Firmenkreditkarten: Vergleich und Vorteile
Welche Firmenkreditkarten gibt es für Selbstständige und Unternehmen? Und welche Vorteile haben Geschäftskreditkarten? In diesem Artikel erhältst du einen Überblick.
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte ist eine Zahlungskarte, die nur für geschäftliche Ausgaben genutzt wird, zum Beispiel für Geschäftsessen, Reisen, Büromaterial, Software oder andere betriebliche Ausgaben. Firmenkreditkarten werden von Selbstständigen, Unternehmer*innen und von Mitarbeiter*innen genutzt.
Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es?
Bei klassischen Firmenkreditkarten gehen die getätigten Umsätze von einem Kreditkartenkonto ab und werden in der Regel am Monatsende abgerechnet. Man nennt sie Charge-Kreditkarten. Es gibt aber auch Geschäftskreditkarten mit flexibler Rückzahlung, sogenannte Revolving-Kreditkarten. Hier wird der offene Saldo mit einer Teilzahlung oder Ratenzahlung getilgt, wofür in der Regel Zinsen berechnet werden. Beide Varianten haben den Vorteil, dass sie auch auf Reisen uneingeschränkt akzeptiert werden.
Mittlerweile sind auch Debitkarten auf dem Vormarsch, bei denen Umsätze sofort vom Geschäftskonto abgebucht werden. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden auch sie als Firmenkreditkarte bezeichnet, obwohl hier kein Kreditrahmen eingeräumt wird. Sie sind also keine Kreditkarten im eigentlichen Sinn. Die Akzeptanz und die Zahlmöglichkeiten von Debitkarten sind aber vergleichbar mit klassischen Kreditkarten. Nur bei Mietwagenbuchungen kann es vorkommen, dass eine klassische Kreditkarte für die Reservierung einer Kaution verlangt wird.
Desweiteren gibt es Prepaid-Firmenkreditkarten, auf die zunächst Guthaben eingezahlt werden muss. Unternehmen können so die Höhe der Ausgaben pro begrenzen. Dies lässt sich jedoch auch komfortabler lösen, indem bei Debitkarten oder anderen Firmenkreditkarten einfach entsprechende Zahlungslimits gesetzt werden.
In diesem Artikel bezeichnen wir der Einfachheit halber alle geschäftlich genutzten Karten als Firmenkreditkarten.
Was ist der Unterschied zwischen Geschäftskreditkarten und privaten Kreditkarten?
Bei Firmenkreditkarten liegt die Haftung für Zahlungen beim Unternehmen. Bei privaten Kreditkarten liegt die Haftung bei der Person selbst, die die Kreditkarte nutzt.
Wie unterscheiden sich Business Kreditkarte und Corporate Cards?
Business Kreditkarten oder Business Cards sind Karten für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen.
Corporate Cards sind Mitarbeiterkarten für größere Unternehmen, die auch in großen Stückzahlen ausgegeben werden. Mittlerweile sind die Übergänge aber fließend und die Unterscheidung ist nicht mehr besonders wichtig.
Vorteile von Firmenkreditkarten für Selbstständige
1. Private und geschäftliche Ausgaben trennen
Für eine einfache und ordentliche Buchhaltung ist es unerlässlich, private und berufliche Zahlungen zu trennen. Eine Business-Kreditkarte hilft hierbei, weil alle Zahlungen vom Geschäftskonto abgebucht werden.
2. Einfache Abrechnung von Betriebsausgaben
Mit einer Business-Kreditkarte fällt es leicht, den Überblick über geschäftliche Ausgaben zu behalten. Da alle Zahlungen übersichtlich in einem Konto auflaufen, fällt die korrekte Buchhaltung leichter. So kann es auch nicht passieren, dass Betriebsausgaben beim Berechnen des Gewinns und der Steuererklärung übersehen werden.
3. Einfaches Bezahlen auf Dienstreisen
Gerade bei Geschäftsreisen spielen Business-Kreditkarten ihre Stärken aus. Mit smarten Zahlungskarten können Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegung schnell und einfach bezahlt werden und währenddessen schon Belege und Kategorien erfasst werden. Die Buchhaltung ist dann schon vorbereitet, noch während man unterwegs ist. Lästiger Papierkram nach der Rückkehr entfällt.
4. Zusätzlicher finanzieller Spielraum
Kreditkarten für Selbstständige, die über einen echten Kreditrahmen verfügen, erweitern den finanziellen Spielraum. Wenn Umsätze erst am Monatsende oder in Raten zurückgezahlt werden, können Selbstständige Zahlungsengpässe überbrücken oder wichtige Ausgaben vorziehen. Der Kreditrahmen kann auch wie ein kleiner Kredit genutzt werden, wenn Einnahmen unregelmäßig eingehen.
5. Sichere Online-Zahlungen
Onlinedienste und digitale Abos setzen oft eine Kreditkarte als Zahlungsmöglichkeit voraus. Eine Firmenkreditkarte ist dann zwingend nötig, um die Kosten für Softwareabos, Werbekonten und andere Tools zu begleichen. Ein Plus an Sicherheit und Kontrolle bieten hier virtuelle Firmenkreditkarten. Oft können diese in Sekundenschnelle erstellt werden. Mit separaten Karten für bestimmte Ausgaben, Konten oder Onlineshops können Budgets besser kontrolliert werden. Bei Zweifeln an der Sicherheit oder Vertrauenswürdigkeit eines Dienstes oder Onlineshops kann die betroffene Karte einfach gesperrt werden.
6. Vereinfachte Buchhaltung
Dank digitalisierter Belege und Ausgabenverwaltung kann die vorbereitende Buchhaltung schon im Geschäftskonto erledigt werden. Die Transaktionen können dann einfach exportiert und an den Steuerberater weitergegeben werden. Viele Geschäftskonten bieten Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen an, wie zum Beispiel zu lexoffice. Dann werden Transaktionen automatisch synchronisiert und können direkt im Buchhaltungsprogramm weiterbearbeitet werden.
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Vorteile von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter*innen
1. Einfache Reisekostenabrechnung
Kosten für Geschäftsreisen müssen nicht mehr mit privatem Geld ausgelegt werden, sondern können direkt über die Firmenkreditkarte bezahlt werden. Das vereinfacht die Buchung und die aufwändige und nervenaufreibende Reisekostenabrechnung entfällt.
2. Überblick über Ausgaben
Wer hat was ausgeben? Moderne Firmenkarten bieten eine Ausgabenverwaltung in Echtzeit. So können die Ausgaben des ganzen Teams jederzeit überblickt werden. Auch Budgets und Kund*innenprojekte lassen sich übersichtlich verwalten.
3. Rechtssicherheit bei Zahlungen
Wenn Mitarbeiter*innen Online-Käufe tätigen oder Dienstleistungen bezahlen müssen, ist die herkömmliche Lösung allzu oft eine Teamkreditkarte, die herumgereicht wird. Diese Notlösung ist aber unsicher: Kreditkarten sind nicht übertragbar und die Weitergabe der Kartendaten an Dritte ist nicht erlaubt. Auch lassen sich ungerechtfertigte Zahlungen oder Kartenmissbrauch nur schwer nachvollziehen, wenn sich mehrere Personen eine Kreditkarte teilen.
Eigene Firmenkarten für Mitarbeiter*innen sind die sichere und komfortable Alternative: Alle, die Ausgaben bezahlen, haben ihre eigene Zahlungskarte. Zahlungen sind jederzeit nachvollziehbar und bei Missbrauch können einzelne Karten sofort gesperrt werden. Um das Haftungsrisiko zu begrenzen, kann zwischen Unternehmen und Mitarbeiter*innen eine Nutzungsvereinbarung für die Firmenkarte vereinbart werden.
4. Ausgabenkontrolle mit individuellen Limits
Mit individuellen Limits für Mitarbeiter*innen kann festgelegt werden, wie viel ausgegeben werden kann. Im Rahmen dieses Budgets können Mitarbeiter*innen dann selbstständig Ausgaben tätigen. Das stärkt die Eigenverantwortung und Motivation.
5. Effiziente Buchhaltung
Moderne Firmenkarten sind mit Funktionen zur Ausgabenverwaltung ausgestattet. So können z.B. Belege, Ausgabenkategorien und Budgets verwaltet werden. Mit Anbindungen an Buchhaltungsprogramme oder DATEV können die Transaktionsdaten direkt an die Buchhaltung weitergegeben werden.
Gibt es kostenlose Firmenkreditkarten?
Je nach Funktionsumfang variieren die Preise von Firmenkreditkarten von kostenlos bis zu dreistelligen Jahresgebühren. Wichtiger als die Preisfrage sind der angebotene Funktionsumfang und wie die Karte zur eigenen Nutzung passt. Geld sparen lässt sich mit Paketen: So sind Kombinationen aus Geschäftskonto und Firmenkarte, wie etwa Holvi Pro, oft schon für eine geringe monatliche Gebühr zu haben.
Übrigens: Kreditkartengebühren gelten genau wie Kontoführungsgebühren als Betriebsausgabe. Sie mindern somit den Gewinn und verringern so die zu zahlende Steuer.
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Fazit: So findet man die passende Firmenkreditkarte
Das Angebot an geschäftlichen Kreditkarten ist groß. Sinnvoll ist es, nicht nur auf den Preis, sondern vor allem auf den Funktionsumfang zu schauen. Unterstützt die Firmenkarte moderne Bezahlverfahren wie Apple Pay und Google Pay? Können Transaktionen kategorisiert und Belege angehängt werden?
Unternehmen profitieren am meisten von Funktionen zur Ausgabenverwaltung, wie individuelle Kartenlimits, Budgets und eine Anbindung an die Buchhaltung. Debitkarten oder virtuelle Karten sind für gewöhnliche Betriebsausgaben meist ausreichend. Bei Geschäftsreisen, vor allem, wenn Mietwagen gebucht werden, ist eine Kreditkarte mit Verfügungsrahmen die beste Wahl.
Selbstständige und Einzelunternehmer*innen können mit einer Kombination aus Geschäftskonto und Geschäftskreditkarte Geld sparen. Besonders lohnt sich ein Blick auf Business-Kreditkarten mit eigenem Kreditrahmen, mit denen sich ein zusätzlicher finanzieller Spielraum ergibt.
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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.