Was brauche ich für die Steuererklärung?

Als Selbstständiger oder Freiberufler hast du kein Wahlrecht wie der Angestellte: Unabhängig von Gesellschaftsform und Status deines Geschäfts bist du in der Regel verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. Genau genommen sogar mehr als eine: Selbst als Kleinunternehmer musst du eine Einkommens- und Umsatzsteuererklärung abgeben. Welche Informationen und Belege du dazu bereithalten solltest und wie dir Checklisten helfen können, erfährst du hier.

Welche Informationen fragen Steuererklärungen ab?

Steuererklärungen dienen dazu, die tatsächliche Steuerlast über ein Jahr zu erfassen und mit gegebenenfalls geleisteten Vorauszahlungen abzugleichen. Für den Staat bedeutet das Ergebnis möglicherweise Einnahmen – für dich bedeutet eine Steuererklärung im besten Fall eine Steuererstattung, also eine Rückzahlung zu viel geleisteter Abgaben.

Ganz grundsätzlich fragt das Finanzamt als Stellvertreter des Staates deshalb neben einigen persönlichen Angaben zur exakten Zuordnung deine Einnahmen und Ausgaben ab. Aus Gerechtigkeitsgründen – und um besondere Härten zu vermeiden – ist es dir möglich, einige Kosten steuerlich geltend zu machen und auf diese Weise deine Steuerlast zu senken.

Belege sammeln – aber in welcher Form?

Um deine Steuererklärungen so schnell und einfach wie möglich ausfüllen zu können, solltest du neben den wichtigsten persönlichen Daten wie

• deiner Steuernummer,
• der Steuer-Ident und
• deiner Bankverbindung

auch sämtliche Belege für alle Angaben in der Steuererklärung vorliegen haben. Die Nachweise musst du nicht beim Finanzamt einreichen, du musst sie aber archivieren und bei Bedarf vorlegen können. Wichtig dabei ist, dass du die Belege aufbewahrst, wie du sie erhalten hast. Sprich: Rechnungen, die per Post kamen oder abgesendet wurden, müssen in Papierform archiviert werden. Elektronische Belege musst du elektronisch aufbewahren – in der Form, in der sie dich erreicht haben.

Sinnvoll ist es darüber hinaus, die Nachweise über bereits geleistete Vorauszahlungen (zum Beispiel Übertragungsprotokolle der Umsatzsteuervoranmeldungen) herauszusuchen und zusammengehörige Posten (zum Beispiel Einnahmen aus selbstständiger Arbeit oder Ausgaben für die Krankenversicherung) vorab aufzuaddieren. Diese Vorab-Berechnungen können formlos auf Papier, in einem Excel-Dokument oder in einer Buchhaltungssoftware erfolgen.

Checkliste Einkommensteuererklärung: Welche Angaben und Unterlagen brauche ich?

Die Einkommensteuererklärung gibst du nicht für dein Unternehmen, sondern für dich als Privatperson ab. Relevant sind aus diesem Grund nur deine privaten Einnahmen und Ausgaben. Bevor du diese im Detail angibst, füllst du allerdings erst den Mantelbogen mit den allgemeinen Angaben aus. Dafür benötigst du Informationen wie deine Steuernummer bzw. Steuer-Ident und deine Bankverbindung. Anzugeben ist dein persönliches Girokonto, auf das Guthaben ausgezahlt werden können – oder von dem zu zahlende Beträge eingezogen werden können.

Hast du zusätzliche Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit – zum Beispiel, weil du dich nebenberuflich selbstständig machst – benötigst du auch die elektronische Lohnsteuerbescheinigung. Das Ausfüllen der Einkommensteuererklärung klappt umso schneller und leichter, je besser du dich mit einer Steuer-Checkliste vorab darauf vorbereitest. Die Checkliste hilft dir dabei, sämtliche Nachweise sinnvoll und chronologisch zu ordnen. Die folgenden Unterlagen und Belege solltest du für die Steuererklärung bereitlegen:

Einkommen

• Abfindungen
• ausgestellte Rechnungen
• Bescheide der Agentur für Arbeit (zum Beispiel über Arbeitslosengeld, Eingliederungshilfen)
• elektronische Lohnsteuerbescheinigung
• Nachweise über Lohnausgleichszahlungen wie Mutterschaftsgeld, Elterngeld, Krankengeld usw.
• Mieteinnahmen
• Renten-Belege
• vermögenswirksame Leistungen
• Zins- und Kapitaleinnahmen

Dienstleistungen

• haushaltsnahe Aufwendungen (zum Beispiel Haushaltshilfen, Pflegedienst, Gartenarbeiten)
• Handwerker-Rechnungen (möglichst mit separater Aufstellung von Arbeits- und Materialkosten)

Gesundheit

• Beiträge zur Krankenversicherung
• Beiträge zur Krankenversicherung für eigene Kinder
• Nachweise für privat bezahlte Hilfs- und Heilmittel (zum Beispiel Brillen, Hörgerät, Therapien, Medikamente)

Kind

• Aufhebungsbescheide Kindergeld
• Ausbildungsvertrag/Studienbescheinigung
• Besondere Ausgaben wie beispielsweise Schulgeld, Förderunterricht usw.
• Betreuungskosten

Versicherungen

• Beiträge zur Sozialversicherung (Krankenversicherung, Pflegeversicherung)
• Erwerbs-/Berufsunfähigkeitsversicherung
• gegebenenfalls Pflichtbeiträge zur Rentenversicherung
• Kfz-Versicherung
• Lebensversicherung
• Rechtsschutzversicherung
• Unfallversicherung

Vorsorge

• Beiträge zur Altersvorsorge (Rentenversicherung, gegebenenfalls Riester-/Rürup-Beiträge)
• Berufsunfähigkeitsversicherung

Wohnen

• Belege über doppelte Haushaltsführung (Fahrkosten, Haushaltskosten am Arbeitsort)
• Mietvertrag/Nachweis häusliches Arbeitszimmer (Mietkosten, Nebenkosten)
• Nachweise über die Nutzung von ÖNV oder Fahrkosten bei Nutzung eines PKWs
• Nebenkostenabrechnungen (gegebenenfalls anteilig für ein Arbeitszimmer berechnet)

Sonstiges

• Sonderausgaben (zum Beispiel Spenden, Beerdigungskosten, Weiterbildungskosten)
• Werbungskosten (zum Beispiel Arbeitsmittel wie Fachliteratur und Werkzeuge, Berufsbekleidung)

Checkliste Umsatzsteuererklärung

Neben der Einkommensteuererklärung bist du in der Regel auch verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung abzugeben – auch dann, wenn du die Kleinunternehmer-Regelung nutzt und keine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben hast. Für die Umsatzsteuererklärung benötigst du in der Regel Belege über:

• Einnahmen in Form von selbst ausgestellten Rechnungen und Zahlungseingängen
• Umsätze nach Umsatzart (zum Beispiel aus selbstständiger Arbeit, Land- und Forstwirtschaft)
• berufliche Kosten (zum Beispiel für die Anmietung von Büroflächen, Nebenkosten)
• berufliche Ausgaben (etwa für Werbung, Produktentwicklung)
• bereits gezahlte Steuern (nach Steuersatz aufaddiert)
• in Rechnung gestellte Umsatzsteuer (aufaddiert nach Steuersatz).