Wie wende ich die einfache Buchhaltung für Freiberufler*innen an?

Der Gesetzgeber erleichtert Freiberufler*innen das Leben, indem er sie von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit. Freiberufler*innen müssen keine Bilanz sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnung anfertigen. Sie dürfen ihren Gewinn mittels EÜR berechnen, damit sparen Freiberufler*innen Zeit und Geld. In diesem Artikel erfährst du, was eine vereinfachte Buchführung ist und wie du unkompliziert Buchungsunterlagen erstellst.

Was umfasst die Buchhaltung für Freiberufler*innen?

Die Buchführung ist Grundlage des Jahresabschlusses für Unternehmen. Das Rechnungswesen kennt zahlreiche Vorschriften und ist für viele Unternehmer, insbesondere Gründer, eine lästige Pflicht.

Freiberufler*innen haben es jedoch leichter. Bei ihnen reicht die einfache Dokumentation aller Geschäftsvorfälle zur Ermittlung des betrieblichen Gewinns aus, sie benötigen keine doppelte Buchführung. Der betriebliche Überschuss wiederum dient den Finanzbehörden als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung der Einkünfte. Anhand der eingereichten Unterlagen berechnet das Finanzamt die Steuern für die freiberufliche Tätigkeit. Die korrekte Erfassung der Einnahmen und Ausgaben dient dazu, dass der Selbstständige dem Finanzamt Auskunft erteilen und gegebenenfalls bei einer Betriebsprüfung seine Angaben mit realen Belegen nachweisen kann.

Freiberufler müssen statt Bilanz mit Gewinn-und-Verlust-Rechnung nur eine Anlage Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausfertigen. Vereinfachtes Buchen heißt auch, dass eine Inventur über das Betriebsvermögen nicht notwendig ist, ebenso keine separate Bewertung der Schulden. Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, entfällt und Salden von Bankkonten müssen nicht mit den Buchungsbelegen abgeglichen werden.

Wer darf die vereinfachte Buchführung anwenden?

Von der einfachen Buchführung können alle Selbstständigen profitieren, die als Freiberufler*innen eingestuft ist.

Das sind beispielsweise Ärzte, Heilpraktiker, Architekten, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und andere Berufsgruppen, die im Katalog der freien Berufe enthalten sind. Selbstständige, die einer wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erzieherischen Tätigkeit nachgehen, gehören ebenso zu den freiberuflich Arbeitenden. In Zweifelsfällen entscheidet das Finanzamt, ob eine freiberufliche Tätigkeit vorliegt. Damit profitieren Freiberufler ohne Einschränkungen von der reduzierten Form der Buchführung und haben mehr Zeit für ihr operatives Geschäft. Sie könnten theoretisch freiwillig eine Bilanz erstellen, jedoch lohnt sich das in den allermeisten Fällen nicht.

Welche Besonderheiten gelten in der einfachen Buchhaltung?

Sonderfälle in der Buchhaltung betreffen Abschreibungen von Wirtschaftsgütern und den Ausweis der Umsatzsteuer. Die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Investitionsgütern, die über 1.000 Euro liegen, können über mehrere Geschäftsjahre verteilt wertmindernd erfasst und so anteilig als Betriebskosten anerkannt werden. Bis zu 250 Euro netto sind die Güter sofort oder über die gewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Als geringwertige Wirtschaftsgüter gelten Anschaffungen, deren Wert zwischen 250 Euro und 1.000 Euro netto liegt. Das könnten beispielsweise ein Notebook oder Kleinmöbel sein, für die du eine Wahlmöglichkeit zur Abschreibung nutzen kannst. Bis 800 Euro können diese Güter gleich abgeschrieben oder über eine Pool-Abschreibung für alle geringwertigen Wirtschaftsgüter sukzessive abgesetzt werden. Bei Unklarheiten solltest du dich an einen Steuerberater wenden.

Freiberufler, die zu Beginn ihrer Selbstständigkeit die Kleinunternehmer-Regelung beantragt haben, müssen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie können demzufolge auch keinen Vorsteuerabzug über von ihnen gezahlte Umsatzsteuer gegenüber dem Fiskus beanspruchen. Damit entfallen die aufwendigen Arbeiten zur Berechnung und Geltendmachung der Umsatzsteuer, die entsprechende Liquiditätsplanung sowie die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Freiberufliche Kleinunternehmer müssen lediglich eine überschaubare Jahresumsatzsteuererklärung mit den steuerpflichtigen Umsätzen der letzten beiden Jahre abgeben.

Wie verwende ich als Freiberufler das EÜR-Formular?

Zunächst solltest du deine gesamten Einnahmen und Ausgaben formlos oder mithilfe eines Kontenplans erfassen und innerhalb der Rubriken beziehungsweise Konten in chronologische Reihenfolge bringen. Danach stellst du einfach die betrieblichen Einnahmen und Aufwendungen gegenüber und berechnest den Überschuss beziehungsweise Verlust aus deiner Geschäftstätigkeit. Formlos und in Papierform kannst du die Gewinnermittlung jedoch nicht mehr bei den Behörden einreichen. Ab 2018 muss der amtliche Vordruck Anlage EÜR von allen Freiberuflern mit der Einkommensteuererklärung elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Darin sind die Kostenarten standardisiert aufgeführt und detailliert aufzuschlüsseln. Der Gewinn oder Verlust des Vorjahres ist in die Anlage-S der privaten Steuererklärung zu übertragen. Die Buchungsbelege – Quittungen, Rechnungen, sonstige Belege – sind insgesamt zehn Jahre aufzubewahren.

Wie erleichtere ich mir die Buchhaltung?

Das Thema Buchhaltung muss kein anstrengender Schrecken bleiben. Du hast verschiedene Möglichkeiten, dir die Buchhaltungsarbeit zusätzlich zu erleichtern, durch:

  1. Abgabe der Steuererklärungserstellung an einen Steuerberater,
  2. Übertragung der Aufgaben an einen Buchführungsdienstleister oder
  3. Buchführung selbst erledigen mittels Online-Buchhaltungssoftware oder einer Buchhaltungssoftware für Freiberufler.

Während die ersten beiden Varianten auf Dauer sehr kostspielig werden können, muss die Software zur Buchführung nicht teuer sein. Per Knopfdruck erstellst du deine EÜR und kannst sicher sein, dass alle Buchungen übersichtlich dargestellt werden. Ist dein Geschäftsvolumen überschaubar, kannst du deine Buchhaltung selbst übernehmen. Das ermöglicht dir eine genaue Übersicht über den Geschäftsverlauf. Bei Fehlentwicklungen kannst du rechtzeitig gegensteuern und bist jederzeit gegenüber Ämtern oder Vertragspartnern aussagefähig. Voraussetzung ist, dass du deine Belege gut sortierst und keine Mengen loser Zettel ansammelst. Erfasst du deine Geschäftsvorfälle online über eine Software, wirkt das professioneller als die einfache Excel-Tabelle. Aber auch diese ist für Kleinunternehmer oder Gründer am Anfang eine gute Hilfe in der eigenen Buchhaltung. Die Buchungsunterlagen kannst du als betriebswirtschaftliche Auswertung verwenden, um den aktuellen Überblick über die Kosten- und Erlössituation deiner Firma zu behalten. Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du Angebot, Auftrag und Rechnung digital miteinander verknüpfen und die Geschäftsentwicklung nach verschiedenen Kriterien automatisch auswerten.

Tipps für Freiberufler und kleine Unternehmen:

  • Du solltest Kunden- und Lieferantenrechnungen getrennt ablegen sowie ein Kassenbuch für die Bartransaktionen anlegen, falls du verhältnismäßig viele Barzahlungen abwickelst.
  • Es empfiehlt sich, die Erlöse und Ausgaben rechtzeitig zu erfassen, damit du die monatliche und quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung fristgerecht abgeben kannst, falls du dazu verpflichtet bist.
  • Du musst nur die Zahlungsvorgänge berücksichtigen, die tatsächlich im Geschäftsjahr getätigt wurden.
  • Deine Rechnungen müssen die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten und eine möglichst fortlaufende Nummerierung tragen.
  • Den rechtlich vorgeschriebenen Vordruck Einnahme-Überschuss-Rechnung findest du unter Elster-Formular oder unter deinem persönlichen Elster-Online-Profil.
  • Deine Buchhaltungssoftware für Unternehmen sollte auf dem aktuellen Stand sein, damit du stets die rechtlichen Veränderungen berücksichtigen kannst. Es ist ratsam, alle Buchungsbelege sowohl in einer Papierversion als auch in digitaler Form entsprechend der Aufbewahrungsfristen abzulegen beziehungsweise zu speichern.
  • Musst du als Existenzgründer eventuell Verluste ausweisen, kannst du deinen betrieblichen Fehlbetrag mit anderen Einkünften verrechnen oder dir steuerlich einen Verlustvortrag eintragen lassen.

Zusammenfassung

Für Freiberufler gilt ohne Wenn und Aber eine vereinfachte Buchführungspflicht. Ein Vorteil besteht darin, dass du eine einfache, weitgehend formlose Buchhaltung anwenden darfst, um dein betriebliches Ergebnis zu ermitteln. Die Abgabe der Anlage-EÜR, einer direkten Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben, erspart viel Arbeitsaufwand. Dennoch gilt in der einfachen Buchführung der Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg und alle Angaben müssen korrekt sein. Übernimmst du deine Buchführung selbst, sparst du viel Geld. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware hast du mehr Zeit zur Verfügung und umgehst ärgerliche Fehler. Liquiditätsschwierigkeiten kannst du vorbeugen, indem du Einnahmen und Ausgaben fortwährend erfasst sowie die Zahlungseingänge überwachst und bei Zahlungsrückständen frühzeitig mahnst. Hältst du deine Buchhaltung als Freiberufler auf aktuellem Stand und hast ständig den Überblick über deine Kosten und Umsätze, bist du vor unliebsamen geschäftlichen Überraschungen geschützt.

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