Das musst du über Belege bei der Steuererklärung wissen

Gestellte Rechnungen, Quittungen oder Nachweise über gezahlte Versicherungsbeiträge sind wichtige Belege für Firmen und Selbstständige. Sie spielen für das Finanzamt bei deiner jährlichen Steuererklärung eine entscheidende Rolle. Von Anfang an solltest du alle Rechnungen und Quittungen sorgfältig für die Einkommensteuererklärung sammeln und griffbereit halten. Zu einer zwingenden Zustellung der Dokumente bei der Erstellung der Steuererklärung bist du allerdings nicht mehr verpflichtet.

Weshalb sind Belege für Selbstständige und Freelancer so wichtig?

Jeder Erwerbstätige vom Angestellten bis zum Selbstständigen verfügt im Laufe eines Jahres über Einnahmen und Ausgaben. Für Angestellte gibt es oft keine Pflicht, eine Einkommensteuererklärung abzugeben, da ihre Einnahmen eindeutig über die Lohnsteuer und die Datenübermittlung des Arbeitgebers nachvollziehbar sind. Hier lohnt die Steuererklärung vor allem, wenn durch außergewöhnliche Belastungen oder eine doppelte Haushaltsführung Sonderfälle steuerlich zu berücksichtigen sind.

Bei einem Freiberufler oder Selbstständigen sieht dies anders aus. Das Finanzamt hat ohne Rechnungen oder Belege über deine Betriebsausgaben keinen Anhaltspunkt, wie deine Einnahmen oder dein Gewinn entstehen. Vor allem bei der Aufnahme einer freien Berufstätigkeit oder der Gründung eines Start-ups ist kaum einzuschätzen, wann du Einnahmen in welcher Höhe generierst. Damit trotzdem ein korrekter Steuerbescheid erstellt werden kann, ist der gesonderte Nachweis anhand von Rechnungen, Quittungen und ähnlichen Dokumenten nötig.

Welche Belege müssen in die Steuererklärung?

Grundsätzlich musst du sämtliche Belege sammeln, die in irgendeiner Form mit deiner beruflichen Tätigkeit, persönlichen Absicherung oder sonstigen Einnahmequellen deiner Person zusammenhängen. Dokumente mit einem direkten Bezug zu deiner Geschäftstätigkeit, wie gestellte und bezahlte Rechnungen, sind zwingend einzureichen. Andere Dokumente sind obligatorisch, beispielsweise wenn du Beitragszahlungen für Versicherungen als Sonderausgaben oder Werbungskosten geltend machen möchtest. Zu den wichtigsten Dokumenten, für die ein Sammeln und die Abgabe üblich sind, gehören:

  • gestellte Rechnungen für deine selbstständige oder freiberufliche Tätigkeit
  • gezahlte Rechnungen als Nachweis deiner betrieblichen Ausgaben
  • Vorsorgenachweise (zum Beispiel Riester-Rente oder betriebliches Versorgungswerk)
  • Belege über Zins- oder Mieteinkünfte
  • Parkscheine, Fahrkarten, Fahrtenbuch und Co. bei betrieblicher Fahrzeugnutzung

Diese und weitere Dokumente müssen mit ihren aufgedruckten Angaben eindeutig feststellen lassen, zu welchem Datum welches Geld für welche Leistungen geflossen ist. Weitere Belege, wie der Nachweis über vermögenswirksame Leistungen oder die potenzielle Berücksichtigung des Behinderten-Pauschbetrags bei der Steuer, sind in gleicher Weise vorzubereiten und deiner Steuererklärung beizufügen.

Brauche ich Originale oder Kopien für das Finanzamt?

In den meisten Fällen reicht es, wenn du deine Unterlagen als Kopie beim Finanzamt abgibst. In einzelnen Fällen müssen Dokumente im Original abgegeben werden. Die wichtigsten Beispiele hierfür sind Spendenquittungen und der Nachweis, wie viel Prozent Zinsen du mit einem Finanzprodukt erzielt hast. Keine Sorge: Die Unterlagen wirst du nach einer Prüfung durch das Amt direkt zurückgesandt bekommen.

Natürlich kannst du für deine persönliche Sicherheit vorher eine Kopie erstellen, die du zu deinen eigenen Unterlagen hinzufügst. Dies ist besonders für Kassenzettel und ähnliche Ausdrucke zu empfehlen, bei denen die Druckfarbe im Laufe von Monaten und Jahren verschwindet. Da du viele Steuerdokumente zehn Jahre lang aufbewahren musst, sind diese sonst nach einigen Jahren nicht mehr verwendbar.

Wann muss ich Belege einreichen?

In früheren Jahren musstest du sämtliche Bescheinigungen und Belege fristgerecht bei deinem Finanzamt vorlegen. Über die letzten Jahre ist die elektronische Übermittlung deiner Steuererklärung über ELSTER obligatorisch geworden, das Zusenden der Unterlagen musste für Selbstständige und Freiberufler also gesondert erfolgen. Dies hat sich mittlerweile geändert, erstmals seit der Steuererklärung 2017 musst du die Dokumente nicht mehr automatisch an das Finanzamt schicken. Es reicht also völlig, wenn du die Dokumente bei dir vorbereitest und lagerst und als Steuerzahler ganz alleine deine Einkommensteuererklärung online abgibst. Falls das Finanzamt Fragen hat oder einzelne Belege und Bescheinigungen von dir sehen möchte, wird es auf dich zukommen und dir eine Frist für die Zusendung stellen.

Weshalb die fehlende Pflicht seit der Steuererklärung 2017?

Die nicht mehr vorhandene Pflicht zur Abgabe der Quittungen und sonstiger Dokumente soll vor allem die Bürokratie in den deutschen Finanzämtern eindämmen. Die Bearbeitung von Steuererklärungen zog sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten sehr lange, die Mitarbeiter der Ämter waren mit der gewissenhaften Prüfung aller übermittelten Unterlagen schnell überlastet.

Durch die Neuregelung haben die Finanzämter weniger Arbeit und können dir schneller deinen Steuerbescheid zustellen. Dies gilt vor allem, wenn sich bei deinen Einnahmen und Betriebsausgaben nur wenige Änderungen gegenüber dem letzten Geschäftsjahr ergeben haben. Beispielsweise wird sich wenig bezüglich deiner Versicherungen und Altersvorsorge ändern, was du steuerlich absetzen möchtest. Anstatt jährlich die gleichen Dokumente neu einzureichen, kann das Amt von gleichbleibenden Rahmenwerten ausgehen.

Trotz fehlender Abgabepflicht zur sauberen Dokumentation

Auch wenn du die entsprechenden Belege nicht mehr automatisch an die Finanzbehörden übermitteln musst, solltest du sie trotzdem sammeln, sortieren und griffbereit halten. Zum einen gehört dies zu einer sauberen Buchführung einfach dazu, da du je nach Betrieb und Unternehmensart mit einer Betriebsprüfung rechnen musst. Zum anderen wirst du immer damit rechnen müssen, dass das Amt Nachfragen zu deiner Steuererklärung hat und du Dokumente vorlegen musst. Dies kann bei besonderen Abweichungen gegenüber der letzten Steuererklärung gegeben sein, natürlich kann dein Finanzamt auch Stichproben bei einzelnen Steuerzahlern durchführen. Gerade in den ersten Jahren nach einer Existenzgründung ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du entsprechend zu Einnahmen- und Ausgabennachweisen aufgefordert wirst.

Nachweise für andere Steuerarten dem Finanzamt übermitteln

Alle genannten Überlegungen gelten für die Einkommensteuererklärung, die als wichtigste Steuerart fast jeden Erwerbstätigen in Deutschland betrifft. Bei anderen Steuerarten kann es sein, dass Dokumente weiterhin direkt beim Amt einzureichen sind. Besonders häufig ergibt sich die Situation bei der Umsatzsteuer. Hier können die Finanzbehörden einfordern, dass bei der monatlichen Abgabe gestellte und gezahlte Rechnungen regelmäßig eingereicht werden, um einen Nachweis über gezahlte und ausgewiesene Umsatzsteuer zu erbringen. Bei ELSTER wird auf der ersten Seite der Umsatzsteuervoranmeldung explizit angegeben, wenn Quittungen und Rechnungen gesondert zugestellt werden. Wie bei der Einkommensteuer gilt: Das Finanzamt teilt mit, wann und wie oft es entsprechende Nachweise sehen möchte.

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