Steuererklärung: Was kann man absetzen?

Steuern sparen gilt in Deutschland geradezu als Volkssport: Wer die aktuellen Regelungen kennt, kann zahlreiche Leistungen absetzen und mit einer beachtlichen Steuerrückerstattung durch das Finanzamt rechnen. Was viele Angestellte nutzen, kommt auch Existenzgründern und Selbstständigen zugute. Für sie gelten allerdings etwas andere Regeln, Pauschalen und Höchstsätze, die du kennen solltest, um eine unnötig hohe steuerliche Belastung zu vermeiden. Alles Wissenswerte zur Steuererklärung liest du in diesem Ratgeberartikel.

Steuern sparen mit geringstmöglichem Aufwand

Während Selbstständige in der Regel verpflichtet sind, mindestens eine Steuererklärung – die alljährliche Einkommensteuererklärung – abzugeben, haben Arbeitnehmer oftmals die Wahl, ob sie diesen Aufwand betreiben möchten oder nicht. Die gute Nachricht: In vielen Fällen ist es gar nicht so schwierig oder gar aufwändig, Kosten geltend zu machen. Besonders dann nicht, wenn der Gesetzgeber sogenannte Pauschbeträge vorsieht – dann nämlich reicht es auch, den entsprechenden Punkt in der Steuererklärung zu markieren bzw. den Pauschbetrag einzutragen, ohne aufwändige Nachweise. Zu den bekannten Pauschalen zählen:

• Altersentlastungsbetrag (bis zu 1.900 Euro je nach Geburtsjahr, nur für bis 1974 Geborene)
• Arbeitnehmerpauschbetrag (1.000 Euro, anzusetzen bei Werbungskosten)
• Arbeitsmittelpauschale (110 Euro/Jahr)
• Behindertenpauschbetrag (310-1.420 Euro je nach Behinderungsgrad, 3.700 Euro für blinde bzw. hilflose Menschen)
• Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale (für Berufspendler, 0,30 Euro/Kilometer)
• Grundfreibetrag (9.000 Euro, grundsätzlich steuerfreie Einkünfte für jeden Steuerzahler)
• Kinderfreibetrag (7.356 Euro pro Kind, Finanzamt führt Günstigerprüfung durch)
• Pflegepauschbetrag (für Menschen, die pflegebedürftige Angehörige betreuen, bis zu 924 Euro)
• Sonderausgabenpauschbetrag (36 Euro für Singles/72Euro für Paare)
• Sparerpauschbetrag (801 Euro für Singles/1.602 Euro für Paare – Achtung: Freistellungsauftrag nicht vergessen!)
• Umzugskostenpauschale (für berufsbedingte Umzüge, 764 Euro für Singles/1.528 Euro für Paare)
• Verpflegungspauschale (für Dienstreisende)
• Werbungskostenpauschale (Pauschale für berufsbedingte Kosten wie Fahrt zur Arbeit, Berufsbekleidung usw.)

Tipp: Achte genau darauf, wer den jeweiligen Pauschbetrag nutzen darf! Beispielsweise die Arbeitsmittel- oder Werbungskostenpauschale richtet sich ausschließlich an Arbeitnehmer und kann von Selbstständigen nicht in Anspruch genommen werden.

Ob es sinnvoll ist, einen Pauschbetrag zu nutzen oder ob du besser doch jede Ausgabe einzeln nachweist, musst du individuell entscheiden. Ein Pauschbetrag lohnt sich in der Regel besonders dann, wenn du einzelne Ausgaben nicht nachweisen kannst oder wenn deine Ausgaben niedriger als die Pauschale lagen.

Was können eigentlich Angestellte absetzen?

Den meisten Angestellten steht es frei, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Angesichts der zahlreichen Möglichkeiten, berufliche und private Ausgaben steuerlich geltend zu machen, erscheint es in den meisten Fällen sehr sinnvoll, dich damit zu beschäftigen. Immerhin: Dem statistischen Bundesamt zufolge kann jeder Steuerzahler im Schnitt auf eine Steuerrückerstattung in Höhe von rund 900 Euro hoffen. Eintragen kannst du deine Ausgaben (oder entsprechende Pauschalen) vor allem unter den Punkten

• außergewöhnliche Belastungen,
• haushaltsnahe Dienstleistungen
• Kinder,
• Sonderausgaben
• Vorsorgeaufwendungen sowie
• Werbungskosten.

Außergewöhnliche Belastungen

Zu den außergewöhnlichen Belastungen zählen private, oftmals einmalige Ausgaben, die dein Budget in besonders hohem Maße belasten und die nicht den Betriebsausgaben, Sonderausgaben oder Werbungskosten zuzurechnen sind. Dazu gehören zum Beispiel:

• Kosten für eine Beerdigung,
• selbst zu tragende medizinische Kosten,
• Unterhaltskosten,
• Wiederbeschaffungskosten nach einem Brand oder Hochwasser
• Prozesskosten, sofern diese existenzbedrohenden Umfang annehmen

Die maximale Höhe der absetzbaren außergewöhnlichen Belastungen bemisst sich an der Grenze der zumutbaren Belastungen, die sich aus dem Verhältnis zwischen Einkommen, Familienstand und Anzahl der Kinder im Haushalt ergibt.

Haushaltsnahe Dienstleistungen

Externe Dienstleister, die Aufgaben in deinem Haushalt übernehmen, kannst du unter dem Stichwort haushaltsnahe Dienstleistungen steuerlich geltend machen. Vorausgesetzt, du beschäftigst Haushaltshilfe, Altenpfleger & Co. legal und bezahlst sie per Banküberweisung. Dabei gelten die folgenden Erstattungsgrenzen:

• 20 Prozent für Minijobber, höchstens 510 Euro/Jahr
• 20 Prozent für Vollzeitangestellte, höchstens 4.000 Euro/Jahr
• 20 Prozent für Handwerker, höchstens 1.200 Euro/Jahr (nur Lohnkosten)

Kinder

Im Hinblick auf Kinder beschränkt sich das Finanzamt nicht nur auf die Günstigerprüfung – es räumt auch Möglichkeiten ein, Ausgaben in Zusammenhang mit eigenen Kindern im Rahmen der Steuererklärung abzusetzen. Das umfasst zum einen Unterhaltskosten, die du als außergewöhnliche Belastungen geltend machen kannst. Zum anderen ist es aber auch möglich, die folgenden Kosten anrechnen zu lassen:

• Ausbildungsfreibetrag für volljährige Kinder, die ausbildungsbedingt auswärts untergebracht sind (besondere außergewöhnliche Belastung, maximal 924 Euro/Jahr)
• Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung für Kinder
• Kinderbetreuungskosten (2/3 der Kosten bis 4.000 Euro/Jahr)
• Schulgeld (bis 30 Prozent der Kosten, maximal 5.000 Euro/Jahr)
• Zuzahlungen zu Medikamenten, Heil- und Hilfsmitteln (z. B. Zahnspange)

Die meisten dieser Kosten kannst du als Sonderausgaben geltend machen. Zu den außergewöhnlichen Belastungen zählen zum Beispiel medizinische Kosten (beispielsweise für eine Kur oder Zahnspange).

Sonderausgaben

Als Sonderausgaben gelten Kosten, die im Rahmen der privaten Lebensführung anfallen, aber nicht zu den haushaltsnahen Dienstleistungen zählen. Für jedes Jahr legt der Fiskus einen Höchstbetrag fest. Für 2018 liegt dieser Betrag bei 20.392 Euro für Singles und 40.784 Euro für gemeinschaftlich veranlagte Paare. Erreicht ist der Höchstbetrag meist schnell, da unter diesem Punkt vor allem Versicherungen abgesetzt werden können. Hier kannst du dir ein wenig Arbeit ersparen: Wenn deine Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung 1.900 Euro (Angestellte) bzw. 2.800 Euro (Selbstständige) überschreiten, erreichst du den Höchstbetrag bereits. Für andere Versicherungen wie z. B. die Berufsunfähigkeitsversicherung, Unfall- oder Haftpflichtversicherung brauchst du damit keine Berechnungen mehr anzustellen, da diese sich nicht weiter steuermindernd auswirken.

Vorsorgeaufwendungen

Nutzt du private und staatliche geförderte Möglichkeiten der Altersvorsorge, kannst du auch die steuermindernd in der Steuererklärung angeben. Beachte, dass Versicherungslösungen wie etwa die Berufsunfähigkeitsversicherung oder eine Lebensversicherung in der Regel zu den Sonderausgaben gezählt werden. Unter das Stichwort Vorsorgeaufwendungen, die in der Anlage Vorsorgeaufwand aufgeführt werden, fallen vor allem staatlich geförderte Vorsorgelösungen wie

• Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung (freiwillig und verpflichtend),
• die Riester-Rente,
• die Rürup-Rente sowie
• steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse.

Werbungskosten

Zu den Werbungskosten zählen alle Kosten, die in Zusammenhang mit deinem Beruf anfallen. Anzugeben sind sie in der Anlage-N, die nur von Arbeitnehmern auszufüllen ist. Als Werbungskosten gelten unter anderem Kosten für

• berufliche Arbeitsmittel
• berufsbedingte doppelte Haushaltsführung
• berufsbedingte Fahrtkosten und Übernachtungskosten
• berufsbedingten Umzug
• Bewerbungen
• ein häusliches Arbeitszimmer samt Nebenkosten
• Fortbildungen
• typische Berufskleidung sowie
• Versicherungen, die ein berufliches Risiko absichern (zum Beispiel Berufshaftpflicht).

Was können Selbstständige absetzen?

Einige der Absetzungsmöglichkeiten für Angestellte kannst du als auch Selbstständiger im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen, etwa außergewöhnliche Belastungen und Sonderausgaben. Darüber hinaus hast du im Rahmen der Umsatzsteuererklärung grundsätzlich die Möglichkeit, auch Abschreibungen und Betriebsausgaben steuerlich berücksichtigen zu lassen. Dazu zählen grundsätzlich alle betrieblich veranlassten Aufwendungen. Die gute Nachricht: Einige Berufsgruppen haben die Möglichkeit, Pauschalbeträge anzusetzen, was den Aufwand für den Nachweis deutlich reduziert. Zu diesen Berufsgruppen zählen:

• hauptberufliche Schriftsteller und Journalisten (30 Prozent der Einnahmen bis 2.455 Euro)
• nebenberuflich tätige Wissenschaftler, Künstler und Schriftsteller (25 Prozent der Einnahmen bis 614 Euro)
• Tagespflegepersonen (300 Euro/Kind in Vollzeitbetreuung, anteilig bei geringerer Betreuungsdauer)

Verzichtest du auf Pauschalen, kannst du unter anderem die folgenden Kosten teilweise oder vollständig steuerlich geltend machen:

• Beiträge zu berufsständischen Vereinigungen, Interessensverbänden, Kammern
• Bewirtungskosten
• Dienstwagen (Anschaffung, Wartung, Reparatur)
• Geschäftsräume bzw. häusliches Arbeitszimmer (Miete, Nebenkosten, Einrichtung in voller Höhe)
• Kommunikation (Telefon, Internet, Post)
• Lohn- und Gehaltszahlungen
• Rechnungssoftware (Anschaffung, Updates, Service)
• Steuern und Steuerberater
• Übernachtungskosten
• Versicherungen (betrieblich)
• Warenvorräte

Neben den Betriebsausgaben kannst du auch Abschreibungen geltend machen, also die Wertminderung betrieblicher Vermögensgegenstände. Viele Wirtschaftsgüter kannst du über die AfA-Abschreibungstabellen über einen festgelegten Zeitraum abschreiben. Eine Ausnahme bilden geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis zu einem Wert von jeweils 800 Euro netto – die Kosten dafür sind im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abzugsfähig (Sofortabschreibung).

Ebenfalls steuerlich interessant ist der Investitionsabzugsbetrag (IAB). Dieses Instrument zählt zwar auch zu den Abschreibungen, faktisch handelt es sich dabei aber um eine gewinnmindernde Rücklage, die dir helfen soll, wichtige Anschaffungen binnen drei Jahren zu tätigen. Bis zu 40 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten darfst du dafür abschreiben. Besonders attraktiv erscheint diese Möglichkeit in Jahren mit guten Umsätzen und hohen Steuerbelastungen, die auf diese Weise erheblich gemindert werden können.

Was kann ich als Existenzgründer absetzen?

Als Existenzgründer kannst du nicht nur versuchen, deine Steuerlast im Rahmen der Einkommensteuererklärung zu mindern sowie Betriebsausgaben und Abschreibungen zu nutzen – du kannst auch deine Gründungskosten in gewissem Rahmen steuerlich geltend machen.

In Zusammenhang mit einer Unternehmensneugründung unterscheidet man zwischen Gründungskosten im eigentlichen Sinne und Gründungsinvestitionen. Gründungskosten sind Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der Gründung stehen, also beispielsweise

• Analyse- und Beratungskosten
• Beiträge, zum Beispiel Handelskammerbeitrag
• Eintragungskosten, zum Beispiel ins Handelsregister
• Fort- und Weiterbildungen (z. B. Gründungsseminar, Buchführung)
• Notar- und Gerichtskosten sowie
• Provisionen.

Gründungskosten kannst du vollumfänglich als Betriebsausgaben absetzen – vorausgesetzt, der Gesellschaftervertrag sieht vor, dass die Gesellschaft die Kosten trägt. Um eine Unterbilanzierung zu vermeiden, hat es sich in der Praxis durchgesetzt, die Kostenübernahme auf 10 Prozent des Stammkapitals zu deckeln.

Gründungsinvestitionen finden im Regelfall erst nach der eigentlichen Gründung statt. Sie umfassen Aufwendungen, von denen dein Unternehmen langfristig profitiert, etwa für

• Beratung/Steuerberater
• Büro- und Geschäftsräume
• Lagerbestände
• Marketing und Werbung sowie
• Maschinen.

Gründungsinvestitionen zählen zu den Vermögensgegenständen und werden (mit Ausnahme der GWG) über mehrere Jahre mit bis zu 25 Prozent pro Jahr abgeschrieben.