Was muss ich zum Thema Jahresabschluss einer GmbH wissen?
Viele Unternehmer und faktisch alle Kapitalgesellschaften müssen laut Gesetz einen Jahresabschluss erstellen. In diesen Abschluss fließen alle Vorgänge des gesamten Geschäftsjahres ein, sodass es sich um eine sehr ausführliche Übersicht handelt. Aus diesem Grund bringt der Abschluss viel Arbeit mit sich, jedoch gibt es einige Dinge, die dir bei der Erstellung helfen. In diesem Artikel erfährst du, wann du einen Jahresabschluss erstellen musst und was du sonst noch zum Thema wissen solltest.
Muss ich einen Jahresabschluss erstellen?
Es gibt genaue Vorgaben, die festlegen, wer einen Jahresabschluss erstellen muss. Zum einen ergibt sich die Pflicht zur Erstellung nach § 242 des HGB. Dieser Paragraf besagt, dass alle Kaufleute einen Jahresabschluss erstellen müssen. Eine Ausnahme gilt für Kaufleute, wenn der Jahresumsatz in den letzten zwei Jahren jeweils unterhalb von 600.000 Euro lag und der Jahresüberschuss weniger als 60.000 Euro betrug. Zum anderen sind Kapitalgesellschaften, wie zum Beispiel eine GmbH, zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Wenn du also Geschäftsführer einer GmbH bist, dann obliegt die Organisation des jährlichen Abschlusses dir.
Wie erstelle ich den Abschluss?
Um den Jahresabschluss zu erstellen, musst du zunächst alle Unterlagen des betreffenden Geschäftsjahres zusammentragen. Dies umfasst alle Vorgänge der laufenden Buchführung, eine Inventur sowie das Anlagevermögen und die Abschreibungen. Auch andere Geschäftsvorgänge, wie zum Beispiel das Fahrtenbuch, müssen vor der Erstellung abgeschlossen werden. Mit diesen Daten lassen sich dann die GuV sowie die Bilanz erstellen. Die GuV zeigt für ein Geschäftsjahr alle Umsätze und Ausgaben an und weist einen Bilanzgewinn oder Bilanzverlust aus. In der Bilanz hingegen sind alle Aktiva und Passiva des Unternehmens zum Stichtag gelistet. Zusammen ermöglichen sie die Bewertung der Situation deiner Firma. Wenn du GuV und Bilanz selber erstellen möchtest, gibt es zahlreiche Programme, die dir hierbei helfen. Auch mithilfe von Excel oder einer ähnlichen Office-Software ist dies grundsätzlich möglich.
Wer darf und muss den Abschluss unterschreiben?
Der Jahresabschluss ist eines der wichtigsten Dokumente deines Unternehmens. Deshalb legt das Handelsgesetzbuch strikt fest, wer den Abschluss zu unterschreiben hat. Bist du als Kaufmann tätig, dann hast du den Jahresabschluss eigenhändig zu unterschreiben. Abschlüsse von Gesellschaften, die mehrere persönlich haftende Gesellschafter besitzen, also zum Beispiel GmbHs oder eine OHG, müssen ausnahmslos von allen Gesellschaftern unterzeichnet werden. Weiterhin regelt das HGB, dass die Unterschriften direkt auf dem Jahresabschluss sowie unter Angabe des Datums zu tätigen sind. In der Praxis bedeutet das, dass Kaufleute ihre Unterschrift auf der Gewinn-und-Verlust-Rechnung platzieren müssen. Ist ein Anhang zwingend vorgeschrieben, dann müssen die Gesellschafter hier ihre Unterschrift hinterlassen.
Was ist alles Bestandteil eines Jahresabschlusses?
Ein Abschluss besteht aus mehreren Teilen. Je nach Art und Größe deines Unternehmens gibt es jedoch Unterschiede, wie dieser auszusehen hat. Auch hier regelt das HGB in § 242 die Mindestanforderungen. So ist eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung ebenso ein Pflichtbestandteil wie die Bilanz. Diese beiden bilden zusammen den Abschluss des Geschäftsjahres. Das HGB legt weiterhin in § 264 Abs. 1 fest, dass Kapitalgesellschaften wie GmbHs zusätzlich einen Anhang machen müssen. Weiterhin gibt es den sogenannten Lagebericht. Der Lagebericht muss hingegen ausschließlich von größeren Kapitalgesellschaften sowie Genossenschaften und Personengesellschaften, die keine natürliche Person als Gesellschafter haben, erstellt werden. Als Beispiele können hier große GmbHs, AGs sowie GmbH & Co. KGs genannt werden. Ein Jahresabschluss besteht also aus folgenden Teilen:
- Gewinn-und-Verlust-Rechnung (kurz GuV)
- Bilanz
- Anhang (nur für Kapitalgesellschaften wie eine GmbH)
- Lagebericht (nur für bestimmte Gesellschaften)
Wie findet man einen Jahresabschluss eines Unternehmens?
Nur Unternehmen mit besonders hohen Umsätzen und Bilanzsummen unterliegen der sogenannten Publizitätspflicht. Als Medium für diese Veröffentlichung ist der Bundesanzeiger festgelegt. Neben der gedruckten Variante existiert seit 2002 auch der elektronische Bundesanzeiger, kurz eBAnz. Du findest also alle Abschlüsse von Unternehmen, die unter die Publizitätspflicht fallen, im Internet. Über die Suche auf der Seite kannst du Abschlüsse von Unternehmen finden, zum Beispiel indem du nach dem Namen der Firma suchst. Nur Unternehmen, die mindestens zwei der folgenden drei Bedingungen erfüllen, sind zur Veröffentlichung im Bundesanzeiger verpflichtet:
- Die Summe der Bilanz übersteigt 65 Millionen Euro
- Die Umsatzerlöse übersteigen 130 Millionen Euro
- Im Unternehmen waren in den vorangegangenen zwölf Monaten im Schnitt mehr als 5.000 Mitarbeiter beschäftigt.
Du findest also Abschlüsse von besonders großen GmbHs im Bundesanzeiger. Ferner legt die Veröffentlichungspflicht fest, dass der Abschluss spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres im Bundesanzeiger veröffentlicht sein muss. Für kleine Unternehmer und Kaufleute stellt die Publizitätspflicht somit keine zusätzliche Aufgabe dar.
Welche Fristen musst du beachten?
Der Gesetzgeber hat verschiedene Fristen im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss aufgestellt. Zunächst einmal bestehen Fristen im Zusammenhang mit der Erstellung des Abschlusses. Hier gelten unterschiedliche Stichtage, die abhängig von der Gesellschaftsform sind. Große und mittelgroße Kapitalunternehmen, wie eine GmbH, haben drei Monate Zeit, um den Jahresabschluss fertigzustellen. Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, das auch vom regulären Kalenderjahr abweichen kann. Als mittelgroße oder große Kapitalunternehmen gelten Firmen:
- bei denen eine Summe der Bilanz mehr als sechs Millionen Euro aufweist
- die Umsatzerlöse in Höhe von zwölf Millionen Euro in den zwölf Monaten vor dem Stichtag haben
- die im Jahresdurchschnitt 50 Arbeitnehmer beschäftigt haben
Kleine GmbHs und ähnliche Kapitalgesellschaften, die unterhalb dieser Grenzen bleiben, haben hingegen sechs Monate Zeit. Für alle anderen Rechtsformen definiert der Gesetzgeber die Frist nochmals lockerer. Die Passage in § 243 HGB weist darauf hin, dass der Jahresabschluss „innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufzustellen“ ist. In der Praxis bedeutet das, dass du als Kaufmann normalerweise neun Monate Zeit hast, den Abschluss zu erstellen. Unter besonderen Umständen wird in der Regel ein weiterer Aufschub gewährt, sodass du maximal zwölf Monate Zeit hast.
Der Jahresabschluss für Freiberufler und Kleinunternehmer
Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer, die nicht unter die oben genannten Grenzen fallen, müssen keinen Jahresabschluss abliefern. Stattdessen musst du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung beim Finanzamt einreichen. Dies ist eine deutlich einfachere Form des Jahresabschlusses.
Hilfe vom Steuerberater: Mit welchen Kosten musst du rechnen?
Viele Unternehmen und Kaufleute nehmen die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch, um den Abschluss anzufertigen. Die Kosten, die du hierfür veranschlagen musst, hängen direkt mit der Vergütungsverordnung für Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften zusammen. Darüber hinaus berechnet sich die Gebühr nach dem Gegenstandswert, also zum Beispiel der Bilanzsumme. Bei einem Jahresumsatz von 50.000 Euro sieht die Tabelle des Jahres 2018 einen Basiswert von 221 Euro vor. Hiervon sind Abweichungen möglich, besonders bei aufwendigen Abschlüssen. Kosten bis 884 Euro werden hier als im Rahmen angesehen.
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