagen auch Handelsregistereintragung). Andere Firmen können sich freiwillig registrieren lassen. Für welche Rechtsformen das gilt, erfährst du hier. Die Eintragung ins Handelsregister kann in der Wirtschaft sehr nützlich sein, da sie für Transparenz im Geschäftsverkehr sorgt und Vertragspartnern die Einholung wichtiger Informationen ermöglicht.

Was beinhaltet der Handelsregistereintrag?

Im Handelsregister werden Daten und Fakten von Unternehmen gesammelt. Das ist im Handelsregistereintrag enthalten:

  • in welcher Rechtsform das Unternehmen geführt wird
  • wo das Unternehmen seinen Firmensitz und Zweigniederlassungen hat
  • die Geschäftsführer*innen, Inhaber*innen oder Gesellschafter*innen
  • die Höhe der Kapitaleinlagen
  • die Vertretungsbefugnis, also wer das Unternehmen nach außen und innen vertreten darf
  • und ob eine Insolvenz, also eine Gesellschaftsauflösung oder Geschäftsschließung vorliegt.

Wer ist zum Handelsregistereintrag verpflichtet?

Generell braucht jede Firma einen Handelsregistereintrag, die gewerblich tätig ist und einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert.

Ausnahmen:

  • Freiberufler*innen und Kleingewerbetreibende müssen sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen, sie können dies jedoch freiwillig tun.
  • Auch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) unterliegt keiner Registrierungspflicht.

Alle anderen Kapital- und Personengesellschaften wie Offene Handelsgesellschaften (OHG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaften (AG) sowie Kaufleute müssen sich eintragen lassen.

Weitere Kriterien und Definitionen hinsichtlich der Geschäftsgröße existieren nicht. Sinnvoll erscheint eine Registrierung, wenn:

  • eine Buchhaltung notwendig ist,
  • dein Unternehmen überregional tätig ist,
  • du Geschäftsräume angemietet hast,
  • Mitarbeiter*innen beschäftigst,
  • hohe Umsätze generierst oder
  • eine bedeutende Fremdfinanzierung brauchst.

Mit der Erfassung unterwirft sich deine Firma den Regelungen des Handelsgesetzbuchs (HGB). Mit dem Eintrag wirst du automatisch Kaufmann/Kauffrau. Das bringt Vorteile im Geschäftsverkehr, Handelsregisterauszüge weisen auf die Seriosität von Betrieben hin. Für Banken dienen die Auszüge beispielsweise als Grundlage, um ein Geschäftskonto zu eröffnen oder einen Kontokorrentkredit zu gewähren. Nachteilig ist für die Kleingewerbetreibenden, die sich freiwillig registrieren lassen, dass sie dann der Bilanzierungspflicht mit doppelter Buchführung unterliegen.

Als Kleingewerbetreibende*r freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen?

Eine Firma, die im Handelsregister eingetragen ist, wirkt professioneller. Für die Außenwirkung deines Unternehmens kann der Registereintrag eine Beweis- und Schutzfunktion haben. Kund*innen, Partner*innen und Interessierten kannst du damit die Ernsthaftigkeit deiner Geschäftsvorhaben demonstrieren.

Die erfassten Angaben dienen ebenso dem Schutz deiner Firma vor unseriösen Anfragen und dem Marketing. Du darfst Filialen eröffnen und als Firmenbezeichnung einen Fantasienamen wählen. Dadurch kannst du wirtschaftlich geordnete Verhältnisse nachweisen und Rechtsstreitigkeiten von vornherein vermeiden.

Nachteile eines freiwilligen Handelsregistereintrags

Mit der Eintragung ins Handelsregister verpflichtest du dich, die Regeln des Handelsgesetzbuchs (HGB) zu befolgen. Das bedeutet, dass du dir mehr Wissen aneignen musst und mehr Aufwand für den Betrieb deines Geschäfts anfällt. Bedenke auch, dass du die Gebühren für den Handelsregistereintrag bezahlen musst. Bei Unklarheiten zur freiwilligen Eintragung hole dir am besten Rat bei der IHK oder Gründungsberatern.

Wie trage ich mich ins Handelsregister ein?

Eine Eintragung erfolgt in der Regel auf Antrag. Du musst dich also selbst darum kümmern, beim zuständigen Registergericht eine Aufnahme zu beantragen. Behörden stellen hierfür eine spezielle Software bereit, die du herunterladen kannst. Die EGVP-Software ist für Windows und Linux verfügbar. Ebenfalls wird das Programm genutzt, wenn du Änderungen für eine bestehende Eintragung übermitteln möchtest.

Für die Eintragung ist ein Notar notwendig, der deinen Antrag an das örtliche Amtsgericht weiterleitet. Hier wird das Gesuch auf inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit prüft. Nach zwei bis drei Wochen erfolgt die Veröffentlichung in den Medien. Die Handelsregistereintragung erfolgt nach Gründung oder bei wichtigen Veränderungen wie Erteilung einer Prokura oder Verlegung des Firmensitzes. Der Umfang der einzureichenden Unterlagen hängt von der Rechtsform deines Unternehmens ab. Durch den Handelsregistereintrag bekommst du eine Handelsregisternummer, die anderen das Auffinden bestimmter Informationen erleichtert.

Unterlagen, die du im Verlauf des Anmeldeprozesses einreichen musst, werden jedoch nach wie vor in Papierform benötigt. Damit nicht genug – es muss sich um Originaldokumente handeln, die darüber hinaus noch von einem Notar beglaubigt werden müssen. Es ist auch möglich, die entsprechenden Unterlagen direkt vom Notar zum Amtsgericht schicken zu lassen. Viele Notare verfügen über eine digitale Schnittstelle zum Amtsgericht, sodass die Dokumente ohne Wartezeit übersendet werden können. Bei bestimmten Gesellschaftsformen, zum Beispiel der GmbH, wird bei der Gründung ein Gesellschaftsvertrag erstellt. Dieser muss bei der Eintragung ebenfalls vorgelegt werden. Zusätzlich muss der Gesellschaftsvertrag von einem Notar beurkundet sein. Für die Anmeldung benötigst du somit zwingend die Unterstützung eines Notars.

Wann muss ich mich eintragen lassen?

Eine Eintragung muss grundsätzlich zusammen mit der Gründung deiner Firma erfolgen. Dies gilt jedoch nur, wenn du laut HGB zur Eintragung verpflichtet bist. Wenn du dich freiwillig eintragen lassen möchtest, gibt es keine zeitliche Grenze. Für viele Gesellschaften gilt somit, dass sie den Antrag stellen müssen, bevor sie mit der eigentlichen Geschäftstätigkeit beginnen. Ebenfalls wird für den Zeitraum, bis die Eintragung vom Registergericht vorgenommen wurde, ein Sonderstatus zugewiesen. So trägt eine zukünftige GmbH während dieser Zeit den Status GmbH i. G., was „in Gründung“ bedeutet. Auch eine OHG muss sich vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit um die Aufnahme ins Register bemühen. Anders hingegen, wenn du als Freelancer tätig bist oder dich freiberuflich zusammen mit anderen in einer GbR betätigst: In diesen Fällen gibt es ebenfalls keine Eintragungspflicht, sodass du bedenkenlos mit deiner Arbeit beginnen kannst.

Was passiert, wenn ich die Eintragung vergesse?

Wenn du nach dem HGB dazu verpflichtet bist, dich im Handelsregister einzutragen, dann solltest du dies unverzüglich tun. Das Gesetz sieht faktisch keine Frist vor, in der du eine Eintragung vornehmen musst, sondern besagt, dass die Anmeldung fester Bestandteil der Unternehmensgründung ist. Du musst einen Antrag somit stellen, bevor du mit deiner Geschäftstätigkeit beginnst. Solltest du dieser Pflicht nicht nachkommen, sieht der Gesetzgeber Zwangsgelder vor. Diese können bis zu 5.000 Euro betragen.

Welche Änderungen an meinem Unternehmen muss ich eintragen lassen?

Im Laufe der Geschäftstätigkeit kommt es immer wieder zu Änderungen. Nicht alle von diesen musst du dem Registergericht mitteilen, einige hingegen jedoch schon. Wenn du beispielsweise deinen Sitz verlegst, musst du deine neue Adresse unverzüglich eintragen lassen. Vor allem Kaufleute, die ihren Hauptwohnsitz als Adresse angegeben haben, sollten dies unbedingt beachten. Weiterhin sind vor allem Kapitalgesellschaften wie GmbHs von Pflichtänderungsmeldungen betroffen. Wenn sich zum Beispiel das Stammkapital verändert oder die Satzung geändert wird, muss der entsprechende Eintrag korrigiert werden. Auch personelle Veränderungen müssen unverzüglich gemeldet werden. Dies betrifft alle Daten, die im Handelsregister vermerkt sind. Bei einer GmbH muss zum Beispiel immer der aktuelle Geschäftsführer vermerkt sein. Wenn deine OHG einen neuen Gesellschafter aufnimmt oder ein Teilhaber die Gesellschaft verlässt, muss auch dieses eingetragen werden. Schlussendlich bist du auch verpflichtet, dem Amtsgericht mitzuteilen, wenn du deine Geschäftstätigkeit aufgibst. In diesem Fall wird eine Löschung deines Eintrags vorgenommen.

Welches Amtsgericht ist für mich zuständig?

Die Zuständigkeit ergibt sich aus deinem Wohnsitz beziehungsweise dem Sitz deines Unternehmens. Die Eintragung muss immer bei dem Amtsgericht vorgenommen werden, das für deinen Bezirk zuständig ist. In Deutschland gibt es, Stand Sommer 2018, exakt 638 Amtsgerichte. Bereits anhand der hohen Anzahl erkennst du, dass die Bezirke teilweise sehr klein sind. So hat alleine Bremen drei Amtsgerichte und in Berlin finden sich gleich elf Gerichte. Am einfachsten findest du dein zuständiges Registergericht über das Justizportal des Bundes und der Länder.

Wie lange dauert die Bearbeitungszeit bei der Eintragung?

Es gibt verschiedene Faktoren, die die Wartezeit bei der Eintragung beeinflussen. Grundsätzlich gilt, dass es bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH zu längeren Bearbeitungszeiträumen kommt. Schneller hingegen verläuft die Aufnahme eines Einzelunternehmens. Weiterhin kommt es darauf an, wie ausgelastet das zuständige Registergericht ist. Gerichte, bei denen viele Verfahren anhänglich sind, benötigen deutlich länger als gering ausgelastete Gerichte. Schlussendlich musst du auch saisonale Einflüsse bedenken. Die Urlaubszeit im Sommer oder Weihnachten und Neujahr können Gründe für eine längere Wartezeit sein. Aus diesen Gründen lässt sich keine genaue Angabe darüber machen, wie lange es dauert, bis dein Registergericht dir eine Handelsregisternummer zuteilt. Teilweise vergehen nur wenige Arbeitstage, in Einzelfällen kann die Bearbeitung aber auch mehrere Monate dauern. Im Regelfall solltest du dich auf eine Bearbeitungszeit von vier bis acht Wochen einstellen.

Was kostet ein Eintrag?

Das Register wird bei den zuständigen Amtsgerichten elektronisch geführt. Ein Einzelunternehmen muss mit bis zu 200 Euro Gebühren rechnen, für Personengesellschaften können 300 bis 700 Euro Kosten anfallen. Dies hängt vom Betriebsvermögen und der Anzahl der einzutragenden Gesellschafter ab.

Mehr Infos erhältst du in unserem Artikel: Was kostet ein Handelsregistereintrag?

Was der Notar für dich tun kann

Vor dem Gang zum Amtsgericht oder einer elektronischen Anmeldung der eigenen Firma sind viele Gründer oft unsicher. Viele haben zwar eine gute Geschäftsidee formuliert, sind aber mit wirtschaftlichen Details rund um Stammkapital oder Gesellschaftsform nicht vertraut. Unter anderem lohnt es sich daher, wenn du dir in der Anfangsphase Rat von einem Notar einholst. Dieser hilft dir beispielsweise bei folgenden Fragen weiter:

Welche Gesellschaftsform?

Während Freiberufler*innen und kleine Einzelunternehmer*innen wenig über die Rechtsform nachdenken, sollte dies bei größeren Gesellschaften anders sein. Die rechtlichen Pflichten einzelner Inhaber*innen und Gesellschafter*innen, die Beteiligung jeder einzelnen Person mit Stammkapital und weitere Aspekte machen eine fundierte Beratung erfolgsversprechend.

Welche Unternehmensbezeichnung?

Der Name der eigenen Firma sollte prägnant sein und ist ein wesentlicher Bestandteil für den erfolgreichen Einstieg ins Geschäftsleben. Einzelunternehmer*innen binden gerne ihren Echtnamen in die Unternehmensbezeichnung ein, auch Fantasienamen oder Begriffe mit Branchenbezug sind denkbar. Neben eigenen Einblicken in die entsprechenden Register kann eine Notarkanzlei für zusätzliche Kosten auch in dieser Frage entsprechend beraten.

Welche Besonderheiten?

Nicht jede Geschäftstätigkeit macht eindeutig klar, ob eine Handelsregistereintragung notwendig ist. Bei Unklarheiten rund um den Eintrag werden die Behörden auf die zuständige IHK zugehen oder weitere Informationen von dir einfordern. Mit einer erfahrenen rechtlichen Beratung an deiner Seite wird es dir möglich sein, das HGB richtig auszulegen und in Zweifelsfällen den richtigen Weg zu gehen.

Welche Folgen hat ein Handelsregistereintrag?

Bei den Daten, die eingetragen werden, unterscheidet man zwischen konstitutiven und deklaratorischen Eintragungen. Konstitutive Eintragungen sind rechtserzeugend, das heißt, erst durch die Eintragung ergeben sich tatsächlich verbindliche Wirkungen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn du freiberuflich tätig bist und dich freiwillig ins Register eintragen lässt. Erst durch die Eintragung erlangst du den Status eines Kaufmanns. Auch die Gründung einer GmbH ist eine konstitutive Eintragung. Erst mit der tatsächlichen Aufnahme in das Register beginnt das Unternehmen de jure zu existieren. Im Gegensatz dazu stehen deklaratorische Erklärungen. Dies trifft auf alle Eintragungen zu, die bereits vorher Gültigkeit besessen haben – zum Beispiel auf Änderungen. Wenn ein neuer oder weiterer Prokurist eingetragen wird, dann ist dies nur eine weitere Form der offiziellen Mitteilung. Der Prokurist hatte seine Rechte bereits durch die Erteilung der Prokura im Unternehmen erhalten und ist ab dem Zeitpunkt vertretungsberechtigt, unabhängig davon, wann die Eintragung im Register erscheint.

Welche Rechten und Pflichten ergeben sich aus einem Eintrag im Handelsregister?

Mit der Eintragung im Handelsregister sind sowohl Pflichten als auch Rechte verbunden. Einzelunternehmer beispielsweise werden durch die Eintragung zum Register automatisch zu Kaufleuten nach dem HGB. Für Kaufleute besteht die Bilanzierungspflicht, sodass du keine einfache Buchführung mehr führen und keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung mehr erstellen darfst. Stattdessen gilt ab sofort die Pflicht, eine Bilanz zu erstellen. Nachdem du im Register eingetragen bist, erhältst du eine Handelsregisternummer. Diese musst du im Impressum deiner Website eintragen. Auf diese Weise können Geschäftspartner und Kunden Informationen über dein Unternehmen beim Amtsgericht einholen. Für eingetragene Unternehmen steigen darüber hinaus auch die Beiträge zur IHK. Auch einige gesetzliche Reglungen im Alltag verändern sich. Beispielsweise musst du Warenlieferungen künftig direkt beim Eingang beanstanden, wenn es etwas zu bemängeln gibt. Ebenfalls gilt, dass Kaufleute sich mündlich verbürgen können, während dies bei Einzelhändlern, die nicht eingetragen sind, nur schriftlich möglich ist.

Doch eine Eintragung hat auch Vorteile. Eingetragene Unternehmen haben eine professionellere Außendarstellung und genießen automatisch mehr Vertrauen. Sie sind für Kunden und Geschäftspartner greifbar und transparent. Auch bei der Namenswahl bist du freier und genießt den Schutz. Dies gilt insbesondere bei den Gesellschaftsformen der GbR und der OHR. Eine GbR ist nicht eintragungspflichtig, wird durch Aufnahme ins Handelsregister aber automatisch zu einer OHG. Bei einer OHG sind Fantasienamen erlaubt, während eine GbR immer die Namen der Gesellschafter enthalten muss. Zusätzlich kann es in deinem Bezirk kein weiteres Unternehmen mit deinem Namen mehr geben, sobald du den Namen durch Eintragung gesichert hast.

Fazit

Für die Handelsregistereintragung ausschlaggebend ist, in welcher Rechtsform du dein Unternehmen gründest. Personen- und Kapitalgesellschaften, sowie ein eingetragener Kaufmann, müssen zwingend im Handelsregister stehen. Freiberufler*innen und Kleingewerbetreibende können sich den Aufwand und die daraus entstehenden Pflichten sparen.

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Freiberufler*innen, Einzelunternehmen und Gewerbe (jeweils ohne Eintrag ins Handelsregister, keine GbRs);
GmbHs und UGs (auch in Gründung).

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.