Die Finanzbuchhaltung (FIBU) als Teil des betrieblichen Rechnungswesens
Die Finanzbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Ihre Aufgabe ist die Erfassung und Dokumentation von Geld- und Güterströmen, um gegenüber externen Organisationen (Banken, Finanzamt, Sozialversicherungen) Rechenschaft ablegen zu können (externes Rechnungswesen). Sie dient aber auch als Entscheidungsgrundlage für die Planung und Steuerung eines Unternehmens (internes Rechnungswesen).
Die Eröffnungsbilanz
Wenn du den Weg in die Selbstständigkeit antrittst, beginnt deine zukünftige Finanzbuchhaltung immer mit einer Eröffnungsbilanz. Die gesetzliche Grundlage wird im Handelsgesetzbuch (HGB) § 242 beschrieben als „Pflicht zur Aufstellung“. Mit diesem ersten Schritt übernimmst du Rechte und Pflichten eines Kaufmanns. Dies ist die Grundlage deiner kommenden Finanzbuchhaltung, denn ab diesem Zeitpunkt bewegst du Zahlen und sammelst Belege.
Doch was gehört überhaupt in die Eröffnungsbilanz hinein? Es werden alle Vermögensteile und mögliche Verbindlichkeiten deines Unternehmens erfasst. So stehen auf der linken Seite der Eröffnungsbilanz die Vermögenswerte, auf der rechten Seite Verbindlichkeiten plus das Eigenkapitalkonto. Deine erste Bilanz zeigt also die Mittelverwendung und die Mittelherkunft auf. Das Eigenkapitalkonto wiederum ist die Differenz aus Mittelverwendung minus Mittelherkunft. Welche Aufgaben die Buchführung für dein Unternehmen übernimmt, erfährst du jetzt.
GoB und Buchungsbeispiel
Hier werden alle geschäftsrelevanten Vorgänge gebucht, die im weiteren Verlauf für die Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung und die Bilanz notwendig sind. Die Vorgaben hierzu werden in den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“, kurz GoB genannt, beschrieben. Denn die Daten aus deiner Buchhaltung fließen nach Ablauf des Wirtschaftsjahres in den Jahresabschluss. Die aus den einzelnen Geschäftsvorfällen vorhandenen Belege werden im Rahmen der doppelten Buchführung zeitlich und sachlich geordnet und dann auf den jeweiligen Konten verbucht.
Hierzu ein kurzes Beispiel: Der Firmenwagen deines Unternehmens wird an einer Tankstelle für 60 Euro betankt. An der Kasse bezahlst du den Betrag in bar und erhältst im Gegenzug einen Beleg. Damit hast du folgende Buchung ausgelöst:
- Tanken an Kasse
Jetzt wäre es sehr verwirrend, würdest du in der Belegverwaltung nur solche Buchungssätze ohne weitere Angaben verwenden. Das heißt, der formulierte Buchungssatz ist zwar in der Beschreibung richtig, kann aber nicht eindeutig zugeordnet werden und erfüllt somit nicht die Anforderungen der GoB. Damit dies möglich ist, benötigst du ein elementares und wichtiges Arbeitsmittel.
Der Kontenplan
Jede Buchhaltung benötigt einen Kontenplan, um die einzelnen Buchungssätze gemäß ihrem Zweck eindeutig zuzuordnen. Bezeichnet werden Kontenpläne auch als Standardkontenrahmen mit dem Kürzel SKR, wobei die darin enthaltenen Kontonummern je nach Branche abweichend sind. Eingeteilt ist der Kontenrahmen in Kontengruppen von 0 bis 9. Anhand der ersten Ziffer kannst du sofort erkennen, welche Funktion einem Konto zugeordnet ist. Wenn der Firmenwagen also betankt wird, handelt es sich um einen betrieblichen Aufwand, der dem Konto 4500 Fahrzeugkosten (Kontengruppe 4) zugeordnet werden kann. Dieses trägt folgende Merkmale:
- betrieblicher Aufwand und somit gewinnmindernd
- vorsteuerabzugsberechtigt
Beschreibung der Kontengruppen
Innerhalb der Kontengruppen befinden sich die Kontonummern. Hier gibt es wiederum folgende Einteilung:
- Sachkonten: Hier findest du alle Konten, die in der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung eine Rolle spielen. Zudem wird der Oberbegriff Sachkonten nochmal unterteilt in:
- Erfolgskonten: Hier werden Aufwendungen und Erträge erfasst und am Ende des Wirtschaftsjahres in die GuV-Rechnung mit einbezogen.
- Bestandskonten: Hier wird auch der Begriff Aktiv– und Passivkonten verwendet. Diese Konten finden sich in der Bilanz wieder.
- Sammelkonten: Hierzu gehören das Eröffnungs- und Schlussbilanzkonto sowie das Gewinn-und-Verlust-Konto.
- Personenkonten: Hier werden alle Kontenbewegungen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern erfasst und unterteilen sich wie folgt:
- Kreditorenbuchhaltung für die Erfassung von Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten
- Debitorenbuchhaltung für die Erfassung von Forderungen gegenüber Kunden
- Lohnbuchhaltung für die Erfassung der Löhne und Gehälter
- Steuerkonten: Für die Erfassung unterschiedlicher Steuerarten werden Steuerkonten eingerichtet. Die bekanntesten Steuerkonten sind sicherlich das Umsatzsteuerkonto und das Vorsteuerkonto.
- Privatkonto: nur bei Personengesellschaften relevant. Als Unterkonto des Eigenkapitalkontos werden hier Entnahmen und Einlagen der Gesellschafter verbucht.
Mit den hier aufgeführten Informationen kannst du nun den oben erwähnten Buchungssatz buchhalterisch korrekt formulieren:
- Belegdatum: 01.01.1970
- Sollbuchung:
- Konto: 4500 | 1570
- Buchungssatz: Tanken bar | Vorsteuer
- Betrag: 52,10 | 9,90
- Habenbuchung:
- Gegenkonto: 1000
- Betrag: 62,00
In diesem Buchungssatz steckt die gesamte Grundlage der Finanzbuchhaltung. Zwei wichtige Grundlagen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung hast du dir bislang angeschaut. Die in der GoB festgelegten Grundsätze und den Kontenrahmen. Eine der wichtigsten Regeln der Buchung von Geschäftsvorfällen kommt im Buchungsbeispiel zum Tragen:
- Soll an Haben
Das bedeutet, jedes Konto in deiner Buchhaltung hat eine Soll-Seite und eine Haben-Seite. Zur Verdeutlichung nimmst du das Konto 1000. Im SKR-03, ein von Freiberuflern und kleineren Unternehmen oft verwendeter Standardkontenrahmen, ist dies das Kassenkonto. Die Soll-Seite zeigt den Bargeldbestand an, die Haben-Seite Bargeldentnahmen. Schau dir jetzt einmal den Buchungssatz an. Dort steht als Gegenkonto 1000. Demnach findet hier eine Habenbuchung auf dem Kassenkonto statt. Somit handelt es sich um eine Bargeldentnahme.
Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV)
Eine der grundlegenden Aufgaben deiner zukünftigen Buchführung wird die Berechnung möglicher Steuerlasten sein. Dies geschieht am Ende eines Wirtschaftsjahres über die Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Dann werden alle relevanten Konten saldiert und der entstandene Gewinn oder Verlust ausgewiesen.
Wichtige Merksätze für deine Finanzbuchhaltung
Nach der GoB:
- Grundsatz der Vollständigkeit
- Grundsatz der Einzelbewertung
- Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
- Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit
Anforderungen der Buchführung:
- ordnungsgemäße Aufbewahrung im Rahmen der Aufbewahrungspflicht
- keine Buchung ohne Beleg
- Verbot der Unleserlichkeit von Buchungen und Belegen
- Saldierungsverbot (Vermögen, Schulden, Aufwendungen und Erträge werden miteinander verrechnet)
- sachgerechte Organisation
- Verbot von Bleistifteintragungen
Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.