Rechnung als Freiberufler – wie du sie richtig schreibst

Rechnungen zu schreiben gehört bei Selbstständigen und Freiberuflern zum normalen Berufsalltag. Hierbei sind einige Formalitäten zu beachten, damit es sich um eine korrekte Rechnungsstellung handelt und alle Pflichtangaben im Schreiben zu finden sind. Dies gilt umso mehr, wenn du keine Umsatzsteuer abführen willst, was bei Kleinunternehmern möglich ist. Einzelne Sätze in deinem Rechnungsschreiben sind deshalb verpflichtend zu integrieren, um keinen Nachteil davonzutragen.

Gibt es Unterschiede zwischen Freiberuflern und Selbstständigen?

Im Wesentlichen gibt es keinen Unterschied, wenn du deine Rechnung als großes Unternehmen, als Selbstständiger oder als Freiberufler stellst. Die größte Abweichung entsteht im Nachhinein beim geschäftlichen und steuerlichen Nachweis. So müssen Freiberufler keine doppelte Buchführung machen und keine Bilanzen erstellen, wie es bei Selbstständigen, Händlern und vielen Gesellschaftsformen der Fall ist. Stattdessen reicht bei der Steuer die Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus, wenn du gestellte und gezahlte Rechnungen angibst und so einen potenziellen Überschuss ermittelst.

Ansonsten hast du als Freiberufler die gleichen steuerlichen Pflichten zu erfüllen wie ein klassischer Selbstständiger oder ein Unternehmen. Hier wird von der Größe deines Betriebs und den erzielten Umsätzen abhängig gemacht, ob du Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) in deinen Rechnungen ausweisen musst oder nicht.

Musst du Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?

Eine freiberufliche Tätigkeit kann einem Kleingewerbe entsprechen, selbst wenn du nicht als typischer Gewerbetreibender zu sehen bist. Hast du im vergangenen Jahr weniger als 17.500 Euro Umsatz erzielt und kommst im aktuellen Geschäftsjahr nicht über 50.000 Euro Umsatz, kannst du die Kleinunternehmer-Regelung gemäß § 19 Abs.- UStG anwenden. In diesem Fall musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und kannst den Betrag für erbrachte Leistungen als reinen Nettobetrag als Umsatz verbuchen.

Wie funktioniert die Regelung als Kleinunternehmer?

Wenn du von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren willst, muss ein entsprechender Hinweis in deinen Rechnungen zu finden sein. Ansonsten kann das Finanzamt im Extremfall annehmen, dass die Steuer doch eingezogen werden muss und du verlierst 19 Prozent deiner eigentlichen Nettoeinnahmen. Es reicht dabei, dein Rechnungsschreiben um einen Satz zu ergänzen, der als eindeutiger Hinweis zur gesetzlichen Regelung zu verstehen ist. Ein solcher Satz könnte lauten:

  • Rechnungsstellung gemäß § 19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreit.
  • Als Kleinunternehmer muss ich gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen.
  • Nach § 19 Abs. 1 UstG enthält dieser Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.

Gerade Start-ups und unerfahrene Freiberufler beziehen sich gerne auf diese Regelung. In diesem Fall brauchst du nicht regelmäßig eine Voranmeldung und eine jährliche Steuererklärung für die Umsatzsteuer zu machen. Stattdessen musst du wie jeder andere Unternehmer allein deine Einkommensteuererklärung machen.

Muss die Kleinunternehmer-Regelung zwingend angewendet werden?

Als Freelancer kannst du diese Regelung anwenden, musst es aber nicht. Du kannst dich freiwillig dazu entscheiden, Umsatzsteuer auf deinen Rechnungsschreiben aufzuführen. Informiere dich hierbei, welcher Satz für deine Leistungen angewendet wird, im Regelfall sind dies 7 oder 19 Prozent. Eine wesentliche Ausnahme ist die Abrechnung mit Kunden im EU-Ausland. Mit einem entsprechenden Hinweis auf der Rechnung kannst du das Reverse-Charge-Verfahren ohne Umsatzsteuerausweisung anwenden.

Wenn du dich einmal für die Steuer entschieden hast und dir eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeteilt wurde, wirst du in Zukunft nicht mehr zurückwechseln können. Überlege dir deshalb vor deiner endgültigen Entscheidung genau, ob die Kleinunternehmer-Regelung für dich sinnvoll ist. Die Entscheidung wird dir abgenommen, sobald du als Freelancer einen größeren beruflichen Erfolg verzeichnest und über die oben genannten Grenzbeträge kommst.

Für ein freiwilliges Abführen der Umsatzsteuer sprechen zwei Gründe. Zum einen wirst du je nach Berufszweig zu Beginn viele Ausgaben haben, sodass du die hier entrichtete Mehrwertsteuer steuerlich zu deinen Gunsten anrechnen lassen kannst. Zum anderen wirst du als Unternehmer von Beginn an einen größeren und seriöseren Eindruck hinterlassen, wenn du keinen Hinweis auf ein Kleingewerbe geben musst.

Welche Informationen müssen deine Rechnungen enthalten?

Vom Freiberufler bis zum klassischen Unternehmen müssen einige Pflichtangaben in deinen Rechnungsschreiben zu finden sein. Fehlen diese, kann der Kunde die Richtigkeit oder Gültigkeit der Rechnung anzweifeln. Auch das Finanzamt kann dir später Probleme bereiten, wenn deine gestellten Rechnungsschreiben nicht der gängigen Norm entsprechen. Folgende Angaben sollten deshalb unbedingt auf deinen Rechnungen zu finden sein:

Name, Adresse und Co.

Die Rechnung muss deinen Namen als Freelancer sowie deine vollständige Anschrift beinhalten. Umgekehrt muss im Schreiben der vollständige Name und die Adresse des Rechnungsempfängers zu finden sein. Schließlich werden die leistenden Unternehmen mit dem Schreiben ihre Steuerlast mindern und eine saubere Buchführung durchführen wollen.

Die Rechnungsnummer und ihre Besonderheiten

Eine verpflichtende Angabe in deinen Rechnungsschreiben ist eine fortlaufende Rechnungsnummer. In welcher Form du diese Nummer erstellst und welches Format sie hat, ist grundsätzlich dir überlassen. Allerdings müssen die zuständigen Mitarbeiter im Finanzamt erkennen können, wie deine Rechnungsnummer entsteht und in welchem Bestandteil sich die fortlaufende Nummer finden lässt. Eventuell legst du bei der Steuererklärung eine Übersicht bei, aus der sich der fortlaufende Charakter deiner gewählten Rechnungsnummern herleiten lässt.

Art und Menge der erbrachten Leistungen

Für den Rechnungsempfänger muss eindeutig erkennbar sein, welche Leistungen du mit dem Schreiben abrechnest. Wie diese Aufstellung genau ausfällt, hängt vom geschäftlichen Charakter des leistenden Unternehmens ab. Als Freiberufler wirst du häufig ein Honorar stellen, beispielsweise indem du pauschal oder nach Stundensatz abrechnest. Diese Abrechnungsart sollte dem Rechnungsschreiben zu entnehmen sein.

Auch die Art der erbrachten Leistung muss sich durch eine handelsübliche Bezeichnung klar aus deinem Rechnungsdokument ergeben. Eventuell musst du diese sehr detailliert aufschlüsseln, damit sie vom Empfänger der Leistung oder vom Finanzamt keine Fragen aufwirft. Es empfiehlt sich für viele Freelancer, eine Tabelle oder ein Excel-Dokument ins Rechnungsschreiben zu integrieren, um hier mehrere Einzelposten aufzuführen.

Rechnungsdatum und Lieferdatum

Für das Datum in Rechnungsdokumenten gelten klare gesetzliche Regelungen. Zum einen wird das Lieferdatum von Waren oder das Datum einer Leistungserbringung nicht immer mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen. In der Praxis ist es bei vielen Freiberuflern üblich, zunächst die Leistung zu erbringen und später mit dem Kunden abzurechnen. Auch das Gegenteil mit einer Vorkasse oder einer Guthabenbasis ist denkbar. Kommt es zu solchen Abweichungen, müssen dem Rechnungsschreiben die beiden unterschiedlichen Daten zu entnehmen sein.

Wichtiger Tipp: Hast du eine Leistung erbracht, muss diese spätestens nach sechs Monaten abgerechnet werden. Ansonsten verlierst du als Rechnungssteller deine Ansprüche und kannst nur noch auf die Kulanz des Leistungsempfängers hoffen. In der Praxis ist die Rechnungsstellung wenige Tage oder Wochen nach der Leistungserbringung üblich, bei häufigen Aufträgen beispielsweise regelmäßig zum letzten Tag eines jeden Monats.

Steuerliche relevante Angaben

In steuerlicher Hinsicht musst du zwei Aspekte bedenken. Zum einen wirst du die oben beschriebene Sätze integrieren müssen, wenn du als Kleinunternehmer tätig bist oder das Reverse-Charge-Verfahren anwenden willst. An welcher Stelle du einen der Sätze in deinem Rechnungsschreiben unterbringst, ist dir überlassen.

Zum anderen muss das Rechnungsschreiben deine Steuernummer aufweisen. Falls du Mehrwertsteuer abführst, reicht hierfür die Umsatzsteuer-ID. Machst du als Freiberufler von der Regelung als Kleingewerbe Gebrauch, gibst du die reguläre vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer an. Diese muss nicht genannt werden, wenn du deine USt-IdNr. in deine Rechnungsschreiben einbindest und Mehrwertsteuer abführst.

Sofware für deine Rechnungen

Im digitalen Zeitalter ist es möglich und immer verbreiteter, auf elektronischem Wege mit Kunden abzurechnen. Ein Rechnungsprogramm erspart dir viele Mühen und erleichtert deine Buchhaltung. Auch ist sichergestellt, dass die Pflichtangaben korrekt auf der Rechnung auftauchen.

Muster-Rechnungen & Vorlagen

Erwerbstätige in freien Berufen können auf eine solche Muster-Rechnung zurückgreifen, die beispielsweise die für Kleinunternehmer richtige Formulierung umfasst. Achte lediglich darauf, dass diese Vorlagen alle korrekten Angaben enthalten, die für dich als Freiberufler und deine Branche relevant sind.

Tipp: Für den Anfang haben wird für dich kostenlose Rechnungsvorlagen im Word- und Excel-Format, falls du zunächst kein spezielles Rechnungsprogramm nutzen möchtest. Solltest du aufgrund der Kleinunternehmer-Regelung von der Mehrwertsteuerpflicht befreit sein, lade dir einfach die passende Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer herunter.

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