Was musst du über die Steuererklärung für Selbstständige wissen?

Arbeitnehmer müssen sich mit dem Thema Steuererklärung kaum auseinandersetzen – ganz im Gegensatz zu Selbstständigen und Freiberuflern. Wer in einem festen Arbeitsverhältnis steht, muss grundsätzlich keine jährliche Einkommensteuererklärung abgeben. Als Unternehmer bist du dagegen verpflichtet, Steuererklärungen für die Einkommensteuer und die Umsatzsteuer zu erstellen – und das jedes Jahr. Was du darüber wissen musst, erfährst du hier.

Welche Formulare sind in der Einkommensteuererklärung wichtig?

Zunächst ist bei der Einkommensteuererklärung der Mantelbogen auszufüllen. Hier musst du Angaben zu deiner Person machen, eventuell auch zu deinem Ehe- oder Lebenspartner. Die wichtigsten Anlagen zu dieser Erklärung sind:

  • Anlage S und EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) für Selbstständige
  • Anlage Vorsorgeaufwand für Versicherungsbeiträge
  • Anlage G für Gewerbetreibende
  • Anlage KAP für Einkünfte aus Kapitalvermögen

In diesen Anlagen werden alle Daten abgefragt, die für deine steuerliche Belastung infrage kommen. Achte darauf, dass du bei diesen Angaben keine Informationen vergisst, denn was du nicht angibst, wird auch nicht zu deinen Gunsten angerechnet. Das gilt zum Beispiel für Spenden oder außergewöhnliche Belastungen, die deine Steuerschuld mindern können.

Welche Belege musst du für die Steuererklärung sammeln?

Als Selbstständiger bist du verpflichtet, die Grundlage für deine Steuern – also deinen Betriebsgewinn – selbst festzustellen und dem Finanzamt anzuzeigen. Deshalb musst du alle Belege aufbewahren, die steuerlich relevant sind. Das sind vor allem

  • Ausgangs- und Eingangsrechnungen
  • Nachweise über Renten-, Kranken- und Pflegeversicherungen
  • Bescheinigungen über Zinsen und Kapitaleinkünfte
  • Spendenbescheinigungen oder Nachweise über außergewöhnliche Belastungen

Die Belege sind insbesondere für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die Umsatzsteuererklärung und die Einkommensteuererklärung wichtig. Seit 2018 musst du die meisten Dokumente nicht mehr beim Finanzamt einreichen, sondern nur bereithalten, um sie auf Anfrage vorlegen zu können.

Tipp: Lege dir verschiedene Ordner für Einnahmen und Ausgaben an. Sammle dort alle Rechnungen oder andere Nachweise, die für deine Tätigkeit als Unternehmer oder Freiberufler wichtig sind. Sortiere die Dokumente möglichst chronologisch.

Grundlage für die Einkommensteuer: die Gewinnermittlung

Grundlage für die Steuerberechnung eines Selbstständigen ist der Gewinn. Es gibt zwei Arten der Gewinnermittlung:

  1. durch eine (aufwändige) Bilanzierung
  2. in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Wann darfst du überhaupt deinen Unternehmensgewinn mit einer EÜR ermitteln?

  • Wenn du einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehst, kannst du auf die Bilanzierung verzichten und eine Einnahme-Überschuss-Rechnung für die Gewinnermittlung verwenden. Dabei spielt es keine Rolle, wie hoch dein Gewinn oder dein Umsatz ist.
  • Für selbstständige Kaufleute und gewerbliche Unternehmen gelten dagegen Umsatz- und Gewinngrenzen von 60.000 bis 600.000 Euro pro Jahr.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Werbungskosten

Von deinem Betriebsgewinn, der dein Einkommen im Sinne des Einkommensteuergesetzes ist, kannst du einige Ausgaben absetzen. Das sind nicht nur betriebliche, sondern auch privat veranlasste Ausgaben, zum Beispiel Beiträge für die Krankenversicherung. Unterscheide immer zwischen den Betriebsausgaben, die deinen Gewinn aus der Tätigkeit als Unternehmer mindern, und anderen Kosten, die deine Steuerlast verringern. Du darfst diese auf keinen Fall doppelt angeben.

Als Betriebsausgaben werden grundsätzlich nur die Ausgaben abgesetzt, die tatsächlich angefallen sind. Bestimmte Berufsgruppen haben jedoch die Möglichkeit, betriebliche Kosten in Form einer Pauschale abzusetzen. Freiberufler, die in ihrer selbstständigen Tätigkeit Journalist oder Schriftsteller sind, können zum Beispiel 30 Prozent, höchstens jedoch 2.455 Euro als Betriebsausgaben pauschal absetzen. Für den Fall, dass die tatsächlichen Kosten höher liegen, können jedoch auch diese steuerlich für die Gewinnminderung angesetzt werden.

Als privat gilt jede Ausgabe, die nicht betrieblich veranlasst ist. Oft ist die Unterscheidung zwischen privater Nutzung und betrieblicher Nutzung nicht einfach. Du kannst auch prozentuale Anteile verwenden. Als Ausgaben für dein Telefon, das du sowohl privat als auch für deine freiberufliche Tätigkeit nutzt, kannst du beispielsweise einen Anteil von 50 Prozent ansetzen.

Musst du Einkommensteuer vorauszahlen?

Wenn das Finanzamt davon ausgeht, dass dein für das letzte Kalenderjahr festgestellter Gewinn auch im nächsten Jahr erreicht wird, kann es dich zu regelmäßigen Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer für das laufende Jahr verpflichten. Für den Fall, dass dir diese Beiträge zu hoch sind, beispielsweise weil du deine Tätigkeit einschränken möchtest, kannst du dich an deinen Sachbearbeiter im Finanzamt wenden.

Übrigens: Das Elster-Verfahren zur Abgabe bietet eine einfache Funktion an, mit der du deine Einkommensteuer schon vor der Abgabe der Einkommensteuererklärung berechnen kannst. Dieser Service hat allerdings keine rechtliche Bindungswirkung. Entscheidend ist erst der Steuerbescheid, der aufgrund deiner abgegebenen Einkommensteuererklärung erstellt wird.

Die Anlage EÜR ausfüllen

Wenn du deinen Gewinn nicht durch eine Bilanzierung (doppelte Buchführung) ermittelst, bist du verpflichtet, bei der Steuererklärung das Formular mit dem Namen „Anlage EÜR” auszufüllen. Wenn deine Einnahmen für ein Kalenderjahr unter 22.000 Euro lagen, konntest du bis 2017 auch eine formlose Einnahme-Überschuss-Rechnung verwenden und auf die vorgegebene Anlage in der Einkommensteuererklärung verzichten. Seit 2018 müssen alle Selbstständigen die Anlage EÜR nutzen. Ausnahmen sind auf Härtefälle beschränkt. Einige Tipps zur EÜR:

  • § 4 Abs. 5 EStG (Einkommensteuergesetz) zählt einige Betriebsausgaben auf, die für die Gewinnermittlung im Rahmen einer EÜR nicht zählen. Du kannst solche Ausgaben an anderer Stelle der Steuererklärung absetzen.
  • Eingenommene Umsatzsteuer und selbst gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) sind bei der Anlage EÜR getrennt anzugeben.
  • Für die Erstellung einer EÜR empfiehlt es sich, Finanz-Software zu verwenden. Für überschaubare Ein- und Ausnahmen reicht auch eine Excel-Tabelle.

So senkst du dein versteuerbares Einkommen

Es gibt verschiedene Ausgaben, die du bei der Steuererklärung geltend machen kannst, um deine Steuerschuld zu mindern, zum Beispiel dein Arbeitszimmer, Fahrten mit dem Pkw sowie Fortbildungs- und andere Kosten.

Wie setzt man gefahrene Kilometer ab?

Auch der privat und geschäftlich genutzte Pkw lässt sich in der Anlage EÜR als Betriebsausgabe ansetzen. Pro gefahrenen Kilometer gibt es 30 Cent, die von den Einnahmen abgezogen werden. Wichtig ist hier allerdings, dass du dir Fahrten, die im Zusammenhang mit deiner gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit stehen, notierst. Das ist besonders dann wichtig, wenn du zum Beispiel die Folgekosten eines Unfalls steuerlich absetzen möchtest. Dann kommt es nämlich darauf an, ob der Schaden auf einer betrieblich bedingten Fahrt entstanden ist oder nicht.

Wie setzt du ein häusliches Arbeitszimmer ab?

Vor allem für Selbstständige, die als Freelancer und Freiberufler hauptsächlich mit dem Internet arbeiten, ist die eigene Wohnung gleichzeitig der Arbeitsplatz. Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer können ähnlich wie die gefahrenen Kilometer mit dem betrieblich genutzten Auto in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung den Betriebsgewinn mindern.

Wie gehst du bei der Berechnung der Kosten für dein Arbeitszimmer vor? Die Formel lautet: Jahresmiete multipliziert mit dem Anteil des Zimmers an der Gesamt-Quadratmeterzahl. Beispiel: Eine Wohnung kostet 10.000 Euro im Jahr. Der Anteil des Arbeitszimmers an der Wohnung beträgt 20 % (10 qm von 50 qm). 20 % von 10.000 Euro sind 2.000 Euro. Die absetzbaren Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer dürfen 1.250 Euro allerdings nicht übersteigen. In diesem Fall kannst du immerhin 1.250 Euro anrechnen.

Nach einem grundlegenden BFH-Urteil handelt es sich bei einem Raum einer Wohnung um ein häusliches Arbeitszimmer, wenn dieses ausschließlich für die Tätigkeit als selbstständiger Unternehmer genutzt wird. Eine untergeordnete private Nutzung schließt dies nicht aus. Eine untergeordnete Nutzung liegt auf jeden Fall dann vor, wenn das Zimmer zeitlich nur zu 10 Prozent für private Zwecke genutzt wird. In der Praxis lässt sich dies jedoch nur sehr schwer feststellen.

Sind Fortbildungskosten absetzbar?

Grundsätzlich kannst du Rechnungen für Bücher, Kurse oder Online-Schulungen steuerlich geltend machen, wenn die Fortbildungskosten in einem Zusammenhang mit deiner selbstständigen Tätigkeit stehen und einen Beitrag für dein berufliches Fortkommen leisten. Sie mindern als Ausgaben deinen Gewinn.

Was sind außergewöhnliche Belastungen?

Wenn bestimmte Kosten zwangsläufig entstehen, außergewöhnlich sind und eine hohe finanzielle Belastung für dich darstellen, können diese ausnahmsweise von der Steuer abgesetzt werden. Das sind zum Beispiel Aufwendungen für die Behandlung einer Krankheit, Kosten für das Pflegeheim der Eltern oder die Kosten für eine Scheidung. Gerade zu diesem Thema gibt es viele BFH-Urteile. Frage hierzu am besten bei deinem Steuerberater nach oder recherchiere selbstständig im Internet.

Kannst du Aufwendungen für die Altersvorsorge und Spenden von der Steuer absetzen?

Kosten für die Altersvorsorge gehören zwar nicht zu den Betriebskosten, sie können jedoch in der Anlage Vorsorgeaufwand angegeben werden und senken somit das zu versteuernde Einkommen. Spenden für gemeinnützige Zwecke oder politische Parteien können ebenfalls die Steuerlast senken. Sie sind bis zu einer bestimmten Höhe (Singles 1.650 Euro, Paare 3.300 Euro) als Sonderausgaben absetzbar. Wichtig ist, dass du für jede Spende eine Bescheinigung bereithältst.

Werden Kapitalerträge und Zinsen versteuert?

Kapitalerträge und Zinsen werden versteuert, soweit sie einen bestimmten Sparbetrag überschreiten. Dieser liegt im Jahr 2018 bei 801 Euro für Singles und 1.602 Euro für Paare. Zinsen und Kapitalerträge sind in der Anlage KAP einzutragen. Hier trägst du auch eventuelle Freistellungsaufträge ein.

Ab welchem Gewinn muss überhaupt Einkommensteuer gezahlt werden?

Der Grundfreibetrag liegt bei etwa 9.000 Euro (18.000 Euro für Paare). Wenn du in einem Jahr weniger als 9.000 Euro Gewinn erwirtschaftet hast, musst du hierfür keine Einkommensteuer zahlen. Dies gilt natürlich nur, wenn du oder dein Partner (wenn ihr zusammen veranlagt werdet) über keine weiteren Einkommen verfügen.

Steuererklärung online bei Selbstständigen – Elster ist Pflicht

Die Abgabe von Steuererklärungen erfolgt grundsätzlich online über das Verfahren Elster (Elektronische Steuererklärung). Eine Steuererklärung auf Papier abzugeben, ist nicht nur umständlich, sondern mittlerweile durch die Steuergesetze nur noch auf Härtefälle begrenzt. Ein solcher Härtefall liegt zum Beispiel dann vor, wenn die Einrichtung eines Internetzugangs persönlich oder wirtschaftlich nicht zumutbar ist. Ein Antrag ist hierzu nicht erforderlich. Wer die Steuererklärung auf Papier beim Finanzamt abgibt und daraufhin einen Steuerbescheid erhält, hat Glück gehabt – denn darin liegt stillschweigend die Annahme eines Härtefalls durch das Finanzamt. Ansonsten musst du die Steuererklärung online ausfüllen.

Wann empfiehlt sich ein Steuerberater?

Für den Fall, dass deine erste Steuererklärung sehr kompliziert ist, empfiehlt sich die Hilfe eines Steuerberaters. Als Faustregel gilt: Je höher die Einkünfte aus deiner Tätigkeit als Unternehmer sind und je komplexer sich Ausgaben und Einnahmen zusammensetzen, umso eher lohnt es sich, die Hilfe durch einen Steuerberater in Anspruch zu nehmen. Gerade bei deiner ersten Steuererklärung kannst du hier Geld sparen – sogar als Kleinunternehmer. Auch die Gebühren für einen Steuerberater kannst du steuerlich geltend machen.

Bis wann musst du deine Steuererklärung beim Finanzamt einreichen?

Die Frist für die Abgabe der Einkommensteuererklärung für das vorangegangene Kalenderjahr läuft im folgenden Jahr am 31. Juli ab. Wenn du diesen Termin nicht einhalten kannst, gib dem Finanzamt rechtzeitig Bescheid, um eine Fristverlängerung zu erhalten. In der Regel musst du nach der Abgabe mindestens vier Wochen auf deinen Steuerbescheid warten. Je nach der aktuellen Arbeitsbelastung im Finanzamt kann dies aber auch deutlich länger dauern.

Wozu musst du eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Als Freiberufler oder gewerblich Selbstständiger gibst du jeden Monat oder jedes Quartal Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. In denselben regelmäßigen Zeitabständen zieht dir das Finanzamt deine Umsatzsteuerschuld ab. Deshalb vergessen viele Selbstständige oft, am Ende des Jahres noch einmal eine Umsatzsteuererklärung für das ganze Jahr abzugeben. Sie fasst letztlich nur die Umsatzsteuer-Voranmeldungen des Vorjahres zusammen. Im Vergleich zur Einkommensteuererklärung ist diese Steuererklärung weniger umfangreich. Um Verspätungsgebühren zu vermeiden, solltest du jedoch rechtzeitig an die Umsatzsteuererklärung denken.

Übrigens: Auch als Kleinunternehmer musst du am Ende des Jahres eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Das Ausfüllen ist hier jedoch relativ einfach. Kleinunternehmer nehmen keine Umsatzsteuer von ihren Kunden ein und können selbst bezahlte Vorsteuer nicht vom Finanzamt erstatten lassen.

Fazit

Während die Umsatzsteuererklärung auf einem relativ einfachen System beruht (eingenommene minus gezahlte Umsatzsteuer ergibt die Umsatzsteuerzahllast), spielen bei der Festlegung der Einkommensteuer viele Gesichtspunkte eine Rolle. Es lohnt sich gerade für Freiberufler zu prüfen, welche einzelnen Posten die Einkommensteuerschuld senken. Nimm dir für die Steuererklärung viel Zeit und setze dich von Zeit zu Zeit an das Elster-Programm, um die einzelnen Einträge nach und nach zu erstellen. So behältst du stets den Überblick und vergisst keine Einzelheiten, die sich positiv auf deine Steuerschuld auswirken. Nutze auch die Online-Hilfe von Elster, um eventuelle Fragen zu einzelnen Punkten zu klären. Da du ohnehin verpflichtet bist, deine Steuererklärungen online abzugeben, bietet sich dieser Service der Finanzbehörden als zuverlässige Hilfe an.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.