Wie hilft dir eine Buchhaltungssoftware bei deiner Buchhaltung?

Moderne Buchhaltungssoftware kann mehr als nur die einfache Buchführung. Sie kann dich beim Erstellen von Rechnungen unterstützen und übernimmt betriebswirtschaftliche Auswertungen. Das hilft bei der Gewinn-und-Verlust-Rechnung, der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, der Bilanz oder dem Jahresabschluss. Ebenso kannst du die vom Finanzamt geforderten Umsatzsteuervoranmeldungen automatisch ausfüllen und dorthin senden. Im Folgenden erhältst du Tipps, worauf du achten solltest, damit du das für dich richtige Buchhaltungsprogramm erwirbst.

Welche Funktionen enthält moderne Buchhaltungssoftware?

Nicht jede Software beinhaltet jede Funktion, aber ein Überblick zeigt dir die Möglichkeiten, die moderne Buchhaltungsprogramme bieten. Wichtig ist dabei, dass du dir im Vorfeld überlegst, welche Features du brauchst.

Wenn du Freiberufler oder Kleinunternehmer bist, bist du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dann genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Kleingewerbetreibende müssen zum Beispiel keinen Jahresabschluss erstellen. Diese Funktionen benötigst du dann auch nicht in deiner kaufmännischen Software.

Kleinunternehmer können nach der Kleinunternehmerregelung auf die Umsatzsteuervoranmeldung verzichten, da sie die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Wie du siehst, beanspruchen Kleinunternehmen andere Module als Buchhalter für Gewerbetreibende.

Die wichtigsten Module für eine ordentliche Buchhaltung sind

  • das Kassenbuch
  • die Erstellung von Angeboten und Rechnungen
  • und die Anlagenverwaltung.

Weitere Funktionen, die fast jede Software mitbringt:

  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
  • Jahresabschluss
  • Bilanz
  • Gewinn-und-Verlust-Rechnung

Sinnvoll sind zudem die Schnittstellen zu ELSTER und DATEV, damit die für das Finanzamt notwendigen Anlagen ausgefüllt und versendet werden können. Einige Online-Buchhaltungsprogramme bieten auch den Export zu einem Tabellenkalkulationsprogramm, der E-Bilanz und dem Online-Banking an. Wichtig für deine Entscheidung kann auch sein, ob du deine Buchhaltungssoftware zum Installieren oder als Cloud-Software bevorzugst. Für beide Varianten gibt es Vor- und Nachteile.

Einfache Funktionen wie die Anzeige des Umsatzes und allgemein der Finanzen sowie die GuV und den Vergleich von Gewinn und Verlusten in Form einer Monatsübersicht sollten enthalten sein. Jedes Buchhaltungsprogramm kann die doppelte Buchführung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung automatisch erstellen. Als Selbstständiger oder Inhaber eines kleinen Unternehmen solltest du ganz einfach deinen Umsatz, die Finanzen und einen Vergleich von Einnahmen und Ausgaben anzeigen können. Auch die Umsatzsteuer sollte sich einfach verbuchen lassen.

Gute Buchhaltungsprogramme kannst du als Kunde in der Regel vorher testen. Nicht zu unterschätzen ist der angebotene Support. Natürlich sind auch die Kosten zu beachten.

Welche sonstigen Anforderungen kannst du als Selbstständiger an die Software für Buchführung stellen?

Als Freiberufler oder Unternehmer, der die Buchführung selbst in die Hand nimmt, bietet es sich an darauf zu achten, dass die Software einfach zu bedienen ist. Das erspart dir Zeit und Stress, denn als Kleinunternehmer willst du lieber dein Unternehmen führen, als dich hauptberuflich zum Buchhalter zu machen. Weitere Fragen sind, ob du Wert auf die Bedienung auf dem Tablet oder Smartphone legst. Kann die Software Bankbuchungen einlesen und automatisch verbuchen? Erkennt das Programm digital erfasste Belege und kann es diese buchen? Kannst du ohne großen Aufwand Rechnungen an deine Kunden schreiben? Kannst du säumige Kunden abmahnen? Gerade als Existenzgründer und Freiberufler bist du auf pünktliche Zahlungen angewiesen. Die Software sollte dir helfen, Fristen einhalten zu können.

Welche Leistungsmerkmale sind speziell?

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird selten mit angeboten, da das Thema für einzelne Unternehmer nicht wichtig ist. Bei großen Gesellschaften wird diese sowieso zu einem Steuerberater ausgelagert. Selbstständige im Bereich des Einzelhandels oder E-Commerce benötigen zum Beispiel eine funktionierende Warenwirtschaft, was ein zusätzliches Feature darstellt und für die Buchhaltung von Freiberuflern nicht wichtig ist. Meistens sind solche Leistungsmerkmale in einem zusätzlichen Angebot erhältlich.

Heutzutage ist die Zusammenarbeit bei der Buchführung zwischen Unternehmen und Steuerberater und Unternehmer und Finanzamt sehr wichtig. Dafür steht bei der Buchhaltung der DATEV-Export zur Verfügung, sodass Daten direkt übermittelt werden können.

Viele Anbieter gehen vom Alltag eines Unternehmens aus, in dem oft Rechnungen erstellt werden müssen, und integrieren das in die Buchhaltungssoftware. Du kannst als Selbstständiger ebenfalls Angebote an deine Kunden versenden. MonKey-Office zum Beispiel setzt auf die Einfachheit im Büroalltag eines Kleinunternehmers.

Lexware Buchhalter und DATEV haben die Zusammenarbeit zwischen Berater und Selbstständigem im Fokus. Beachte dabei, dass einige Anbieter wichtige Funktionen als Upgrade zur Verfügung stellen.

Beim Feature Jahresabschluss existieren erhebliche Unterschiede. Je nachdem, was du abgeben musst, gibt es verschiedene Varianten in der Buchhaltungssoftware. Es wird sowieso empfohlen, einen Steuerberater hinzuzuziehen und vielleicht sogar einen Teil der Buchhaltung auszulagern.

Fazit

Moderne Programme für die Buchhaltung enthalten viele Möglichkeiten, um dir die Buchhaltung und den Alltag im Büro zu erleichtern. Wichtig ist, dass du dir im Vorfeld überlegst, welche Funktionen du für deine Tätigkeit benötigst. Wo liegen deine Prioritäten und auf was kannst du verzichten? Welches Programm lässt sich in deine bereits bestehenden Programme am besten integrieren? Existieren Schnittstellen?

Gilt für dich die Kleinunternehmer-Regelung? Reicht für dich die EÜR oder gehört dein Unternehmen zu den größeren und anstatt der EÜR musst du einen Jahresabschluss erstellen? Musst du mehr als die EÜR abgeben, hilft dir die Buchhaltungssoftware ganz einfach, die GuV und die Bilanz anzufertigen.

Moderne Buchhaltungssoftware kannst du mit deinem Bankkonto vernetzen. Ein schneller Vergleich zeigt, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und wen du abmahnen musst. Die Software erinnert dich an die Fristen und du kannst durch Erstellung eigener Aufgaben beim Programmstart auf einen Blick sehen, was an einem bestimmten Tag alles zu erledigen ist. Auch die Abmahnung geschieht mit einem Klick.

Aber die Buchhaltung machst du nicht nur für den Steuerberater und das Finanzamt, sondern zuerst einmal für dich. Durch die ständige Aktualisierung deiner Buchhaltung behältst du einen Überblick über deine wirtschaftlichen Verhältnisse. Du erkennst sofort, wenn du in Zahlungsverzug bist und bei wem. Mit einem Klick werden dir Engpässe angezeigt und du kannst dementsprechend schnell reagieren. Buchhaltung ist dank moderner Buchhaltungssoftware heute längst nicht mehr trocken und langweilig. Eine Investition in ein solches Programm lohnt sich ebenso wie die Mühe, sämtliche Angebote zu vergleichen und das für dich geeignete herauszusuchen. Viele Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten kostenlose Testphasen an. Nutze sie, um herauszufinden, mit welchem Programm du am besten zurechtkommst, welches dir die meiste Arbeit abnimmt und dir bei Fragen und Problemen Support zur Seite stellt.

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