Welche Buchhaltungssoftware ist für Freiberufler geeignet?

Als Freiberufler hast du wie große Unternehmen zahlreiche Pflichten in der Buchhaltung und Steuer zu erfüllen. Um den mühsamen Papierkram so einfach wie möglich zu erledigen, ist der Einsatz einer Buchhaltungssoftware zu empfehlen. Das ausgesuchte Programm sollte explizit für Freelancer und kleine Unternehmen geeignet sein und dir den Einstieg in die Selbstständigkeit erleichtern. Besonders sinnvoll ist die Möglichkeit, die Buchhaltung direkt online abzuwickeln, beispielsweise über eine gesicherte Cloud.

Buchhaltung und Rechnungsstellung als Freiberufler ernstnehmen

Kleinunternehmer und Freiberufler wissen als Gründer häufig nicht, welche Pflichten und Anforderungen auf sie zukommen. Du solltest daher vor dem Durchstarten umfassende Informationen einholen, was dich in der Buchführung und Rechnungsstellung erwartet. Zum einen willst du sicherlich von Beginn an einen professionellen Eindruck bei Kunden und Geschäftspartnern hinterlassen, weshalb deine Tätigkeit gut organisiert ablaufen sollte. Zum anderen hast du verschiedene Pflichten gegenüber dem Finanzamt und anderen Behörden zu erfüllen.

Neben einer korrekten Anmeldung deiner selbstständigen Tätigkeit musst du eine jährliche Einkommensteuererklärung abgeben, ohne Kleinunternehmer-Regelung bist du zu regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet. Erfüllst du dies nicht, drohen Strafzahlungen und eine teure Steuerschätzung, weshalb gerade deine steuerlichen Pflichten ernst zu nehmen sind. Eine gute Buchhaltungssoftware nimmt dir viele Mühen ab.

Unterschiede zwischen Freiberuflern und anderen Unternehmen

Deine Buchhaltung als Freiberufler ist etwas einfacher als bei sonstigen Selbstständigen und Unternehmen. Beispielsweise bist du nicht zu einer doppelten Buchführung verpflichtet, die einfache Buchführung und das Ausfüllen der Anlage EÜR zur Gewinnermittlung reichen aus. Anders als im Kleingewerbe kannst du nicht auf die Anlage EÜR verzichten und eine reine Einkommensteuererklärung einreichen, da du als Freiberufler per Definition kein Gewerbe betreibst.

Um deine Finanzen sicher zu managen und zu überblicken, deckt ein Buchhaltungsprogramm die Steuerbereiche Einkommensteuer und Umsatzsteuer ab. Keine Rolle spielt die Ermittlung und Abfuhr von Gewerbesteuer, da du als Freiberufler von dieser befreit bist. Gute Softwarelösungen mit Eignung für Selbstständige decken diesen Bereich ab, allerdings kannst du dir dieses Thema sparen und deine formalen Mühen in der Buchhaltung gegenüber Gewerbetreibenden und Kaufleuten reduzieren.

Worauf es bei einer guten Buchhaltung als Freelancer ankommt

Eine gute Software deckt das Thema Buchhaltung in allen grundlegenden Themenbereichen ab. Hierzu gehört grundlegend die Rechnungsstellung, wobei viele Programme nützliche Vorlagen beinhalten. Achte beim Einsatz auf die explizite Eignung der Vorlage, beispielsweise wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aufweist und hierauf auf deinen Rechnungen hinweisen musst.

Deine Buchhaltungssoftware sollte zudem einen schnellen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben ermöglichen. Mit einer automatischen Kalkulation vereinfacht dir das Programm deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die du jährlich anstelle einer Bilanz beim Finanzamt für deine Gewinnermittlung einreichen musst.

Auch die Dokumentation und Archivierung von Rechnungen und weiteren Schriftstücken sollte zu den wichtigsten Funktionen gehören. Es ist empfehlenswert, gezahlte Quittungen und Rechnungen in Papierform zu digitalisieren und so in ihrem Zustand zu erhalten. Gerade bei Bons auf Thermopapier ist ein Ausbleichen nicht zu verhindern, was die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Unternehmen und Freiberufler erschwert.

Schnelle Datenvermittlung an Finanzamt, Steuerberater und Co.

Mit einem schnellen Überblick über deine Finanzen ist es bei einer Software nicht getan. Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert dir als Freiberufler die digitale Datenübermittlung zu allen relevanten Partnern und Behörden. Zu einem Branchenstandard ist die DATEV-Schnittstelle geworden, die du beispielsweise für die Datenermittlung zu deinem Steuerberater nutzt. Durch DATEV ist eine direkte und verschlüsselte Übermittlung von Buchungen und Rechnungen zugesichert, die dem Steuerberater die Arbeit erheblich erleichtert.

Neben dem DATEV-Export sollte dein Buchungsprogramm die Verbindung zu ELSTER unterstützen. Das Online-Portal ist von Freiberuflern verpflichtend für die Gewinnermittlung zu nutzen, weshalb die meisten Freelancer auch ihre Steuererklärungen hierüber einreichen.

Der richtige Umgang mit Quittungen und Rechnungen

Weiter oben hast du bereits erfahren, dass die Digitalisierung deiner Quittungen und Rechnungen sehr sinnvoll ist. Seit kurzem musst du diese Dokumente nicht mehr explizit beim Finanzamt einreichen, wenn du deine Steuererklärungen abgibst. Stattdessen musst du die Dokumente auf Abruf bereithalten, falls dein Finanzamt Nachfragen hat.

Wenn du auf eine digitale Verwaltung der Dokumente vertraust, sind ein schnelles Ausdrucken und Zusenden oder die Übermittlung an deinen Steuerberater problemlos möglich. Beachte, dass du manche Dokumente wie Spendenquittungen stets im Original einreichen musst und nach Prüfung durch die Finanzbehörden wieder zurückbekommst.

Online-Buchhaltungssoftware: Deine Pflichten ohne eigene Software abwickeln

Beim Erstellen von Rechnungen oder deiner Buchführung musst du längst nicht mehr auf eine vollwertige Software auf deinem PC oder Laptop vertrauen. Mit einem Cloud-Service nutzt du die ideale Alternative, die dir gegenüber einer eigenständigen Software einige Vorteile bietet:

  • einfache und schnelle Bedienung über den Web-Browser
  • Verfügbarkeit von jedem beliebigen Gerät aus
  • weltweiter Zugriff auf deine Buchhaltung
  • schnelles und direktes Zugreifen auf Dokumente aller Art

Um die Funktionen einer Cloud im Bereich Buchhaltung zu nutzen, muss lediglich eine Internetverbindung bestehen. Natürlich kannst du in der Cloud auch Excel-Listen mit Kundendaten speichern oder Word-Vorlagen für deine Rechnungen ablegen. Als Alternative zu einem klassischen Buchhaltungsprogramm ist primär die Sicherheit der Cloud zu beachten. Prüfe gerade bei günstigen Angeboten, ob eine ausreichende Verschlüsselung und Absicherung gegeben sind, damit das Risiko eines illegalen Zugriffs auf ein Minimum reduziert wird. Setze einfach die gleichen Standards wie beim Online-Banking voraus.

Mit einem Steuerberater deine Pflichten einfach und sicher meistern

Wenn du auch mit einer Buchhaltungssoftware zu sehr von deinem Tagesgeschäft abgelenkt wirst, kannst du viele Pflichten an einen externen Fachmann abgeben. Steuerberater oder Buchhaltungsbüros erledigen in deinem Auftrag alle anfallenden Aufgaben. Als Kunde solcher Dienstleister musst du dich nicht um Umsatzsteuervoranmeldungen oder die Bedienung einer Buchhaltungssoftware kümmern. Selbst die regelmäßige Rechnungsstellung und die Durchführung von Buchungen gibst du an den Dienstleister ab.

Prüfe vor der Auswahl eines Dienstleisters verschiedene Angebote, da Steuer- und Buchhaltungsbüros ihre Leistungen abrechnen. Mit den richtigen Experten erhältst du sogar eine fundierte, betriebswirtschaftliche Auswertung und wertvolle Impulse, wie du deiner Tätigkeit als Freiberufler zukünftig noch effizienter nachgehen und Geld sparen kannst.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.