So stellst du deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer richtig aus

Üblicherweise musst du für gestellte Rechnungen Umsatzsteuer abführen. Aber nicht immer: Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sind Kleinunternehmer von dieser Pflicht befreit. Eine freiwillige Ausweisung der Umsatzsteuer ist dennoch denkbar. Beim Einstieg verzichten viele Freiberufler und Start-ups auf Ausweisung der Umsatzsteuer, um weniger formalen Aufwand und Kontakt mit dem Finanzamt zu haben.

Wer darf Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben?

Laut Gesetzgeber gelten klare Vorgaben, in welchen Fällen du auf die gesonderte Ausweisung der Steuer auf deinen Rechnungen verzichten kannst. Befreit sind Kleinunternehmer, also Selbstständige mit einem begrenzten Umsatz pro Jahr. Durch die Befreiung erhalten Unternehmer ihren Rechnungsbetrag als Nettobetrag, Abzüge müssen sie grundsätzlich nicht fürchten.

Welche Unternehmer sind als Kleinunternehmer definiert?

Es gibt wenige Sonderregelungen, wie sich Unternehmen von der Angabe der Umsatzsteuer befreien lassen können. Die wichtigste ist die Kleinunternehmer-Regelung, wie sie aus §19 UStG hervorgeht. Hiernach erfüllst du die Definition eines Kleinunternehmens, wenn du im vergangenen Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz generiert hast und der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich unterhalb von 50.000 Euro bleibt.

Kommst du im Laufe deiner geschäftlichen Tätigkeit über die genannten Grenzwerte, kannst du nicht mehr von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren. Im Normalfall wird dich dein Finanzamt anschreiben und dir zeitnah eine Identifikationsnummer für die Umsatzsteuer (USt-IdNr) zuteilen. Diese musst du ab dann auf deinen Rechnungen angeben. Weiterhin musst du neben dem Nettobetrag deiner Rechnungen gesondert auf den Umsatzsteuerbetrag hinweisen. Der Betrag liegt abhängig von Branche und Leistung fast immer bei 7 oder 19 Prozent.

Kleinunternehmer-Regelung: Dieser Hinweis darf auf keiner Rechnung fehlen

Wenn du gemäß UStG als Kleinunternehmer tätig bist und deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben willst, kannst du dies nicht ohne einen gesonderten Hinweis tun. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass du bei jeder Rechnungsstellung auf deinen Status als Kleinunternehmer hinweisen musst. Der Grund: Deine Kunden und Geschäftspartner würden sich sonst wundern, warum diese Angabe fehlt und, ob sie vielleicht doch die entsprechende Steuer abführen müssen. Außerdem macht es keinen professionellen Eindruck nach außen hin, wenn du eine vom Gesetzgeber vorgeschriebene Angabe einfach auslässt.

Ein einzelner Satz als Pflichtangabe reicht vollkommen aus, um den Vorgaben des Gesetzgebers zu genügen. Weiter unten findest du geeignete Beispiele, wie du diesen Hinweis beim Erstellen von Rechnungen am besten formulierst. Falls diese Angabe nicht gemacht wird und dies dem Leistungsempfänger und dem Finanzamt auffällt, kann von einer fälschlichen Pflicht der Abführung einer Mehrwertsteuer ausgegangen werden. Es kann dann passieren, dass du 19 Prozent der in einer Rechnung aufgeführten Einnahmen als Umsatzsteuer doch an das Finanzamt abführen musst.

Hinweis auf die Kleinunternehmer-Regelung – wie formulieren?

Wie du den Hinweis als Pflichtangabe formulierst, ist nicht eindeutig durch das UStG oder andere Vorschriften festgelegt. In der Praxis haben sich verschiedene Formulierungen durchgesetzt, die alle den Vorsatz der Pflichtangabe erfüllen. Gängige Sätze, die so auf deinen Rechnungen zu finden sein sollten, lauten:

  • Umsatzsteuerfrei gemäß §19 Abs. 1 UStG
  • Es wird gemäß §19 Abs. 1 keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Nicht umsatzsteuerpflichtig nach §19 Abs. 1 UStG
  • Kein Ausweis der Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß §19 UStG

Eine Kombination solcher und weiterer Formulierungen ist nicht notwendig und wird bei Kunden keinen professionellen und erfahrenen Eindruck hinterlassen. Allein die Erwähnung der genannten Gesetzesvorschrift und ein Hinweis darauf, dass die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) nicht ausgewiesen wird, sollte jedes deiner Rechnungsschreiben enthalten.

Weitere Pflichten bei der Rechnungsstellung beachten

Das Stellen einer Rechnung ist für unerfahrene Start-up-Gründer und Freiberufler eine Herausforderung. Wird die Lieferung von Waren oder eine erbrachte Dienstleistung in Rechnung gestellt, musst du neben einem Hinweis bezüglich der Umsatzsteuer weitere Pflichtangaben im Rechnungsschreiben machen. Falls ein oder mehrere Angaben dieser Art fehlen, muss der Leistungsempfänger das Dokument nicht als offizielle Rechnung akzeptieren. Richte deshalb deine digitale Buchhaltung von Anfang an mit Rechnungsschreiben ein, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Verpflichtende Bestandteile des Rechnungsschreibens sind:

  • dein vollständiger Name und die vollständige Anschrift
  • eine Rechnungsnummer (für das Finanzamt fortlaufend identifizierbar)
  • deine Steuernummer (als Kleinunternehmer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
  • das Datum der Rechnungsstellung
  • Umfang der Lieferung oder der erbrachten Leistungen inklusive Datum

Ebenfalls nicht fehlen darf der Hinweis auf steuerliche Besonderheiten, explizit der Hinweis auf §19 UStG und dein Nutzen der Kleinunternehmerregelung. Andere Formulierungen können für die Rechnungsstellung ins Ausland gewählt werden; dazu findest du unten weitere Hinweise.

Bewusst von der Kleinunternehmer-Regelung abweichen

Nach den bisherigen Informationen muss deine Rechnung keine Umsatzsteuer enthalten, sofern du als Kleinunternehmer mit einer entsprechenden Formulierung darauf hinweist. Niemand verbietet dir jedoch, dass du jede erbrachte Leistung bewusst mit ausgewiesener Steuer in Rechnung stellst. Für die meisten Selbstständigen und Freiberufler ist dies zwar unüblich, trotzdem verbietet der Gesetzgeber Kleinunternehmern nicht, freiwillig Umsatzsteuer abzuführen.

Falls du dies wünschst, nimm rechtzeitig Kontakt mit deinem Finanzamt auf. Dieses kann dir nicht verwehren, freiwillig von der Regelung Gebrauch zu machen. Auf Antrag hin wirst du nach wenigen Wochen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten. Achtung: Sobald du diese nutzt und von der Kleinunternehmer-Regelung abweichst, kannst du nicht mehr in den alten Modus zurückkehren. Du wirst fortan immer Rechnungsschreiben mit ausgewiesener Mehrwertsteuer stellen müssen und kannst nicht spontan auf die andere Regelung für Kleinunternehmen umschwenken.

Wann lohnt sich die umsatzsteuerliche Befreiung, wann nicht?

Für Laien erscheint es unlogisch, freiwillig Steuern abführen zu wollen. Dennoch ist dies in Einzelfällen sinnvoll. So wirst du nicht nur selbst Umsatzsteuer ausweisen, sondern kannst die selbst zu zahlenden Mehrwertsteuerbeträge von anderen Unternehmen steuerlich mindernd nutzen.

Durch den freiwilligen Umsatzsteuerabzug an das Finanzamt machst du von deiner Vorsteuerabzugsberechtigung Gebrauch. Diese Regelung würde andernfalls fehlen. Da viele Unternehmen in ihren Anfängen höhere Ausgaben als Einnahmen haben, macht sich dies jedoch deutlich als steuerlicher Vorteil bemerkbar. Und auch für dein Firmenimage nach außen hin solltest du über die Ausweisung der Steuer nachdenken. Manche Unternehmen oder Geschäftspartner wird es abschrecken, wenn du die Kleinunternehmer-Regelung nutzt und so vermeintlich kein großer und vollwertiger Betrieb bist.

Rechnungen ins EU-Ausland: das Reverse-Charge-Verfahren

Für die Buchhaltung bringt das Ausweisen und Abführen von Steuern immer einen formalen Buchungsaufwand mit sich. Dieser kann sich verkomplizieren, wenn es zu einer Abrechnung mit Kunden im Ausland kommt. Innerhalb der Europäischen Union hat der Gesetzgeber deshalb eine Regelung geschaffen, die den formalen Aufwand bei der grenzüberschreitenden Abrechnung minimiert. Im sogenannten Reverse-Charge-Verfahren kannst du unter Umständen auf die Ausweisung der Umsatzsteuer verzichten.

Diese wichtigen Voraussetzungen musst du zur Anwendung dieses Verfahrens beachten:

  • Die Leistungsempfänger haben ihren Sitz in anderen EU-Ländern.
  • Die Leistungsempfänger verfügen selbst über eine UmSt-IdNr.
  • Es darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen und mit einer gesonderten Formulierung hierauf hingewiesen werden.

Das Reverse-Charge-Verfahren trägt wesentlich zur Eindämmung von Steuerbetrug in den europäischen Ländern bei. In früheren Jahren war es nämlich noch möglich, dass der Leistungsempfänger den Vorteil des Vorsteuerabzuges nutzte, auch wenn die Umsatzsteuer vom Rechnungssteller gar nicht abgeführt wurde.

Wenn du im B2B-Geschäft tätig bist und deine Lieferungen, Dienstleistungen oder sonstige Leistungen im EU-Ausland erbringst, kannst du dir wie beim Kleinunternehmen mit der richtigen Formulierung die Umsatzsteuerangabe ersparen. Eine etablierte und sinnvolle Formulierung ist: „Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers wird hingewiesen. (Reverse-Charge-Verfahren)“. Sobald du so mit anderen Unternehmern verfährst, wirst du dies gesondert bei deinen Steuererklärungen angeben müssen.

Achtung: Das Verfahren kannst du nicht bei der Abrechnung mit Privatkunden in anderen EU-Ländern nutzen, da diese nicht über eine eigene Umsatzsteuer-ID verfügen. In der Rolle des leistenden Unternehmers wirst du eine Umsatzsteuer-Rechnung stellen müssen, sofern du nicht weiterhin die Rolle des Kleinunternehmers einnimmst. Hierbei ist individuell zu klären, ob die deutsche Umsatzsteuer zu verrechnen ist oder der aktuell gültige Umsatzsteuersatz im Land des Empfängers.

Sichere Rechnungsstellung mit einer geeigneten Software

Viele der genannten Probleme und Sonderfälle lassen sich umgehen, wenn du deine Rechnungen von Anfang an mit einem geeigneten Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer schreibst. Mit den richtigen Anwendungen lässt sich von Anfang an die Art der Tätigkeit vergeben, beispielsweise, ob du als Unternehmer als Kleinunternehmer giltst oder eine andere Gesellschaftsform greift. Auf Basis dieser Informationen erstellen die Anwendungen für dich direkt die geeigneten Rechnungsformulare mit den korrekten Formulierungen.

Programme dieser Art können in eine größere Software-Suite rund um das Thema Buchhaltung bereits integriert sein. Auch bei diesen Zusatzfunktionen solltest du ermitteln, welche Regeln für dich gelten und wie du diese Funktionen korrekt anwendest. Bevor du dich blind für eine Software dieser Art entscheidest, halte Rücksprache mit einem Experten, zum Beispiel deinem Steuerberater. In den Tutorials zu den einzelnen Programmen findest du wertvolle Tipps, wie du die wichtigsten Funktionen, handelsübliche Bezeichnungen, die richtigen Rechtsvorschriften und mehr anwendest.

Durch professionelle Beratung die Kleinunternehmer-Regelung beherrschen

Das Thema Steuern ist für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler gleichermaßen komplex. Die Wenigsten werden über ein abgeschlossenes Studium mit diesem Schwerpunkt verfügen oder sich frühzeitig durch Fortbildungen in die Thematik eindenken. Umso wichtiger ist es, von Anfang an auf die Erfahrung von Experten zu vertrauen und durch ihre Tipps keine steuerlichen Fehler zu begehen.

Vom Coaching für Existenzgründer bis zu Dienstleistern im Steuer- und Finanzbereich reichen deine Möglichkeiten, einen Experten auszuwählen, mit dessen Hilfe du beruflich voll durchstarten kannst. Dies gilt natürlich auch, wenn du in Zukunft keine Kleinunternehmer-Rechnung mehr stellen kannst und als vollwertiges Unternehmen die Steuer ausweisen musst. Hilfe dieser Art ist außerdem sinnvoll, wenn du zukünftig elektronische Rechnungen schreiben oder auf digitale Buchhaltung umstellen willst.

Tipp: Bei uns findest du kostenlose Rechnungsmuster im Excel- und Word-Format. Lade dir das passende Rechnungsmuster für Kleinunternehmer herunter, solltest du aufgrund der Kleinunternehmer-Regelung von der Mehrwertsteuerpflicht befreit sein.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.