Ist eine Rechnungsvorlage sinnvoll?

Als Selbstständiger willst du sicherlich vom ersten Tag an einen professionellen Eindruck bei Kunden und Geschäftspartnern hinterlassen. Eine korrekte und professionell erstellte Rechnung ist hierfür eine wichtige Grundlage. Online findest du zahlreiche Excel-Rechnungsvorlagen, die du nutzen kannst. Allerdings solltest du vorher sicherstellen, dass alle wichtigen Angaben im Rechnungsschreiben zu finden sind. Noch einfacher aus mit einer Rechnungsvorlage erstellt du Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm.

Gibt es spezielle Rechnungsvorlagen für Selbstständige?

Grundsätzlich macht es keinen Unterschied, ob du als großes Unternehmen, Selbstständiger oder Freiberufler deine Rechnungen stellst. Der Aufbau des Schreibens ist in vielen Fällen identisch – abhängig von der Art deiner Tätigkeit und steuerlichen Besonderheiten gibt es jedoch einzelne Abweichungen. Du kannst für eine professionelle Rechnung trotzdem auf eine Rechnungsvorlage zurückgreifen, die nicht explizit für Einzelunternehmer, Freelancer oder eingetragene Kaufleute erstellt wurde.

Tipp: Nutze unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen, die du dir schnell und einfach herunterladen kannst.

Kostenlose Rechnungsvorlagen

Was muss auf der Rechnung alles aufgeführt sein?

Damit eine Rechnung von sämtlichen Unternehmen, Geschäfts- und Privatleuten akzeptiert wird, müssen einige Standards eingehalten werden. Sollten ein oder mehrere dieser Elemente in deiner Rechnungsvorlage fehlen, ist diese nicht geeignet und hinterlässt keinen seriösen Eindruck. Zu den unverzichtbaren Standards, die ein Rechnungs-Muster enthalten sollte, gehören:

  • Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
  • deiner Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Rechnungsdatum (sowie ein eventuell abweichendes Lieferdatum)
  • konkrete Aufstellung der in Rechnung gestellten Leistungen nach Art und Menge
  • eine einzigartige, fortlaufende Steuernummer
  • Aufspaltung in Brutto- und Nettobeträge (bei Ausweisung von Umsatzsteuer)

Neben diesen Pflichtangaben sind weitere Angaben im Rahmen deiner Rechnungsstellung empfehlenswert, vor allem eine Bankverbindung und verschiedene Kontaktdaten. Auch das Thema Steuern solltest du ernstnehmen: Im Idealfall führst du für jedes Leistungselement den Nettobetrag, die konkret anfallende Mehrwertsteuer inklusive Steuersatz und den hieraus resultierenden Bruttobetrag auf.

Besonderheiten für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer kannst du auf die Ausweisung und Abfuhr von Umsatzsteuer verzichten. Die Regelung ist anwendbar, sofern du im letzten Geschäftsjahr nicht mehr als 22.000 Euro vereinnahmen konntest und im laufenden Geschäftsjahr nicht über 50.000 Euro kommst. Die Regelung bringt den Vorteil, dass du dich seltener mit dem Finanzamt auseinandersetzen musst und nicht zur Abgabe regelmäßiger Umsatzsteuer-Voranmeldungen verpflichtet bist. Im Gegenzug kannst du nicht die Umsatzsteuerbeträge selbst gezahlter Rechnungen steuermindernd geltend machen.

Die Kleinunternehmer-Regelung in die Rechnungsvorlage einbinden

Wenn du von der Regelung als Kleinunternehmer Gebrauch machen willst, sind drei formale Besonderheiten zu beachten.

  • Zunächst musst du den Rechnungsbetrag ausschließlich als reinen Nettobetrag aufführen, eine Aufspaltung in brutto und netto entfällt durch den fehlenden Mehrwertsteueranteil.
  • Zweitens solltest du ausschließlich deine Steuernummer in deinen Grunddaten aufführen, die vom Finanzamt bei Aufnahme deiner Tätigkeit erstellt wurde. Nur falls du Umsatzsteuer abführst, ist die Verwendung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anstelle der einfachen Steuernummer zu bevorzugen. Durch letztere können Kunden und Geschäftspartner ansonsten umfassende Informationen bei den Finanzbehörden über dich und dein Unternehmen einholen.
  • Drittens darf beim Schreiben deiner Rechnungen der Hinweis nicht fehlen, dass du von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch machst. Hierfür reicht der Hinweis, dass du gemäß § 19 Absatz 1 UStG keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aufführst. Für die konkrete Formulierung gibt es keine rechtlichen Vorschriften, lediglich der Bezug zu dieser Passage im Umsatzsteuergesetz muss eindeutig erkennbar sein.

Weitere Vorlagen online oder in einer Buchhaltungssoftware finden

Neben dem kostenlosen Download kannst du für korrekte Rechnungen direkt in eine Software im Bereich Buchhaltung investieren. In diesen findest du viele Rechnungsvorlagen für Kunden und unterschiedliche Zwecke, ergänzt um zusätzliche Daten und Funktionen für wichtige betriebswirtschaftliche Bereiche. Die Buchführung und Finanzplanung wird immer häufiger digital abgewickelt, wobei du neben der Software oft nichts weiter als Microsoft Word oder eine ähnliche Office-Software benötigst.

Zwar wirst du solche Programme nicht zum kostenfreien Download online finden, das Geld ist zum Einstieg in deine Selbstständigkeit jedoch gut investiert. Oft bieten dir die Programme weitere Informationen zu allen wichtigen Themen rund um Rechnungsstellung und Buchhaltung. Dies ist für Existenzgründer besonders attraktiv, denn so wird ihnen Schritt für Schritt beim Schreiben professioneller Rechnungen geholfen.

Rechnungen online schreiben mit Holvi

Mit Holvi brauchst du kein separates Rechnungsprogramm, sondern kannst Rechnungen direkt in deinem Geschäftskonto schreiben, versenden und verfolgen – ganz ohne Papierkram. Du behältst jederzeit den Überblick über deine offenen Rechnungen und wirst bei Zahlungseingängen in Echtzeit benachrichtigt.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.