Buchhaltung für Kleinunternehmer – welche Besonderheiten gibt es?

Unternehmer sein ist mit viel Bürokratie verbunden: Gewerbe anmelden, Rechnungen schreiben, Umsatzsteuer abführen, doppelte Buchführung erledigen – muss das alles sein, wenn du nur wenig Geld einnimmst? Viele Selbstständige im Nebenerwerb, Freiberufler oder Existenzgründer stellen sich diese Frage. Als Kleinunternehmer profitierst du tatsächlich von einigen gesetzlichen Vereinfachungen. Dazu zählen die Erleichterungen bei der Umsatzsteuer sowie die Gewinnermittlung mit Hilfe einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Was verbirgt sich hinter dem Namen Kleinunternehmer?

Als Unternehmer bist du gewerblich oder selbstständig tätig. Du bietest deinen Kunden Waren oder Dienstleistungen an und verlangst eine entsprechende Vergütung dafür. Ist das regelmäßig der Fall, musst du ein Gewerbe anmelden – ausgenommen davon sind nur Freiberufler. Welche Berufsgruppen dazu gehören, ist genau definiert. Das oft genannte „Nebengewerbe“ gibt es rein rechtlich gar nicht. Für alle Unternehmen gelten einheitliche Steuergesetze, ausschlaggebend für Erleichterungen sind allein der getätigte Umsatz beziehungsweise die Anzahl der Arbeitnehmer. Als Kleinunternehmer werden steuerlich nur jene Gewerbetreibende bezeichnet, die sehr wenig Umsatz im Jahr erzielen. Wenn du diese Vorteile nutzen möchtest, musst du beim Finanzamt die Eigenschaft als Kleinunternehmer nach Paragraph 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) beantragen.

Umsatzgrenzen und ihre Auswirkungen

Einen Anspruch auf den Status als Kleinunternehmen nach §19 UStG kannst du geltend machen, wenn du im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erzielen konntest und wenn jener auch im laufenden Jahr die Grenze von 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Diese Umsatzhöhe ist typisch für Dienstleister ohne Angestellte, die keinen großen Wareneinsatz benötigen. Wenn du in einem Jahr mehr als 22.000 Euro einnimmst, kannst du im Folgejahr keine Kleinunternehmer-Regelung mehr beanspruchen. Das Finanzamt wird dich dann benachrichtigen.

Erleichterungen bei der Umsatzsteuer

Steuer auf Umsätze wird nicht erhoben

Entscheidende Vorteile bringt die Kleinunternehmer-Regelung im Bereich der Umsatzsteuer. Während größere Unternehmen nicht nur die Umsatzsteuer regelmäßig abführen, sondern auch die Steuerschuld selbst ermitteln müssen, sind Kleinunternehmen davon befreit. Das bedeutet für sie eine erhebliche Vereinfachung in der Buchführung, denn sie müssen die Umsatz- und Vorsteuer nicht separat erfassen. Auf den Konten der Buchhaltung werden alle Einnahmen und Ausgaben Brutto gleich Netto verbucht. Auch Umsatzsteuervoranmeldungen für das Finanzamt entfallen.

Der Abzug der Vorsteuer ist nicht möglich

Kleine Selbstständige und Freiberufler brauchen keine Umsatzsteuer abführen, können dann aber auch keine Vorsteuer aus ihren Rechnungen geltend machen. In deiner einfachen Buchführung nimmst du die Buchungen aller Kosten ohne die Berücksichtigung der Vorsteuer vor, auch wenn sie auf dem Beleg aus dem Einkauf vermerkt ist. So entfällt auch die Errechnung der Umsatzsteuerzahllast am Ende des Monats oder des Quartals.

Die Rechnungen des Kleinunternehmers

In der Buchhaltung dieser kleinen Unternehmen müssen keine Steuerbeträge ausgewiesen werden. Selbstständige dürfen jedoch nicht vergessen, auf dem Beleg für die Geldeinnahme oder auf der Rechnung auf die für sie geltenden Vereinfachungen hinzuweisen. Das kann zum Beispiel mit dem Satz „Ich bin Kleinunternehmer im Sinne des §19 UStG und weise daher auf meinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus“ erfolgen. In der Buchführung wird dann sofort der Betrag auf dem entsprechenden Konto verbucht, die Buchung der Umsatzsteuer entfällt. Geht die Rechnung an ein Unternehmen, so kann es sich aber auch keine Vorsteuer ziehen.

Gewinns mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln

Freiberufler und Unternehmer, die keinen gewerblich eingerichteten Betrieb benötigen, sind nicht nur von der Pflicht der doppelten Buchführung befreit, sie müssen am Jahresende auch keine Bilanz und keine Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufstellen. Ihnen genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung für die Ermittlung ihres Gewinns. Weiterer Vorteil: Bei der Buchhaltung mit der EÜR werden alle Einnahmen und alle Ausgaben dann verbucht, wenn sie zahlungswirksam werden. Es reicht also, wenn du die Belege buchst, wenn das Geld in deine Kasse oder auf dein Konto der Bank geflossen ist. Das Finanzamt entlastet mit dieser Buchhaltung kleine Unternehmen und befreit sie von bürokratischem Aufwand. So kannst du deine ganze Kraft für die Zufriedenstellung deiner Kunden einsetzen. Außerdem sparst du so auch einen erheblichen Betrag für die Aufstellung der Bilanz durch deinen Steuerberater ein.

Buchung von Umsatz und Ausgaben des Kleinunternehmers

Wie jeder Selbstständige stellst du für deine Leistungen Rechnungen aus. Von deinen erzielten Umsätzen ziehst du dann alle Ausgaben ab. Dazu zählen zum Beispiel:

  • die Kosten für den Einkauf von Material
  • der Beitrag für den Berufsverband
  • die Versicherung
  • Porto und Werbekosten
  • Fahrtkostenerstattungen
  • die Gebühren der Bank

Die Differenz zwischen allen Umsätzen und den Ausgaben stellt den Gewinn des Jahres dar, den du im Rahmen deiner Einkommensteuer dann angeben musst. Nur auf diesen Betrag musst du Steuern bezahlen. Außerdem erfasst du in der EÜR auch alle privaten Entnahmen, die du im Laufe des Jahres von der Bank oder aus der Kasse tätigst.

Die Steuererklärung als Kleinunternehmer*in

Auch wenn du deine Gewinne mit Hilfe der EÜR ermittelst, kannst du einen Steuerberater mit der Abgabe der Steuererklärung beauftragen. Notwendig sind die Erklärung für die Einkommensteuer einschließlich der Anlage EÜR, die Jahresumsatzsteuer und auch die Gewerbesteuer. Steuererklärungen können nur noch in digitaler Form eingereicht werden, nur in absoluten Ausnahmefällen akzeptiert das Finanzamt noch Papierbelege.

Mehr erfährst du in unserem Artikel zur Steuererklärung für Kleinunternehmer.

Buchführung mit Excel oder moderne Buchhaltungssoftware?

Tabellenkalkulation in der Buchhaltung

Als Kleinunternehmer möchtest du sicher so wenig Mühe wie möglich in deine Buchführung investieren. Die Einnahme-Überschuss-Rechnung kannst du mit Hilfe einer Excel-Tabelle erledigen. Richte Spalten für die Kasse und die Bank ein, nutze Zeilen für die Konten der Buchführung. Vermerke im Text für die Buchung den Namen des Kunden oder Lieferanten. Den Betrag für den aktuellen Gewinn sowie die Umsatzhöhe des laufenden Jahres kannst du dann jederzeit ablesen. Alle Daten lassen sich dann gut auswerten, auch über mehrere Jahre. So bist du immer gut informiert und kannst deine Geldflüsse steuern. Entsprechende Vorlagen für die Buchführung findest du im Internet.

Buchhaltungssoftware auf dem PC oder in der Cloud

Nutzt du gern die Vorzüge unserer digitalen Welt, so suche nach einer Buchhaltungssoftware, die auch ein Modul für die EÜR anbietet. Ob als Jahresversion auf dem PC oder als Cloud-Lösung, solche Programme sind bereits für einen erschwinglichen Betrag erhältlich.

Tipps:

  • Kostenfreie Demoversionen helfen dir, die beste Buchhaltungssoftware für dich zu finden. Dein Steuerberater wird dir sicher gern helfen.
  • Da du jetzt noch keine Bilanz aufstellen musst, kannst du deine Buchhaltung sehr einfach gestalten. Kategorisiere deinen Umsatz und deine Ausgaben oder nutze für die Buchungen eine sehr begrenzte Auswahl an Konten. Dann kannst du deine Ausgaben besser auswerten.
  • Schreibst du viele Belege an deine Kunden, so nutze eine Buchhaltungssoftware mit Fakturierungsmodul.
  • Auf eine Offene-Posten-Buchhaltung solltest du verzichten, wenn du die meisten Umsätze deiner Kunden bar realisierst.
  • Eine gute Buchhaltungssoftware beinhaltet auch ein Modul für Online-Banking. Der Betrag, den du online auf der Bank siehst, lässt sich dann sofort mit der Buchung auf dem richtigen Konto verknüpfen.
  • Nutzt du für deine Buchhaltung Software, die eine DATEV-Schnittstelle anbietet, kann die Steuerberatungskanzlei deine Daten ohne großen Aufwand einlesen. Dazu kannst du dir die WISO-Buchhaltung ansehen, die für kleine Unternehmen gute Lösungen im Rechnungswesen anbietet.
  • Eine gute Buchhaltungssoftware erlaubt dir auch einen späteren Übergang zur Bilanzierung. So bleibst du auch flexibel, wenn dein Unternehmen mehr Kunden gewinnt und die Umsätze wachsen.

Sorgfalt zahlt sich aus

Auch wenn dein Unternehmen klein ist, leistet eine gründliche Vorbereitung einen wichtigen Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg. Sowohl die Entscheidung, ob die Kleinunternehmerschaft für dich Vorteile bringt, als auch die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware beeinflussen deine Geschäfte für viele Monate.

Buchhaltung & Steuern werden mit Holvi einfacher

Holvi ist das Zuhause deiner Finanzen. Mit unserem Geschäftskonto kannst du bequem die Buchhaltung vorbereiten – so bist du jederzeit vorbereitet, wenn dein Steuerberater dich nach deinen Daten fragt.

Das Holvi Geschäftskonto mit Buchhaltung:

  • Banking für Selbstständige
  • Scanne & speichere deine Belege
  • Kategorisiere deine Transaktionen
  • Behalte deinen Gewinn und Umsatzsteuer-Saldo im Blick
  • Lade deinen Steuerberater in dein Konto ein – oder exportiere deine Transaktionen mit wenigen Klicks

Mach deine Buchhaltung online

Holvi gibt es für diese Unternehmensformen:
Freiberufler*innen, Einzelunternehmen und Gewerbe (jeweils ohne Eintrag ins Handelsregister, keine GbRs);
GmbHs und UGs (auch in Gründung).

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.