Wie fülle ich die Umsatzsteuererklärung richtig aus?

Jährliche Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldung, Vorsteuer abziehen, Befreiung für Kleinunternehmer – beim Thema Umsatzsteuer verzweifeln viele Selbstständige. Dabei gibt es sogar ein eigenes Umsatzsteuergesetz, das alle Fragen regelt. Eine steuerliche Ausbildung brauchst du aber nicht. Die Umsatzsteuererklärung für das Finanzamt kannst auch du ganz einfach ausfüllen, wenn du die wichtigsten Grundlagen verstehst. Hier erfährst du alles, was du dazu wissen musst.

Was ist die Umsatzsteuererklärung?

Die Umsatzsteuererklärung ist die jährliche Steuererklärung über deine Umsatzsteuer, die du als Unternehmer*in ans Finanzamt abführen musst.

Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

In Deutschland unterliegen alle Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmen gegen Entgelt an seine Kunden abgibt, der Umsatzsteuerpflicht. Jeder Selbstständige, jeder Freiberufler und jede Firma muss daher eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Sobald du also regelmäßig etwas verkaufst, ein Gewerbe angemeldet hast oder freiberuflich tätig bist und dich beim Finanzamt angemeldet hast, musst du dir Gedanken über die Umsatzsteueranmeldung machen. Das für dich zuständige Amt wird dir dafür eine Umsatzsteuernummer zuteilen. Vorsteuer, die bereits für den Wareneinkauf oder bezogene Leistungen vorab bezahlt worden ist, darfst du übrigens abziehen.

Ausnahme: Kleinunternehmer sind befreit

Den Begriff „Kleinunternehmer“ gibt es nur im Umsatzsteuergesetz. Kleine Unternehmer dürfen im vergangenen Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Jahresumsatz erzielt haben und auch im nächsten Geschäftsjahr nicht mehr als 50.000 Euro erwirtschaften. Grundlage ist das Umsatzsteuergesetz (UStG), Paragraph 19. Trifft dieser Fall auf dich zu, kannst du die Eigenschaft als Kleinunternehmer bei deinem Finanzamt beantragen. Du musst dann keine Umsatzsteuerbeträge abführen und deine Rechnungen ohne den Ausweis der Steuer stellen. Im Gegenzug darfst du aber keine Vorsteuer geltend machen.

Das System der Umsatzsteuervoranmeldung

Die Fristen für die Abgabe

Eigentlich ist die Umsatzsteuer eine Jahressteuer. Da der Staat aber regelmäßig Geld benötigt, kassieren die Finanzbehörden die Umsatzsteuerschulden vorab von den Unternehmen ein. In der Regel müssen sie die Umsatzsteuerschuld monatlich ermitteln und die Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt senden. Unternehmer mit geringen Umsätzen dürfen quartalsweise oder auch jährlich melden. Gemäß Paragraph 18 UStG ist die Abgabe der Voranmeldung immer bis zum 10. des folgenden Monats fällig. Beantragst du eine Dauerfristverlängerung, hast du einen Monat mehr Zeit dafür. Dann musst du jedoch ein Elftel deiner letzten Jahres-Umsatzsteuer schon im Voraus bezahlen.

Zusätzlich musst du eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. Hier meldest du dann nur noch den Rest deiner Umsatzsteuer. Deine bisherigen Anmeldungen darfst du gegenrechnen. Solche Differenzen entstehen zum Beispiel, wenn du im Rahmen des Jahresabschlusses Abweichungen bemerkst. Die Umsatzsteuererklärung ist immer bis zum 31. Mai des folgenden Jahres zu erklären. Übernimmt dein Steuerberater die Jahresanmeldung, hat sie bis zum 31. Dezember Zeit. Steuerschulden musst du dann zeitnah ausgleichen.

Die Voranmeldung der Umsatzsteuer

Für jede Steuererklärung ist heute eine elektronische Übermittlung erforderlich, Papier wird nur noch in Ausnahmefällen akzeptiert. Die Finanzbehörde stellt dafür das ELSTER-Portal bereit, das du online nutzen kannst. Eine elektronische Signatur benötigst du als Unternehmer nicht mehr. Die Abgabe der Steuerklärung kann inzwischen mit einem Passwort erledigt werden, das du nach der Registrierung erhältst.

Das entsprechende elektronische Formular sieht genauso aus wie die bekannten Papierformulare – alle Zeilen und Felder sind nummeriert. Zuerst gibst du dein zuständiges Finanzamt sowie deine Umsatzsteuernummer an. Wähle dann den Zeitraum (Monat, Quartal), für den die Anmeldung erfolgt. Trage nun deine Zahlenwerte ein:

  • deine erzielten Umsätze mit dem Steuersatz 19 Prozent in Zeile 26, den Steuerbetrag dazu im Feld 81
  • deine Umsätze mit dem Steuersatz 7 Prozent in Zeile 27, den Steuerbetrag dazu im Feld 86
  • deine vorab gezahlte Vorsteuerlast aus den Eingangsrechnung in Zeile 54, Feld 66 auf Seite 2
  • die Steuerschuld, also die Differenz aus Umsatz- und Vorsteuer, in Zeile 68, Feld 83.

Beachte jedoch, dass du Vorsteuer nur für Rechnungen geltend machen darfst, die beruflich veranlasst sind. Private Ausgaben berechtigen nicht zum Steuerabzug. Ist dein Vorsteuerbetrag größer als die Umsatzsteuer, ergibt sich eine Erstattung. Bitte trage diesen Betrag dann mit einem Minuszeichen ein. In dem Fall, dass für dich noch andere Steuersachverhalte gelten, bespreche sie bitte vorab mit deinem Steuerberater. Sicher wird er mit dir gemeinsam ein Muster erstellen, mit dem du später die Steuern selbst melden kannst.

Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Bei der jährlichen Erklärung werden ähnliche Angaben benötigt. Das entsprechende Formular für die elektronische Steuererklärung findest du wieder bei ELSTER. Zuerst musst du wieder deine Steuernummer sowie das zuständige Finanzamt angeben. Diese Meldung ist übrigens auch von einem Kleinunternehmer auszufüllen. Auf Seite 2 muss er die Umsatzhöhe des Vor- sowie des laufenden Jahres angeben. Bist du allerdings zur Umsatzsteueranmeldung verpflichtet, musst du nun

  • in den Zeilen ab 36 die Umsätze und die betreffenden Steuerbeträge beziffern
  • auf Seite 5 die Vorsteuerbeträge angeben, die du bereits geleistet hast
  • auf Seite 6 die Umsatzsteuer noch einmal berechnen, in Zeile 169 deine Umsatzsteuerschuld ausweisen.

Zusätzlich ist die Anlage-UR auszufüllen. Sie listet verschiedene Sonderfälle der Umsatzsteuer auf. Die Umsatzsteuererklärung muss von dir als Unternehmer eigenhändig unterschrieben werden. Ein Steuerbescheid wird nur erstellt, wenn sich Abweichungen zwischen den Umsatzsteuervoranmeldungen und der Jahreserklärung ergeben. Die Umsatzsteuererklärung kannst du also auch allein erledigen. Eine gute Steuer-Software hilft dir sowohl bei der Voranmeldung als auch bei der Jahreserklärung. Dein Steuerberater bespricht gerne alle Geschäftsvorfälle mit dir, die steuerlich relevant sind.

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