Einfach und bequem Fahrtkosten bei der Steuererklärung angeben

Selbstständige und Freiberufler greifen für ihre berufliche Tätigkeit oft auf ein eigenes Fahrzeug oder andere Verkehrsmittel zurück. Die Fahrstrecke kannst du grundsätzlich bei der Steuererklärung geltend machen. Was als Weg zur Arbeit gewertet wird und wann du von einer Entfernungspauschale profitieren kannst, hängt von den jeweiligen Einzelfahrten ab. Um die Führung eines Fahrtenbuchs wirst du dabei nicht herumkommen, wenn du konkrete Belastungen nachweisen willst.

Warum überhaupt Kosten für Fahrtstrecken absetzen?

Fahrtstrecken sind für Selbstständige und Angestellte gleichermaßen mit Aufwand und Kosten verbunden. Beispielsweise musst du für jeden gefahrenen Kilometer Treibstoff zahlen. Auch Kosten für den Unterhalt deines Autos fallen an. Mit der Pendlerpauschale, auch als Entfernungspauschale bekannt, hat der Gesetzgeber eine Möglichkeit zur steuerlichen Absetzung der Fahrtkosten geschaffen. Diese können je nach Einzelfall als gewöhnliche oder außergewöhnliche Belastung angegeben werden. Für Existenzgründer und junge Freiberufler ist die Abklärung wichtig, bei welchen Fahrtstrecken und Terminen wirklich von einer Betriebsausgabe auszugehen ist.

Betriebliche und private Fahrzeugnutzung voneinander abgrenzen

Wesentliche Grundlage für die steuerliche Anrechenbarkeit ist die hauptsächlich berufliche Verwendung deines Fahrzeugs. Viele Selbstständige und Freiberufler nutzen ihr Auto betrieblich und privat. Der betriebliche Anteil muss überwiegen. Dies ist direkt gegeben, wenn es sich um einen Firmenwagen in einem größeren Unternehmen handelt, bei dem grundsätzlich nur von Dienstfahrten auszugehen ist.

Sofern du dein Auto mehr als 50 Prozent für betriebliche Zwecke nutzt, darf es als Betriebsvermögen bewertet werden. Die für Fahrtstrecken anfallenden Kosten, beispielsweise für Termine bei Kunden, sind entsprechend als Betriebsausgaben zu werten und können als solche bei der Steuer angegeben werden. Kommt es häufiger zu einer privaten Nutzung des eigenen PKW und wird dieser trotzdem auch für Dienstfahrten verwendet, kann die Regelung der Entfernungspauschale wie bei Angestellten genutzt werden.

Können Selbstständige wie Angestellte eine Kilometerpauschale nutzen?

Angestellte führen kein Fahrtenbuch und geben allein ihre Kosten für Fahrten vom privaten Wohnsitz zum Arbeitsplatz bei der Steuer an. Hierfür greifen sie auf die Kilometer- oder Entfernungspauschale zurück, die ein mühsames, exaktes Abrechnen der Fahrtkosten erspart. Wenn du als Selbstständiger dein Auto ebenso nutzt, um von zuhause zum Büro zu fahren, ist die Entfernungspauschale genauso anwendbar. Dazu gelten folgende Regelungen:

• Die Pauschale wird für eine einfache Strecke gewährt. Du darfst also nur eine einfache Fahrt und nicht die Strecke mit Hin- und Rückfahrt angeben.
• Du musst zum Zurücklegen der einfachen Entfernung die kürzeste Strecke fahren.
• Für die Anwendung der Pauschale gelten ausschließlich volle zurückgelegte Kilometer zwischen Wohnsitz und Arbeitsstätte.
• Pro Kilometer darfst du 30 Cent als Kilometerpauschale angeben

Neben der Anwendung der Pauschale kannst du die Kosten für Fahrten mit deinem eigenen Auto auch exakt festhalten. Dies ist sinnvoll, wenn du höhere Fahrtkosten hast, als durch die gesetzliche Fahrtkostenpauschale berücksichtigt wird. Bewertet wird hierbei immer dein Aufwand zwischen deiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, unabhängig von weiteren Dienstfahrten im Rahmen deiner Arbeitszeit. Ob die Pendlerpauschale oder das Festhalten der tatsächlichen Kosten lohnt, kannst du online mit entsprechenden Tools berechnen.

Wie genau werden die Fahrtkosten von der Steuer bewertet?

Das Finanzamt sieht die angegebenen Fahrtkosten bei Selbstständigen und Freelancern entweder als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten. In Einzelfällen wird die Pendlerpauschale als außergewöhnliche Belastung bewertet, beispielsweise bei behinderten Menschen mit Schwerbehindertenausweis.

Fallen ausschließlich Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte an, ist das Nachhalten als Werbungskosten über die Entfernungspauschale sehr einfach. Hast du als Selbstständiger mehrere Orte, an denen du regelmäßig für deinen Beruf unterwegs bist, wirst du statt der Pauschale eher die tatsächlich gefahrenen Kilometer angeben wollen. Spätestens hier wirst du ein Fahrtenbuch führen müssen, damit das Finanzamt eine saubere Trennung von privaten und beruflichen Fahrten erkennen kann.

Was gilt für Fahrten mit Bus, Bahn oder Fahrrad?

Im obigen Fall wurde angenommen, dass du jede Fahrt mit deinem privaten PKW oder einem Firmenwagen zurücklegst. Fahrtkosten fallen natürlich auch bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln an, wenn du als Selbstständiger oder Freiberufler auf ein eigenes Auto verzichtet. Natürlich kannst du auch hier jeden Kilometer mit 30 Cent auf dem Weg zur ersten Tätigkeitsstätte steuerlich geltend machen. Für das Finanzamt spielt es keine Rolle, mit welchem Verkehrsmittel du deinen Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zurücklegst. Der Kostennachweis für eine einfache Wegstrecke kann so auch ohne Fahrtenbuch einfach gelingen, indem du deine Zug- oder Bustickets vorlegst.

Mit einem Fahrtenbuch dem Finanzamt Rechenschaft ablegen

Wenn du dein Auto gleichermaßen für den Beruf und privat nutzt, ist es sinnvoll, ein Fahrtenbuch zu führen. Verpflichtet bist du dazu zwar nicht, aber ohne exakte Kilometerangaben wird der angenommene private Fahrtanteil gemäß der 1-Prozent-Regelung versteuert. Sinnvoller ist es, einen klaren Nachweis für die betriebliche und private Fahrzeugnutzung vorzulegen. Grundsätzlich kannst du dabei auf ein elektronisches oder handgeschriebenes Fahrtenbuch zurückgreifen. Es empfiehlt sich, auf Vorlagen aus dem Internet oder eine entsprechende Fahrtenbuch-App zurückzugreifen. Hierdurch wird das Buch für die nächste Steuererklärung formal korrekt erstellt und du wirst die Kosten einfacher von der Steuer absetzen können. Achtung: Die Anwendung der Fahrtenbuchregelung ist erst mit Beginn eines neuen Jahres möglich.

Vom Steuerberater rund um Fahrtkosten & Co. beraten lassen

Rund um die selbstständige und freiberufliche Arbeit sind viele Besonderheiten bezüglich der Steuer zu beachten. Vor allem Einsteiger ins selbstständige Berufsfeld wissen oft nicht, was sie von der Steuer absetzen können und wie sie ihre Steuererklärung korrekt ausfüllen. Die frühe Zusammenarbeit mit einem Steuerberater lohnt, um Werbungskosten und Betriebsausgaben von Beginn an richtig anzugeben und von der ersten Steuererklärung an nicht zu hohe Steuern zahlen zu müssen. Neben dem korrekten Ausfüllen der Anlage-N für deine Fahrtkosten zeigt dir der Steuerberater gern auf, ob die Pauschalregelung für dich lohnt und was ein Fahrtenbuch formal erfüllen muss.