Wie nutze ich das interne Rechnungswesen richtig?

Wer seinen Betrieb erfolgreich führen will, muss seine Leistungen wirtschaftlich produzieren. Die Kosten müssen in einem überschaubaren Rahmen bleiben, eine regelmäßige Kontrolle der Aufwände ist unbedingt nötig. Nur so ist es möglich, drohende Kostentreiber rechtzeitig zu identifizieren und bei Bedarf gegenzusteuern. Um die Vorteile des internen Rechnungswesens voll zu nutzen, sind drei Aufgaben erforderlich. Sie lassen sich gut der Reihe nach abarbeiten. Neben den Kosten solltest du auch die Erlöse im Auge behalten.

Das interne Rechnungswesen analysiert die eigene Leistung

Wenn du in deinem Unternehmen eine Dienstleistung erbringst oder ein Produkt herstellst, kostet das Geld. Du musst Materialien einsetzen, du nutzt Maschinen, du beschäftigst Mitarbeiter. Als Unternehmer willst du wissen, wie viel dich jeder einzelne Prozess kostet. Dazu nutzt du Daten aus der Buchhaltung, aber auch aus der Kosten- und Leistungsrechnung. Du ordnest zum Beispiel alle anfallenden Kosten einer Abteilung zu, die diese Kosten verursacht. Dadurch hast du einen genauen Überblick, an welcher Stelle im Betrieb teuer produziert wird. Beim Aufbau des internen Rechnungswesens bist du relativ frei in deiner Wahl. Es gibt kaum gesetzliche Vorschriften, die du einzuhalten hast.

Was du zum externen Rechnungswesen wissen musst

Ein weiterer Bestandteil des Rechnungswesens ist das externe Rechnungswesen. Inhalt des externen Rechnungswesens ist die Erstellung des Jahresabschlusses, der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Das interne Rechnungswesen basiert auf den Zahlen des externen Rechnungswesens und verarbeitet sie, um eine solide Beurteilung der internen Leistungsprozesse zu ermöglichen. Vor allem in großen Firmen fallen das interne und das externe Rechnungswesen in die Zuständigkeit des Controllings. Auch als junger Selbstständiger in einem kleinen Unternehmen solltest du auf die wichtigen Informationen nicht verzichten, die dir dieses Instrument an die Hand gibt.

Diese drei Schritte führen dich zu einem transparenten Rechnungswesen

Wenn du bisher noch wenig mit dem Thema der betrieblichen Kosten- und Leistungsrechnung zu tun hattest, stellst du dir sicher die Frage, wie du eine fundierte Kostenrechnung in deiner Firma einführst. Dazu genügen die folgenden drei Schritte:

1. Teile die Abteilungen deiner Firma in Kostenstellen ein.
2. Ordne alle Kosten einer Kostenstelle zu.
3. Führe regelmäßig einen Soll-Ist-Vergleich durch und steuere deine Kosten.

Ein internes Rechnungswesen in deinem Betrieb einzuführen, ist also nicht sehr schwierig. Du benötigst kein Studium an der Universität oder an einer Hochschule, sondern lediglich ein paar Grundlagen in Betriebswirtschaftslehre und ein gewisses Verständnis für die Buchführung, die Planung und die Steuerung von Kosten. Was du im Einzelnen bei den drei Aufgaben zu tun hast, erfährst du in den nächsten Absätzen.

1. Wie dir eine Kostenstelle bei der Bewertung hilft

Bevor du mit der genauen Prüfung deiner Kosten beginnst, musst du zuerst die Abteilungen im Betrieb herausfinden, in denen diese Kosten entstehen. Die Kostenstellenanzahl hängt ein wenig von der Größe deiner Firma ab. Orientiere dich an der Zahl der Abteilungen und vergib für jede Abteilung eine Kostenstellenzuordnung. Kleinere Abteilungen kannst du dabei zusammenfassen.

2. Wie du die Kosten dem Verursacher zuordnest

Im zweiten Schritt geht es darum, alle Kosten der Stelle zuzuordnen, bei der sie angefallen sind. Versuche deshalb, alle Rechnungen so genau wie möglich auf die Verursacher im Prozess der Leistungserstellung aufzuteilen. Bei einigen Kosten wird dir dies nicht gelingen. Eine Lösung kann sein, solche Gemeinkosten nach einem Schlüssel auf die einzelnen Abteilungen aufzuteilen.

3. So hilft dir der Soll-Ist-Vergleich bei Planung und Steuerung

In den ersten beiden Schritten hast du alle Ausgaben identifiziert, die in deinem Unternehmen innerhalb eines Monats oder eines Jahres entstanden sind. Du hast sie dem verursachenden Bereich zugeordnet. Üblicherweise ist es Sache des Controllings, diese Aufteilung vorzunehmen. Jetzt geht es darum, deine ursprüngliche Planungsrechnung mit den tatsächlich angefallenen Ausgaben abzugleichen. In großen Firmen ist das Management an solchen Vergleichen sehr interessiert, aber auch für dein kleines Unternehmen dienen sie als wertvolles Instrument für die Steuerung. Du erkennst aus dem Vergleich sehr gut, welche Abteilung im Vergleich zur Planung zu hohe Ausgaben verursacht hat. Jetzt ist es an dir, die Gründe dafür herauszufinden und nach Lösungen zu suchen, wie du diese Kosten reduzierst.

Ein wichtiger Tipp zum Schluss

Wenn dir Begriffe wie Accounting, betriebliches Rechnungswesen oder externes Rechnungswesen und betriebswirtschaftliche Auswertungen bisher noch nicht geläufig sind, kannst du dich im Internet entsprechend informieren. Einige Hochschulen oder Universitäten haben Kurse online gestellt, auf die Externe Zugriff haben. Suche dir einen solchen Kurs aus und arbeite ihn sorgfältig durch. So liest du in komprimierter Form eine leicht verständliche Zusammenfassung, die dir dabei hilft, dich in das Thema einzuarbeiten.