Worauf Kleingewerbe beim Schreiben einer Rechnung achten müssen

Für Kleingewerbe gelten gewisse steuerrechtliche Besonderheiten bezüglich der Abrechnung. Zwar bleibt einem Kleingewerbetreibenden im Vergleich zu anderen Unternehmensformen viel Aufwand erspart. Was gehört auf die Rechnung und was hat es mit der Kleinunternehmer-Regelung zu tun?

Woran du ein Kleingewerbe erkennst

Um ein Kleingewerbe von einem Gewerbe zu unterscheiden, greift eine Definition aus dem Handelsgesetzbuch. Zwar übst du deine Tätigkeit wie jeder Gewerbetreibende eigenverantwortlich aus, allerdings ist der Umfang deiner geschäftlichen Tätigkeit noch so überschaubar, dass ein nach den ordentlichen Maßgaben des Handelsgesetzbuchs eingerichteter kaufmännischer Betrieb nicht erforderlich ist. Sehr typisch für ein Kleingewerbe ist eine nebenberufliche Tätigkeit.

Die Einnahmen aus deiner gewerblichen Tätigkeit sind dann so gering, dass du bestimmte steuerliche und buchhalterische Erleichterungen beanspruchen darfst. Für die Erstellung deiner Rechnungen sieht der Gesetzgeber allerdings keine Vereinfachungen vor. Aus diesem Grund solltest du sehr sorgfältig darauf achten, dass deine Rechnungslegung den Vorschriften des Finanzamts entspricht.

Diese Angaben müssen auf deiner Rechnung stehen

Ein vollständig und korrekt ausgefülltes Rechnungsdokument muss einige Pflichtangaben enthalten. Sie sind vom Gesetzgeber vorgeschrieben und im Umsatzsteuergesetz (UStG) nachzulesen. Der Paragraf 1-4 ist eine wichtige Informationsquelle für dich, wenn du die detaillierten Vorgaben überprüfen willst. Zu den Pflichtangaben auf der Rechnung gehören:

  • der Name und die Anschrift deines Unternehmens
  • der Kundenname mit seiner Adresse
  • deine Steuernummer
  • bei Geschäftsbeziehungen mit dem Ausland die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.)
  • das Datum der Rechnung
  • der Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • die Rechnungsnummer in fortlaufender Form
  • eine Bezeichnung der Leistung, die du erbracht hast
  • die Rechnungsbeträge als Netto und Brutto
  • der angewandte Steuersatz mit der Umsatzsteuer

Deine Bankverbindung, deine Kontaktdaten und die Zahlungsfristen für deinen Kunden darfst du freiwillig aufführen.

Wie du deine Steuernummer erfährst

Wenn du bisher als Arbeitnehmer steuerpflichtig warst, ist dir der Begriff der Steuernummer vermutlich schon bekannt. Die Steuernummer wird von deinem zuständigen Finanzamt vergeben. Sie dient der Behörde dazu, dich als Steuerpflichtigen eindeutig zu identifizieren. Nach der Anmeldung deines Gewerbes beim Ordnungsamt gibt die Behörde diese Information an dein Finanzamt weiter. Du bekommst dann einen Erfassungsbogen für alle Daten, die im Zusammenhang mit der Besteuerung deiner Einnahmen im ersten Geschäftsjahr stehen. Die Behörde teilt dir außerdem deine Steuernummer mit. Diese gibst du zum Beispiel in deiner Steuererklärung an, du führst sie in deinen Rechnungsdokumenten auf. Außerdem verwendest du deine Steuernummer immer, wenn du dich mit deinem Unternehmen als Steuerpflichtiger identifizieren musst.

Was du zur Rechnungsnummer wissen musst

Der Gesetzgeber schreibt im UStG eindeutig vor, welche Daten eine Rechnungsnummer enthalten muss. Danach ist für jedes Rechnungsdokument eine fortlaufende Nummer zu vergeben. Sie besteht aus einer oder aus mehreren Zahlen und wird lediglich einmal vergeben, damit sie für Außenstehende eindeutig zu identifizieren ist. Gerade am Anfang deiner gewerblichen Tätigkeit hast du vermutlich noch wenige Rechnungen auszustellen. Wenn du die fortlaufende Nummerierung nach dem Muster „2018-01“, „2018-02“ und „2018-03“ vergibst, lässt sich leicht auf die Anzahl deiner Ausgangsrechnungen im laufenden Jahr schließen. Sofern du das nicht willst, weil es sich hier um ein Betriebsgeheimnis deines Unternehmens handelt, wählst du eine andere Form der Nummerierung. Beispielsweise kommt eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben gut in Frage. Ebenfalls zulässig ist es, mehrere Nummernkreise zu verwenden, die du für einzelne Kundengruppen voneinander getrennt hältst. Die Nummernkreise müssen auch nicht unbedingt lückenlos oder nach einer logischen Reihenfolge vergeben werden. Wichtig ist lediglich, dass die Festlegung aller Rechnungsnummern eindeutig und fortlaufend erfolgt.

Was du bei kleinen Rechnungsbeträgen beachten musst

In deiner ersten Zeit als Unternehmer nimmst du vielleicht viele kleine Aufträge an. Der Rechnungsbetrag macht dann einschließlich der Umsatzsteuer nicht mehr als 250 Euro aus. In diesem Fall entspricht deine Forderung einer Kleinbetragsrechnung. Für Kleinbetragsrechnungen sind die Vorgaben des Gesetzgebers etwas weniger streng. Zu den Pflichtangaben gehören:

  • dein Name und die Anschrift deines Unternehmens
  • das Datum der Rechnung
  • die Bezeichnung deiner Leistung
  • der Rechnungsbetrag mit Brutto und Netto
  • der Mehrwertsteuersatz und die Höhe der Steuer

Auffallend ist, dass für Kleinbetragsrechnungen keine fortlaufende Nummerierung nötig ist. Du bist also nicht gezwungen, diese Belege mit einer eindeutigen Nummer zu versehen. Damit genießt du als Gründer eine weitere Erleichterung für dein Kleingewerbe.

Was es mit den Fristen auf sich hat

Auf deinem Rechnungsdokument muss ein Datum aufgeführt sein. Auf den ersten Blick mag es sich bei dem Rechnungsdatum um einen wenig bedeutenden Hinweis handeln, wann der Beleg ausgestellt wurde. Bei näherem Hinsehen hat das Datum aber mehrere wichtige Funktionen, die du kennen solltest. Als Gewerbetreibender bist du nämlich verpflichtet, deine Rechnungsstellung innerhalb einer gewissen Frist vorzunehmen und deine Buchhaltung für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Berechnung beider Zeiträume richtet sich nach dem Rechnungsdatum.

Die Rechnungslegung muss zeitnah erfolgen

Die Berechnung deiner Leistung an deinen Kunden sollte spätestens sechs Monate nach dem Tag erfolgen, an dem du deine Arbeit vollendet hast. Das gilt unabhängig von der Höhe des Umsatzes und der Steuer. Stellst du den Beleg für deine Tätigkeit nach Ablauf dieses Zeitraums aus, darf der Empfänger der Leistung die Zahlung verweigern. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Privatkunden handelt, oder ob du für einen anderen Unternehmer tätig warst.

Das Rechnungsdatum ist wichtig im Mahnwesen

Als Gewerbetreibender erwartest du, dass deine Forderung innerhalb eines überschaubaren Zeitraums ausgeglichen wird. Deshalb schreibst du für den Empfänger einen Hinweis mit einem Zahlungsziel in den Rechnungsbeleg. Manche Schuldner ignorieren dieses Zahlungsziel und gleichen offene Posten erst nach einem langen Zeitraum aus. Unter Umständen musst du sogar Mahnungen schreiben oder das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Dabei spielt das Rechnungsdatum eine große Rolle, denn es ist das Ausgangsdatum für die Festlegung eines Zahlungsziels oder eines Verzugszeitpunkts. Aus diesem Grund gehört das Rechnungsdatum unabhängig von der Höhe der Rechnung zu den Pflichtangaben.

Diese Aufbewahrungsfristen musst du einhalten

Gewerbetreibende und Freiberufler sind gesetzlich verpflichtet, ihre geschäftlichen Unterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Vorschrift gilt unabhängig davon, ob du ein Kleingewerbe betreibst, ob du Kleinunternehmer nach dem UStG bist oder ob dein Betrieb einen Jahresumsatz in sechsstelliger Höhe erwirtschaftet. Beginn der Aufbewahrungsfrist ist der 31.12. des Jahres, in dem du deinen Rechnungsbeleg ausgestellt hast. Das Enddatum ist ebenfalls der 31.12. Wenn du also ein Rechnungsdokument am 05.05.2018 ausstellst, läuft die Aufbewahrungsfrist ab dem 31.12.2018 und sie endet am 31.12.2028. Aufgrund dieses langen Zeitraums geben erfahrene Unternehmer jungen Gründern gerne noch einen besonderen Tipp auf den Weg: Achte darauf, dass alle Unterlagen für deine Buchhaltung mit Papier und Tinte oder Toner erstellt werden, die farbecht sind und nicht verblassen. Der in der Vergangenheit so beliebte und günstige Thermodruck wird zum Beispiel nach einigen Monaten schwächer, deshalb solltest du deine Rechnungsbelege niemals auf Thermopapier ausdrucken.

Der Rechnungsbetrag muss nachvollziehbar sein

Im Web finden sich zahlreiche Muster und Vorlagen, die größtenteils unentgeltlich heruntergeladen und verwendet werden dürfen. Bevor du nun aber willkürlich eine Summe auf dem Formular platzierst, sollte der Werdegang deiner Leistung zumindest in groben Zügen nachvollziehbar sein. Hierfür gelten nicht unbedingt klar definierte Strukturen. Es empfiehlt sich jedoch mitunter, einzelne Produkte oder Dienstleistungen aufzulisten. So weiß dein Kunde, welche Positionen ihn wie viel kosten. Zusätzlich lassen sich Stundensatz, Stückzahl oder ähnliche Komponenten einbinden, die für die Summe relevant sind. Übertrage den Rechnungsbetrag parallel in deine Finanzunterlagen. Diese benötigst du spätestens im folgenden Jahr für die Steuererklärung.

Tipp: Bei uns findest du kostenlose Rechnungsmuster im Excel- und Word-Format. Lade dir das passende Rechnungsmuster für Kleinunternehmer herunter, solltest du aufgrund der Kleinunternehmer-Regelung von der Mehrwertsteuerpflicht befreit sein.

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Was du zur Kleinunternehmer-Regelung wissen musst

Als Gründer hast du vermutlich schon öfter von einem „Kleinunternehmer“ gehört. Achte darauf, dass du ihn nicht mit dem Schlagwort „Kleingewerbe“ verwechselst. Beide Begriffe bezeichnen einen unterschiedlichen Sachverhalt, deshalb solltest du sie streng auseinanderhalten. Wie du schon weißt, versteht man unter einem Kleingewerbe einen Gewerbebetrieb, der einen so geringen Umsatz und Gewinn macht, dass eine kaufmännische Einrichtung nicht erforderlich ist. Die Vorgaben für einen Kleinunternehmer sind um Umsatzsteuergesetz geregelt.

So sind Kleinunternehmer definiert

Nach dem UStG gilt als Kleinunternehmer, wer im ersten Jahr seiner Geschäftstätigkeit unter 22.000 Euro an Umsatz einschließlich Umsatzsteuer erwirtschaftet. Im zweiten Jahr darf der Umsatz nicht mehr als 50.000 Euro betragen. Es kann also durchaus sein, dass du als Betreiber eines Kleingewerbes gleichzeitig Kleinunternehmer bist und deshalb bestimmte steuerliche Erleichterungen in Anspruch nehmen darfst. Sie gelten vor allem für den Ausweis der Umsatzsteuer auf deinen Rechnungsdokumenten.

Was es mit der Umsatzsteuer für Kleinunternehmer auf sich hat

Gewerbetreibende und Freiberufler sind gesetzlich verpflichtet, auf die von ihnen erbrachten Leistungen eine Umsatzsteuer zu erheben. Die Umsatzsteuer ist auf jedes Rechnungsdokument zu schreiben. Wenn du die Kleinunternehmer-Regelung nutzt, verzichtest du darauf, Umsatzsteuer zu erheben. Somit haben die Rechnungsempfänger auch keine Umsatzsteuer zu zahlen. Im Vergleich zu deiner Konkurrenz kannst du deine Dienstleistungen also etwas günstiger anbieten.

Wie eine Kleinunternehmer-Rechnung aussieht

Als Kleinunternehmer musst du alle Pflichtangaben auf deinen Rechnungsbelegen ausweisen. Gleichzeitig ist ein Hinweis für den Empfänger der Rechnung erforderlich, dass du auf den Ausweis der Umsatzsteuer auf dem Rechnungsdokument verzichtest, weil du die Kleinunternehmer-Regelung nach dem Umsatzsteuergesetz in Anspruch nimmst. Achte unbedingt darauf, dass du diesen Satz in dein Rechnungsdokument schreibst, denn sonst erkennt das Finanzamt den Beleg nicht an. Für dich heißt das, du musst ihn im Nachhinein stornieren und den Rechnungsbeleg neu ausstellen. Diesen Aufwand kannst du dir ersparen, wenn du ordentlich arbeitest. Ein Steuerberater hilft dir übrigens mit einer Musterrechnung dabei, deine erste Rechnung korrekt zu schreiben.

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