Buchhaltung für Kleinunternehmer*innen – Ein Überblick
Unternehmer sein ist mit viel Bürokratie verbunden: Gewerbe anmelden, Rechnungen schreiben, Umsatzsteuer abführen, doppelte Buchführung erledigen – muss das alles sein, wenn du nur wenig Geld einnimmst? Viele Selbstständige im Nebenerwerb, Freiberufler oder Existenzgründer stellen sich diese Frage. Keine Sorge, wir machen es dir leicht. Hier erfährst du alles über die Buchhaltung für Kleinunternehmer.
Wer ist Kleinunternehmer? – Was ist der Unterschied zwischen Kleinunternehmer und Kleingewerbe?
Bevor wir ins Detail gehen, ist es vielleicht hilfreich erstmal zu verstehen was eigentlich gemeint ist mit ‘Kleinunternehmer’, und was der Unterschied zu dem Kleingewerbe ist.
In Deutschland gibt es wesentliche Unterschiede zwischen einem Kleingewerbe und einem Kleinunternehmer, die hauptsächlich in der steuerlichen Behandlung und den administrativen Anforderungen liegen.
Einfache Buchführung für Kleingewerbe – Kleingewerbe profitieren von einer einfachen Gewinnermittlung
Ein Kleingewerbe ist ein kleines Gewerbe, das keine kaufmännische Buchführung nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) erfordert und in der Regel nicht im Handelsregister eingetragen ist. Deswegen genießen Kleingewerbetreibende einige steuerliche und administrative Erleichterungen, wie zum Beispiel:
- Befreiung von der Pflicht der doppelten Buchführung
- Sie müssen am Jahresende auch keine Bilanz aufstellen
- Sie müssen keine Gewinn-und-Verlustrechnung aufstellen
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt zur Gewinnermittlung
Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit
Als Kleinunternehmer werden Selbstständige bezeichnet, die wenig Umsatz im Jahr erzielen und sich mit Hilfe der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen können. Das können alle Selbstständigen tun, egal ob sie Freiberufler sind, ein Gewerbe angemeldet haben oder Kleingewerbetreibende sind.
Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG kannst du geltend machen, wenn du im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erzielen konntest und wenn jener auch im laufenden Jahr die Grenze von 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Wenn du in einem Jahr mehr als 22.000 Euro einnimmst, kannst du im Folgejahr keine Kleinunternehmerregelung mehr beanspruchen.
Buchführungspflicht für Kleinunternehmer
Da wir uns auf Kleinunternehmer konzentrieren, ist es wichtig, die Buchhaltung im Detail zu besprechen. Haben Kleinunternehmer eine Buchführungspflicht? Die Buchführungspflicht ist die gesetzliche Verpflichtung, Geschäftsvorfälle detailliert und systematisch zu dokumentieren. In Deutschland wird sie durch das Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und gilt vor allem für Kaufleute, Kapitalgesellschaften und bestimmte Personengesellschaften.
Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibende können unter bestimmten Voraussetzungen von dieser Pflicht befreit sein und stattdessen die vereinfachte Buchführung (EÜR) nutzen. Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder nicht, hat keinen Einfluss auf die Buchführungspflicht. Freiberufler und Kleingewerbetreibende können in der Regel die EÜR nutzen. Mehr dazu findest du in unseren Artikeln zur Buchhaltung als Freiberufler und Buchhaltung für Kleingewerbe.
Auch wenn du als Kleinunternehmer nicht der Buchführungspflicht unterliegst, solltest du trotzdem gut auf deine Belege aufpassen. Am Ende des Jahres wird aus allen Einnahmen und Ausgaben die sogenannte EÜR erstellt. Diese kannst du selbst machen oder von einer Steuerberatung erstellen lassen. Ohne korrekte Belege und Rechnungen wird es schwierig, alle Einnahmen und Ausgaben korrekt festzuhalten, was sich steuerlich nachteilig auswirken könnte.
Wichtig zu wissen: Wenn du dich als Kleingewerbetreibender im Handelsregister eintragen lässt, entsteht die Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzerstellung.
Kleinunternehmerregelung – Die Umsatzsteuer bei Kleinunternehmer
Die Kleinunternehmerregelung ist unabhängig von der Rechtsform und kann sowohl von Einzelunternehmen als auch von anderen Rechtsformen wie GmbHs oder GbRs genutzt werden.
Entscheidende Vorteile bringt die Kleinunternehmerregelung im Bereich der Umsatzsteuer. Während größere Unternehmen nicht nur die Umsatzsteuer regelmäßig abführen, sondern auch die Steuerschuld selbst ermitteln müssen, sind Kleinunternehmer davon befreit. Das bedeutet für sie eine erhebliche Vereinfachung in der Buchführung, denn sie müssen die Umsatz- und Vorsteuer nicht separat erfassen. Auf den Konten der Buchhaltung werden alle Einnahmen und Ausgaben Brutto gleich Netto verbucht. Auch Umsatzsteuervoranmeldungen für das Finanzamt entfallen.
Mehr zu der Kleinunternehmerregelung erfährst du hier in unserem Artikel.
Der Abzug der Vorsteuer ist nicht möglich
Kleine Selbstständige und Freiberufler brauchen keine Umsatzsteuer abführen, können dann aber auch keine Vorsteuer aus ihren Rechnungen geltend machen. In deiner einfachen Buchführung nimmst du die Buchungen aller Kosten ohne die Berücksichtigung der Vorsteuer vor, auch wenn sie auf dem Beleg aus dem Einkauf vermerkt ist. So entfällt auch die Errechnung der Umsatzsteuerzahllast am Ende des Monats oder des Quartals.
Kleinunternehmer Rechnungen
In Verbindung mit der Kleinunternehmerregelung müssen in der Buchhaltung dieser kleinen Unternehmen keine Steuerbeträge ausgewiesen werden. Selbstständige dürfen jedoch nicht vergessen, auf ihren Kleinunternehmerrechnungen auf die für sie geltenden Vereinfachungen hinzuweisen. Das kann zum Beispiel mit dem Satz „Ich bin Kleinunternehmer im Sinne des §19 UStG und weise daher auf meinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus“ erfolgen. In der Buchführung wird dann sofort der Betrag auf dem entsprechenden Konto verbucht, die Buchung der Umsatzsteuer entfällt. Geht die Rechnung an ein Unternehmen, so kann es sich aber auch keine Vorsteuer ziehen.
Kleinunternehmer Steuererklärung
Auch wenn du deine Gewinne mit Hilfe der EÜR ermittelst, kannst du einen Steuerberater mit der Abgabe der Steuererklärung beauftragen. Notwendig sind die Erklärungen für die Einkommensteuer einschließlich der Anlage EÜR, die Jahresumsatzsteuer und auch die Gewerbesteuer. Steuererklärungen können nur noch in digitaler Form eingereicht werden, nur in absoluten Ausnahmefällen akzeptiert das Finanzamt noch Papierbelege.
Mehr erfährst du in unserem Artikel zur Steuererklärung für Kleinunternehmer.
Buchführung mit Excel oder moderne Buchhaltungssoftware?
Tabellenkalkulation in der Buchhaltung
Als Kleinunternehmer möchtest du sicher so wenig Mühe wie möglich in deine Buchführung investieren. Die Einnahme-Überschuss-Rechnung kannst du mit Hilfe einer Excel-Tabelle erledigen. Richte Spalten für die Kasse und die Bank ein, nutze Zeilen für die Konten der Buchführung. Vermerke im Text für die Buchung den Namen des Kunden oder Lieferanten. Den Betrag für den aktuellen Gewinn sowie die Umsatzhöhe des laufenden Jahres kannst du dann jederzeit ablesen. Alle Daten lassen sich dann gut auswerten, auch über mehrere Jahre. So bist du immer gut informiert und kannst deine Geldflüsse steuern. Entsprechende Vorlagen für die Buchführung findest du im Internet.
Buchhaltungssoftware auf dem PC oder in der Cloud
Nutzt du gern die Vorzüge unserer digitalen Welt, so suche nach einer Buchhaltungssoftware, die auch ein Modul für die EÜR anbietet. Ob als Jahresversion auf dem PC oder als Cloud-Lösung, solche Programme sind bereits für einen erschwinglichen Betrag erhältlich.
Tipps:
- Kostenfreie Demoversionen helfen dir, die beste Buchhaltungssoftware für dich zu finden. Dein Steuerberater wird dir sicher gern helfen.
- Da du jetzt noch keine Bilanz aufstellen musst, kannst du deine Buchhaltung sehr einfach gestalten. Kategorisiere deinen Umsatz und deine Ausgaben oder nutze für die Buchungen eine sehr begrenzte Auswahl an Konten. Dann kannst du deine Ausgaben besser auswerten.
- Schreibst du viele Belege an deine Kunden, so nutze eine Buchhaltungssoftware mit Fakturierungsmodul.
- Auf eine Offene-Posten-Buchhaltung solltest du verzichten, wenn du die meisten Umsätze deiner Kunden bar realisierst.
- Eine gute Buchhaltungssoftware beinhaltet auch ein Modul für Online-Banking. Der Betrag, den du online auf der Bank siehst, lässt sich dann sofort mit der Buchung auf dem richtigen Konto verknüpfen.
- Nutzt du für deine Buchhaltung Software, die eine DATEV-Schnittstelle anbietet, kann die Steuerberatungskanzlei deine Daten ohne großen Aufwand einlesen. Dazu kannst du dir die WISO-Buchhaltung ansehen, die für kleine Unternehmen gute Lösungen im Rechnungswesen anbietet.
- Eine gute Buchhaltungssoftware erlaubt dir auch einen späteren Übergang zur Bilanzierung. So bleibst du auch flexibel, wenn dein Unternehmen mehr Kunden gewinnt und die Umsätze wachsen.
Sorgfalt zahlt sich aus
Auch wenn dein Unternehmen klein ist, leistet eine gründliche Vorbereitung einen wichtigen Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg. Sowohl die Entscheidung, ob die Kleinunternehmerschaft für dich Vorteile bringt, als auch die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware beeinflussen deine Geschäfte für viele Monate.
Dein Geschäftskonto für einfache Buchhaltung
Mit dem Holvi Geschäftskonto digitalisiert du deine Buchhaltung und sparst Zeit:
- Eröffne dein Geschäftskonto einfach online
- Behalte USt und Gewinn in Echtzeit im Blick
- Nutze Buchhaltungs-Schnittstellen zu DATEV, lexoffice, sevdesk und vielen mehr
Geschäftskonto mit Buchhaltung
Holvi gibt es für diese Unternehmensformen:
Freiberufler*innen, Einzelunternehmen und Gewerbe (jeweils ohne Eintrag ins Handelsregister, keine GbRs);
GmbHs und UGs (auch in Gründung).
Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.