Belege für die Steuererklärung – was muss ich als Selbstständige*r einreichen?

Nun ist es wieder so weit. Die gefürchtete Steuererklärung steht an, aber so richtig weißt du nicht, welche Belege du brauchst. Wie war das noch mal? Alle Nachweise direkt einreichen? Oder gar nichts mehr? Keine Sorge, wir machen es dir leichter. Hier bekommst du die Übersicht, die du brauchst, sodass du genau weißt, welche Belege und Rechnungen du als Selbstständige*r für die Einkommensteuererklärung brauchst.

Was ist ein Beleg?

Belege sind alle Quittungen, Rechnungen, Kassenbons und andere Nachweise über geschäftliche Einnahmen und Ausgaben.

Belegvorhaltepflicht – Steuererklärung ohne Belege?

In den letzten Jahren ist zumindest eine Sache besser geworden – die Steuererklärung ist einfacher geworden! Seit 2017 gilt die Belegvorhaltepflicht. Das bedeutet, du musst nicht mehr alle Belege direkt ans Finanzamt schicken. Es reicht, wenn du deine Belege bei dir aufbewahrst und deine Einkommensteuererklärung online abgibst. Falls das Finanzamt Fragen hat oder einzelne Belege sehen möchte, wird es auf dich zukommen.

Auch wenn du viele Belege nicht mehr automatisch übermitteln musst, solltest du sie trotzdem griffbereit halten. Zum einen gehört das zu einer sauberen Buchführung einfach dazu. Zum anderen wirst du immer damit rechnen müssen, dass das Amt Nachfragen zu deiner Steuererklärung hat. Gerade in den ersten Jahren nach einer Existenzgründung ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du entsprechend aufgefordert wirst.

Welche Belege solltest du aufbewahren?

Für deine Steuererklärung benötigst du verschiedene Unterlagen. Du brauchst Belege einerseits, um deine Einkommensteuererklärung überhaupt machen zu können. Andererseits helfen dir bestimmte Belege dabei, dein zu versteuerndes Einkommen zu senken.

Belege, die du aufbewahren musst

Grundsätzlich gilt, sammel alles, was in irgendeiner Form mit deiner beruflichen Tätigkeit, persönlichen Absicherung oder sonstigen Einnahmequellen zusammenhängt. Dokumente mit einem direkten Bezug zu deiner Geschäftstätigkeit wie gestellte und bezahlte Rechnungen sind sogar zwingend einzureichen. Andere Dokumente sind obligatorisch, beispielsweise wenn du Beitragszahlungen für Versicherungen oder Werbungskosten geltend machen möchtest. Zu den wichtigsten Dokumenten, die du unbedingt aufbewahren solltest, gehören:

  • gestellte Rechnungen für deine selbstständige oder freiberufliche Tätigkeit
  • gezahlte Rechnungen als Nachweis deiner betrieblichen Ausgaben
  • Vorsorgenachweise (zum Beispiel Riester-Rente oder betriebliches Versorgungswerk)
  • Belege über Zins- oder Mieteinkünfte
  • Parkscheine, Fahrkarten, Fahrtenbuch und Co. bei betrieblicher Fahrzeugnutzung

Weitere Belege wie der Nachweis über vermögenswirksame Leistungen oder die potenzielle Berücksichtigung des Behinderten-Pauschbetrags sind in gleicher Weise aufzubewahren.

Belege, die du aufbewahren solltest

Darüber hinaus hast du wahrscheinlich viele Ausgaben gehabt, die du steuerlich geltend machen darfst. Um diese Kosten in deiner Einkommensteuererklärung anzugeben, ist es wichtig, die entsprechenden Belege aufzubewahren. Das Finanzamt fordert oftmals Nachweise in Form der originalen Belege. Wenn diese nicht vorliegen, werden die Kosten nicht berücksichtigt. 

Folgende Unterlagen sind steuerlich absetzbar. Bei diesen Unterlagen lohnt es sich, das Original aufzuheben:

  • Quittungen von Spenden an gemeinnützige oder politische Organisationen
  • Rechnungen von Ärzten und Krankenhäusern
  • Unterlagen, die eine doppelte Haushaltsführung aus beruflichen Gründen belegen; hierzu zählen auch Fahrtkosten für Familienheimfahrten
  • Belege, die Zuzahlungen zu Medikamenten oder Brillen darlegen
  • Nachweise über Beiträge, die du zu privaten Rentenversicherungen geleistet hast
  • Belege über geleistete Altersvorsorgebeiträge, etwa zur Riester-Rente
  • Beitragsnachweise zu Lebensversicherungen
  • Rechnungen von Steuerberatungskosten, die im Zusammenhang mit deiner Einkommensteuererklärung entstanden sind
  • Sofern die Informationen nicht in deiner Lohnsteuerbescheinigung enthalten sind: Bescheinigungen über Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen sowie Erstattungen von diesen Versicherungen
  • Belege, aus denen hervorgeht, welche Beiträge du zu Unfall- und Haftpflichtversicherungen geleistet hast
  • Nachweise über vermögenswirksame Leistungen
  • Fahrtkosten zu Ärzten oder Therapien, beispielsweise Quittungen von Taxi- oder Zugfahrten
  • Kosten für Arbeitsmittel wie Fachliteratur, Werkzeuge oder Büromittel
  • Ausgaben für Berufsbekleidung, sofern du diese selbst angeschafft und bezahlt hast
  • Rechnungen und Belege, die Kosten für dein Arbeitszimmer nachweisen; beispielsweise Möbel und Computer, Gebühren für die Telekommunikation, Ausgaben im Rahmen einer Renovierung oder Heizkosten
  • Nachweise über Mitgliedsbeiträge einer Gewerkschaft
  • Kosten für eine Fortbildung oder eine zweite Berufsausbildung

Weitere wichtige Belege

Wenn du die Zusammenveranlagung wählst oder Kinder hast, kannst du weitere Ausgaben steuerlich geltend machen. Du solltest also beim Sammeln der Unterlagen nicht nur an deine eigenen Ausgaben denken. Im Zusammenhang mit deinen Kindern gibt es viele Ausgaben, die du in deiner Steuererklärung geltend machen darfst. Kosten dieser Art gibst du in der Anlage Kind an. Folgende Kosten sind zusammen mit den passenden Unterlagen absetzbar:

  • Schulgeld für eine Privatschule
  • alle Kinderbetreuungskosten, etwa für den Kindergarten, eine Tagesmutter, einen Babysitter oder eine Krippe
  • Fahrtkosten, die im Zusammenhang mit der Kinderbetreuung entstanden sind

Original oder Kopie – wie solltest du Belege aufbewahren?

In den meisten Fällen reicht es, wenn du deine Unterlagen als Kopie beim Finanzamt abgibst. In einzelnen Fällen musst du die Dokumente im Original abgeben. Die wichtigsten Beispiele hierfür sind Spendenquittungen und der Nachweis, wie viel Prozent Zinsen du mit einem Finanzprodukt erzielt hast. 

Ohnehin ist es für deine persönliche Sicherheit immer besser, eine Kopie zu erstellen. Dies ist besonders für Kassenzettel und ähnliche Ausdrücke zu empfehlen, bei denen die Druckfarbe verschwinden kann. Da du viele Steuerdokumente zehn Jahre lang aufbewahren musst, lohnt es sich auch deine Belege zur digitalisieren. Holvi macht es dir leicht. Mit unserer Holvi-App wirst du immer daran erinnert, deine Belege zu scannen und digital in der Holvi-App aufzubewahren. So sparst du dir Stress und Papierkram.

Fazit

  1. Wegen der Belegvorhaltepflicht musst du nicht mehr alle Belege direkt ans Finanzamt schicken.
  2. Für eine saubere Buchhaltung solltest du trotzdem deine Belege aufbewahren, da du eventuell mit einer Betriebsprüfung rechnen musst. 
  3. Vor allem in den ersten Jahren nach einer Existenzgründung ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du von dem Finanzamt aufgefordert wirst Belege nachzuschicken.
  4. Es gibt Belege, die du zwingend aufbewahren musst – zum Beispiel gestellte und bezahlte Rechnungen.
  5. Es gibt Belege die zu aufbewahren solltest, da diese dein zu versteuerndes Einkommen senken könnten.
  6. Es lohnt sich digitale Kopien von all deiner Belege zu machen, da du viele Steuerdokumente zehn Jahre aufbewahren musst.

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