Steuererklärung selber machen: Leitfaden für Unternehmen 2026
Die jährliche Steuererklärung selbst zu machen, zählt für viele Freiberufler*innen und Unternehmer*innen selten zu den bevorzugten Aufgaben. Deshalb landet die Einkommensteuererklärung häufig in der Kanzlei. Dabei ist es einfacher als gedacht, die Steuererklärung selbst zu erledigen. Vorbereitung ist hier essenziell. Mit etwas Struktur und der passenden Software wird aus der jährlichen Verpflichtung ein überschaubarer Prozess.
Dieser Leitfaden zeigt, wer zur Abgabe verpflichtet ist, wie die Steuererklärung für Selbstständige, Freiberufler*innen und Unternehmen konkret aussieht und welche Fristen gelten.
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Wer muss eine Steuererklärung machen?
Wer Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb, aus freiberuflicher Tätigkeit oder aus einer Personen- oder Kapitalgesellschaft erzielt, unterliegt der elektronischen Steuererklärungspflicht. Das Finanzamt fordert die jährliche Einkommensteuererklärung sowie je nach Rechtsform die Umsatzsteuer, Gewerbesteuererklärung und weitere Erklärungen. Für Arbeitnehmer*innen gibt es keine gesetzliche Vorschrift, dennoch können sie freiwillig eine Steuererklärung einreichen.
Gut zu wissen: Jede gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit löst die Pflicht zur Steuererklärung aus, unabhängig von der Höhe der Umsätze. Selbst wenn das Unternehmen in der Gründungsphase noch nicht profitabel ist oder die Kleinunternehmerregelung genutzt wird, verlangt das Finanzamt die Steuererklärungen.
Bis wann muss die Steuererklärung abgegeben werden?
Die Abgabefrist der Steuererklärung hängt primär davon ab, ob die Erklärung zur Einkommensteuer in Eigenregie erstellt oder an ein Steuerbüro übergeben wird:
Frist bei selbst erstellter Steuererklärung: Wer die Steuererklärung selber macht, hat die Unterlagen grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres zu übermitteln. Für das Steuerjahr 2025 ist die Abgabefrist ohne Steuerberater*in am 31. Juli 2026 abgelaufen.
Frist bei der Steuererklärung bei Abgabe über ein Steuerbüro: Bei einer professionellen Vertretung, beispielsweise durch eine Steuerkanzlei oder einen Lohnsteuerhilfeverein, verlängert sich die Frist zur Abgabe der Steuererklärung. Die Einkommensteuererklärung 2025 mit einem Steuerbüro ist spätestens am 1. März 2027 (da der 28. Februar ein Sonntag ist) einzureichen. Ab der Einkommensteuererklärung 2026 greift die Frist zum 28. Februar 2028.
Was passiert, wenn die Frist für die Steuererklärung nicht eingehalten wird?
Wer die Steuererklärung nicht fristgerecht abgibt, zahlt 0,25 % der festgesetzten Steuer pro angefangenem Monat als Verspätungszuschlag, mindestens jedoch 25 € monatlich. Bleibt zusätzlich die fällige Steuerzahlung aus, kommt ein Säumniszuschlag in Höhe von 1 % des rückständigen Betrags pro angefangenem Monat hinzu (Stand: 2026).
Bleibt die Steuererklärung trotz Aufforderung aus, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen selbst. Die Folgen sind:
- Nachzahlung an das Finanzamt: Das Finanzamt schätzt den Gewinn bei Nichtabgabe. Da die Schätzungen in der Regel sehr hoch ausfallen, kann eine hohe Nachzahlung an das Finanzamt anfallen.
- Hohe Krankenkassen-Beiträge: Die gesetzlichen Krankenkassen orientieren sich am Einkommensteuerbescheid. Fehlt er, berechnen die Kassen automatisch den Höchstsatz. Erst mit dem neuen Bescheid erfolgt die rückwirkende Anpassung, was zu einer zusätzlichen Nachforderung führen kann.
Warum muss man Steuern nachzahlen?
Besonders in den ersten drei Jahren nach der Gründung kommt es häufig zu Liquiditätsengpässen durch unerwartete Steuerforderungen. Der Grund dafür ist das Zusammenspiel aus der rückwirkenden Jahressteuer und den zu leistenden Einkommensteuer-Vorauszahlungen.
Sobald die erste Steuererklärung eingereicht wird, fordert das Finanzamt die Steuer für das Vorjahr rückwirkend ein. Gleichzeitig setzt es, abhängig von der Gewinnhöhe, vierteljährliche Vorauszahlungen für das laufende Kalenderjahr fest. Die doppelte finanzielle Belastung aus rückwirkender Jahressteuer und der Vorauszahlung kommt oft unerwartet und führt zu plötzlichen Liquiditätsengpässen.
Wer kann eine Steuererklärung selbst machen?
Grundsätzlich steht es Einzelunternehmen, Freiberufler*innen und Personengesellschaften frei, die Steuererklärung selbst zu erstellen – eine Pflicht zur Steuerberatung besteht nicht. Wer die Steuererklärung selbst machen möchte, benötigt dafür vor allem Überblick über die eigenen Finanzen sowie Zeit, sich mit den relevanten Gesetzen, Fristen und Formularen auseinanderzusetzen.
Für Freiberufler*innen und Selbstständige, die ihren Gewinn über eine einfache Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, ist der Aufwand oft überschaubar. Sobald die Buchhaltung im Geschäftskonto lückenlos vorbereitet ist, lassen sich die Daten fehlerfrei in ELSTER oder direkt an Buchhaltungssoftwares wie Lexware Office oder sevdesk übertragen.
Steuererklärung machen lassen – Ab wann brauchen Unternehmen eine Steuerkanzlei?
Eine Steuerkanzlei wird dann benötigt, wenn beispielsweise das administrative Arbeitspensum steigt, die Rechtsform eine Bilanzierungspflicht vorschreibt oder die steuerlichen Anforderungen komplexer werden. Ein*e Steuerberater*in schafft Rechtssicherheit, dass alle Fristen und Formalitäten bei der Steuererklärung eingehalten werden. Die administrative Entlastung schafft zudem Freiräume für das operative Tagesgeschäft und das Unternehmenswachstum. Eine Steuerkanzlei entlastet immer dort, wo Unternehmen wachsen. Beispielsweise wenn:
- Die Rechtsform eine Bilanzpflicht sowie eine doppelte Buchführung vorschreibt, zum Beispiel bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Unternehmergesellschaft (UG).
- Die Steuererklärung komplex ist, etwa bei mehreren Gesellschafter*innen, Angestellten oder internationalen Umsätzen.
- Die Zeit für die saubere Aufarbeitung der Steuerformulare im laufenden Betrieb fehlt.
Gut zu wissen: Auch für Unternehmen, die ihre Steuererklärung selbst erstellen, kann sich eine punktuelle Beratung lohnen – etwa um die fertige Erklärung vor der Abgabe prüfen zu lassen. Holvi arbeitet in Deutschland mit einem Netzwerk ausgewählter Steuerkanzleien zusammen. Über das Netzwerk lässt sich unkompliziert die passende Beratung für den eigenen Betrieb finden.
Was kostet eine Steuererklärung für Unternehmen?
Wer die Steuererklärung selbst erstellt, zahlt dafür keine direkten Kosten, abgesehen von einer eventuellen Steuersoftware. Bei einer Steuerberatung richten sich die Kosten nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) und hängen vom Gegenstandswert (wie der Höhe des Jahresumsatzes oder Gewinns) und dem tatsächlichen Arbeitsaufwand (dem sogenannten Zehntelsatz). Eine einfache Einkommensteuererklärung für Solo-Selbstständige mit wenig Umsatz kostet oft nur wenige hundert Euro. Bei einer GmbH mit Bilanzierungspflicht und laufender Lohnbuchhaltung geht es schnell in den vierstelligen Bereich.
Gut zu wissen: Eine digitale Vorarbeit kann Geld sparen. Wer seine Belege ungeordnet aufbewahrt, zahlt in der Regel mehr für die Steuerberatung, da die Kanzlei jeden Beleg manuell sortieren muss. Liegen alle Transaktionen, Quittungen und Auslagen bereits vorkategorisiert im digitalen Firmenkonto bereit, kann die Kanzlei die Daten direkt per Export einlesen.
Wie lässt sich die Steuererklärung selber machen?
Das Wichtigste ist, alle erzielten Einkünfte sauber anzugeben und nichts dem Finanzamt zu verschweigen. Über die Einkommensteuererklärung werden jährliche Einkünfte versteuert. Die Erklärung besteht aus einem Mantelbogen (dem Hauptformular für Stammdaten, Bankverbindung und Sonderausgaben), den jede steuerpflichtige Person ausfüllt.
Die eine Steuererklärung gibt es nicht. Je nach Rechtsform und Geschäftsmodell kommen mehrere Erklärungen zusammen, die beim Finanzamt einzureichen sind. Für die meisten Freiberufler*innen und Unternehmer*innen sind das mindestens zwei Erklärungen: die Einkommensteuererklärung und die Umsatzsteuererklärung. Sobald ein Gewerbe angemeldet ist oder Angestellte beschäftigt sind, kommen weitere Unternehmenssteuern und Formulare hinzu.
Die Einkommensteuererklärung für Einzelunternehmen und Freiberufler*innen
Bei Personengesellschaften und Einzelbetrieben versteuert nicht das Unternehmen selbst den Gewinn, sondern die Inhaber*innen als Privatpersonen. Der erwirtschaftete Betriebsgewinn bildet die direkte Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuererklärung. Welche Anlage zusätzlich zum Mantelbogen erforderlich ist, hängt von der Tätigkeit ab:
- Anlage G (Gewerbebetrieb): Dieses Formular ist zwingend für alle Handwerker*innen, Händler*innen und Gründer*innen im Kleingewerbe oder Einzelunternehmen. Hier tragen Gewerbetreibende den ermittelten Jahresgewinn ein.
- Anlage S (Selbstständige Arbeit): Diese Anlage nutzen ausschließlich Freiberufler*innen (zum Beispiel Ärzt*innen, Journalist*innen, IT-Berater*innen oder Architekt*innen), um ihre freiberuflichen Einkünfte zu deklarieren.
Der Mantelbogen selbst enthält die persönlichen Stammdaten, darunter
- Steuer-ID,
- Adresse,
- Familienstand und
- Bankverbindung.
Er ist für alle steuerpflichtigen Personen identisch. Wer diese Angaben einmal sauber hinterlegt hat, kann sie im ELSTER-Konto Jahr für Jahr übernehmen.
Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz
Wie der Gewinn ermittelt wird, hängt von der Rechtsform und der Unternehmensgröße ab. Das Steuerrecht unterscheidet zwischen zwei Methoden:
- Einfache Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung): Freiberufler*innen (unabhängig vom Umsatz) sowie Einzelunternehmen und Kleingewerbe, solange sie unter den gesetzlichen Schwellenwerten bleiben, nutzen die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Die EÜR ist eine Zufluss-Abfluss-Rechnung ohne doppelte Buchführung (Einnahmen minus Ausgaben) und wird als Anlage EÜR elektronisch übermittelt.
- Doppelte Buchführung und Bilanzierungspflicht: Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder eine UG ermitteln den Gewinn automatisch per doppelter Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Bei gewerblichen Einzelunternehmen und Personengesellschaften greift diese Pflicht erst, sobald sie mehr als 80.000 € Gewinn oder mehr als 800.000 € Umsatz im Kalenderjahr erzielen (Stand: 2026). Unternehmen übermitteln Bilanz und GuV als sogenannte E-Bilanz elektronisch.
Die Umsatzsteuererklärung
Die Umsatzsteuererklärung ist die jährliche Steuererklärung über die Umsatzsteuer, die an das Finanzamt abgeführt wird. In Deutschland unterliegen alle Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmen gegen Entgelt an seine Kund*innen abgibt, der Umsatzsteuerpflicht.
Kleinunternehmer*innen können sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien, indem sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Seit 2025 gilt die Befreiung bis zu einem Vorjahresumsatz von 25.000 € und einem laufenden Umsatz von höchstens 100.000 € (Stand: 2026). Dennoch geben Kleinunternehmer*innen in der Regel eine jährliche Umsatzsteuererklärung ab, nur ohne ausgewiesene Umsatzsteuer.
Die Frist für die Umsatzsteuererklärung richtet sich nach der Zahllast des Vorjahres (Stand: 2026):
- Über 9.000 €: monatliche Voranmeldung, jeweils zum 10. des Folgemonats
- Zwischen 2.000 und 9.000 €: vierteljährliche Voranmeldung (10. Januar, April, Juli, Oktober)
- Unter 2.000 €: Befreiung von der laufenden Voranmeldung möglich – dann genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung
Die Umsatzsteuererklärung läuft elektronisch über ELSTER. Mit einer sauberen laufenden Buchführung ist die Erklärung in wenigen Minuten ausgefüllt. Im Formular werden die steuerpflichtigen Umsätze zu den verschiedenen Steuersätzen (Regelsatz 19 % oder ermäßigter Satz 7 %) sowie die abziehbare Vorsteuer erfasst. Die Differenz ergibt die Abschlusszahlung an das Finanzamt oder führt zu einer Erstattung.
Die Gewerbesteuererklärung für Gewerbebetriebe
Gewerbetreibende sind grundsätzlich gewerbesteuerpflichtig. Freiberufler*innen sind nicht gewerbesteuerpflichtig, auch nicht als Zusammenschluss in einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften wird die Steuer erst ab einem Gewerbeertrag von mehr als 24.500 € fällig (Stand: 2026). Kapitalgesellschaften erhalten diesen Freibetrag nicht und zahlen ab dem ersten Euro Gewinn.
Eingereicht wird die Erklärung zur Gewerbesteuer als Formular GewSt 1 A elektronisch über ELSTER. Die Höhe hängt zusätzlich vom Hebesatz (festgelegter Prozentsatz) der jeweiligen Gemeinde ab.
Welche Anlagen zur Einkommensteuer sind notwendig?
Die Liste an Anlagen ist sehr lang. In der Praxis sind davon nur einige wenige Formulare auszufüllen. Um die Steuererklärung selbst zu machen, können folgende Formulare relevant sein:
- Gewerbetreibende benötigen die Anlage G.
- Freiberufler*innen füllen in der Regel die Anlage S aus.
- Die Anlage Vorsorgeaufwand erfasst sämtliche Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung, um sie steuerlich abzusetzen.
Welche Betriebsausgaben lassen sich steuerlich absetzen?
Je mehr Betriebsausgaben korrekt erfasst werden, desto niedriger fällt die Steuerlast aus. Ein Blick auf die folgenden Posten kann sich lohnen (Stand: 2026):
- Arbeitsmittel und IT: Digitale Wirtschaftsgüter wie Computer, Laptops und Software-Lizenzen lassen sich im Jahr der Anschaffung vollständig abschreiben.
- Mobilität und Firmenwagen: Fahrtkosten für geschäftliche Reisen sind voll abziehbar. Bei einem Firmenwagen besteht die Wahl zwischen der pauschalen Ein-Prozent-Regelung oder dem Führen eines Fahrtenbuchs.
- Homeoffice-Pauschale: Selbst ohne separates Arbeitszimmer lassen sich pro Tag im Homeoffice 6 € (maximal 1.260 € pro Kalenderjahr) als Betriebsausgabe geltend machen.
- Finanzen und Gebühren: Kontoführungsgebühren für das digitale Geschäftskonto sowie Kosten für Buchhaltungssoftware sind steuerlich absetzbar.
Checkliste: Steuererklärung selber machen
Mit der richtigen Vorbereitung kann die Frist beim Finanzamt problemlos eingehalten werden. Diese sechs Schritte helfen dabei, einen nahtlosen Ablauf zu sichern:
- Stammdaten prüfen: Steuernummer, Steueridentifikationsnummer und aktuelle Bankverbindung bereithalten.
- Belege zentralisieren: Alle Eingangsrechnungen, Quittungen und Reisekosten digital an einem festen Ort ablegen und auf Vollständigkeit prüfen.
- Ausgaben kategorisieren: Betriebsausgaben den steuerrelevanten Posten zuordnen.
- ELSTER-Zertifikat kontrollieren: Den Zugang zu „Mein ELSTER” prüfen oder das Zertifikat rechtzeitig in der Buchhaltungssoftware hinterlegen.
- Vorjahresbescheid griffbereit haben: Das erleichtert die Datenübernahme für das aktuelle Jahr.
- Fristen im Blick behalten: Den 31. Juli als festen Stichtag für die Abgabe ohne Steuerberater*in im Kalender markieren, um Verspätungszuschläge zu vermeiden.
Belege für die Steuererklärung – Belegvorhaltepflicht
Grundsätzlich gilt: keine Buchung ohne Beleg. Das bedeutet: Um Ausgaben steuerlich abzusetzen, sind die entsprechenden Belege aufzubewahren. Seit 2017 gilt die Belegvorhaltepflicht: Erst wenn das Finanzamt Rückfragen hat oder einzelne Belege sehen möchte, werden sie angefordert.
Gut zu wissen: Das bedeutet nicht, dass Belege überflüssig werden. Vor allem Unternehmer*innen und Freiberufler*innen sind verpflichtet, ihre Belege sorgfältig aufzubewahren. Für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren (zuvor zehn Jahre).
Da Belege über mehrere Jahre aufzubewahren sind, kann sich die Digitalisierung lohnen. Mit der Holvi-App lassen sich Belege direkt beim Bezahlen fotografieren und digital ablegen. Der Beleg wird sofort der passenden Transaktion im Geschäftskonto zugewiesen. Das spart wertvolle Zeit und administrativen Stress vor dem Stichtag.
Für wen empfiehlt sich ein Steuerprogramm, um die Steuererklärung selber zu machen?
Niemand füllt gerne eigenhändig die Steuererklärung aus. Die Sorge ist groß, falsche Angaben zu machen und sich in der Vielzahl an Spalten und Feldern nicht zurechtzufinden. Für den Einstieg in die eigenständige Steuererklärung sind zwei Schritte empfehlenswert:
- Der Blick in Anleitungsvideos im Internet oder
- das Vertrauen auf Steuerprogramme.
Steuersoftwares sind bereits für wenige Euro erhältlich und führen Schritt für Schritt durch die Einkommensteuererklärung. Die Software hilft beim Ausgabenmanagement und trägt sämtliche Einkünfte, Ausgaben, außergewöhnliche Belastungen und mehr korrekt ein.
Eine direkte Schnittstelle zwischen Steuersoftware und ELSTER-Portal erleichtert zudem die Abgabe. Die fertige Steuererklärung lässt sich anschließend mit wenigen Klicks über ELSTER an das Finanzamt übermitteln.
Häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema „Steuererklärung selber machen”
Welche Vorteile bringt Holvi bei einer Steuererklärung?
Ein Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltung sorgt für laufend saubere Daten statt Stress bei der Steuererklärung. Belege werden automatisch zugeordnet, die Umsatzsteuer wird jederzeit angezeigt, und Schnittstellen zu DATEV, Lexware Office, sevdesk und vielen weiteren Programmen übergeben die Zahlen direkt an die Steuerberatung oder passende Steuersoftware.
Wann wird die Steuererklärung bearbeitet?
Eine feste Frist für die Bearbeitung gibt es nicht. Die Dauer hängt vom jeweiligen Finanzamt und der Komplexität der Erklärung ab. Das Finanzamt bearbeitet elektronisch eingereichte, vollständige Erklärungen in der Regel zügiger als unvollständige.
Wie legt man Einspruch gegen den Steuerbescheid ein?
Der Einspruch muss innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Steuerbescheids schriftlich oder elektronisch über ELSTER beim zuständigen Finanzamt eingehen. Eine Begründung ist zunächst nicht zwingend erforderlich, erleichtert die Prüfung jedoch.
Ist eine Steuererklärung für frühere Jahre möglich?
Ja, das ist grundsätzlich möglich. Allerdings gilt das nur innerhalb der gesetzlichen Festsetzungsfrist, die in der Regel vier Jahre beträgt. Wie lange sich Erklärungen im Einzelfall noch nachreichen lassen, hängt vom jeweiligen Steuerjahr ab und sollte im Zweifel mit dem zuständigen Finanzamt oder einer Steuerberatung geklärt werden.
Können die Kosten für ein Geschäftskonto oder eine Steuersoftware steuerlich abgesetzt werden?
Ja, Kontoführungsgebühren und Ausgaben für Steuersoftware zählen zu den Betriebsausgaben und mindern damit den zu versteuernden Gewinn.
Ab wann ist ein Unternehmen verpflichtet, von der Einnahmenüberschussrechnung zur Bilanzierung zu wechseln?
Gewerbliche Einzelunternehmen und Personengesellschaften werden bilanzierungspflichtig, sobald sie mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn im Kalenderjahr erzielen (Stand: 2026). Das Finanzamt informiert in diesem Fall automatisch über die neue Pflicht.
Wo erhält man die Formulare für die Steuererklärung?
Alle Formulare und Anlagen der Einkommensteuererklärung sowie die Formulare für Umsatzsteuererklärungen sind bei den zuständigen Finanzämtern oder online erhältlich.
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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.