Benötigst du bei einem Kleingewerbe eine Steuernummer?

Das Thema Steuer ist für ein Kleingewerbe genauso wie Freiberufler*innen und größere Unternehmen relevant. Um die Einnahmen deines Gewerbes korrekt zu versteuern, ist eine Zuordnung beim Finanzamt durch eine individuelle Steuernummer unverzichtbar. Diese ändert sich, sobald du freiwillig oder verpflichtend Umsatzsteuer beim Schreiben deiner Rechnungen ausweist. Grundsätzlich musst du aber immer eine Steuernummer verwenden, sobald du als Kleinunternehmer*in oder anderweitig zu versteuernde Einnahmen erzielst.

Gibt es eine spezielle Steuernummer für Kleinunternehmer*innen?

Sobald du zum ersten Mal in deinem Leben ein zu versteuerndes Einkommen erzielst, erhältst du vom zuständigen Finanzamt deiner Stadt oder Gemeinde eine private Steuernummer. Diese ist bereits für Angestellte wichtig, die freiwillig ihre jährliche Einkommensteuererklärung beim Finanzamt einreichen möchten. Wenn du ein Kleingewerbe gründest oder eine freiberufliche Tätigkeit anstrebst, bekommst du keine neue Steuernummer zugewiesen. Du verwendest auf deinen Rechnungen also die vertraute Steuernummer, die das Format XXX/XXXX/XXX hat.

Die Nummer musst du jedes Mal angeben, wenn du mit den Finanzbehörden in Kontakt trittst oder Formulare über die Plattform ELSTER einreichst. Sie ist bei der steuerlichen Erfassung deiner Person entscheidend und ermöglicht eine eindeutige Zuordnung zwischen dir als steuerpflichtige Person und den auf deinen Rechnungen ausgewiesenen Einnahmen.

Sobald Selbstständige ein größeres Unternehmen gründen, wird diesem eine eigene Nummer zugeteilt. Das ist sinnvoll, weil die gewerbliche Tätigkeit nicht mit den Einnahmen einer Einzelperson oder der Ausübung von freien Berufen gleichzusetzen ist. Da du dich beim Gewerbeamt oder der zuständigen IHK anmelden musst, werden die Finanzbehörden über die Aufnahme der neuen wirtschaftlichen Tätigkeit informiert. Danach kommt es zur Zuteilung. Für ein Kleingewerbe ist dies nicht relevant, hier kannst du nach der Gewerbeanmeldung weiterhin deine bekannte Steuernummer verwenden.

Neue Steuernummer bei Ausweisung von Umsatzsteuer

Die Situation ändert sich grundlegend, wenn du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist. Grundsätzlich sind hierzu alle Unternehmer*innen verpflichtet, unabhängig von Höhe und Art seiner Einnahmen. Allerdings kannst du die Kleinunternehmer-Regelung nutzen, wenn du im vergangenen Jahr nicht mehr als 17.500 Euro eingenommen hast und die Einnahmen im aktuellen Jahr 50.000 Euro nicht übersteigen. Unter diesen Umständen kannst du auf die Ausweisung von Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen mit Hinweis auf § 19 Absatz 1 UStG verzichten.

Übersteigen deine Einnahmen in einem Kleingewerbe den genannten Grenzbetrag oder möchtest du Umsatzsteuer freiwillig abführen, wird dir vom Finanzamt eine Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) zugeteilt. Für deine reguläre Kleingewerbe-Steuererklärung bleibt die gewöhnliche Steuernummer relevant, bei der Umsatzsteuervoranmeldung und der Umsatzsteuererklärung ist die Umsatzsteuer-ID die wichtigere Größe.

Wenn du Rechnungen an Kunden verschickst, sollten die Schreiben deine USt-ID anstelle der regulären Steuernummer beinhalten. Das ist deshalb wichtig, weil deine Kunden die abgeführte Mehrwertsteuer genauso wie du steuerlich geltend machen können. Um den Umsatz steuerlich zu reduzieren, muss jedoch die USt-ID des Geschäftspartners vorliegen. Grundsätzlich benötigst du als Unternehmer*in die Umsatzsteuer-ID, wenn du Rechnungen an Kunden im EU-Ausland stellst. Neben der Umsatzsteuervoranmeldung erstellst du hier zusätzliche zusammenfassende Meldungen.

Lohnt sich die Abfuhr von Umsatzsteuer für Kleingewerbe?

Die meisten Kleinunternehmer*innen beantragen die Umsatzsteuer-ID nicht und führen diese Steuer nicht ab. Gerade zu Beginn solltest du als Selbstständiger trotzdem überlegen, ob eine steuerliche Erfassung auf freiwilliger Basis lohnt. Dies ist besonders dann der Fall, wenn du zu Beginn hohe Ausgaben für dein Kleingewerbe hast. Die zu zahlenden Rechnungen umfassen Umsatzsteuer, die du steuerlich nur geltend machen kannst, wenn du selbst über eine USt-ID verfügst. Nach einmaliger Beantragung und Ausweisung der Steuer kannst du gemäß UStG jedoch nicht mehr in den Modus ohne Vorabzugssteuer auf deinen Umsatz zurückkehren. Die individuelle Beratung durch einen Steuerberater ist deshalb sinnvoll.

Muss die Steuernummer auf deinen Rechnungen auftauchen?

Jede Rechnung muss eine Steuernummer tragen. Es spielt keine Rolle, ob es sich um deine reguläre Steuernummer oder um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer handelt. Wenn du eine USt-ID hast, ist es sinnvoll, diese zu verwenden. Zum einen profitierst du mit deinem Kleinunternehmen bei der Verrechnung der Umsatzsteuer. Zum anderen vermeidest du, dass sich durch Nachfrage beim Finanzamt mit deiner Steuernummer deutlich mehr über dich und dein Gewerbe erfahren lässt.

Das Impressum deiner Website mit der richtigen Angabe versehen

Keine Wahlmöglichkeit hast du, wenn du als Freiberufler oder Selbstständiger eine Website betreibst. Nach § 5 Absatz 1 des Telemediengesetzes hast du explizit deine USt-IdNr im Impressum deiner Homepage anzugeben, wenn diese durch dein Finanzamt zugeteilt wurde. Anders sieht es mit der Angabe der regulären Steuernummer aus, für die keine Pflicht besteht. Hier ist eher zu empfehlen, die Nummer nicht zu veröffentlichen, damit nicht jeder Besucher deiner Website Informationen über dein Kleinunternehmen einholen kann.

Bei weiteren Fachfragen auf einen Steuerberater vertrauen

Ob du für dein Gewerbe eine Umsatzsteuer-ID beantragen solltest und wie du als Kleingewerbe deine Steuererklärungen richtig einreichst, solltest du mit einem Steuerberater klären. Bereits für Kleinunternehmer*innen lohnt es, sich zu Beginn fachkundigen Rat einzuholen und steuerlich auf der sicheren Seite zu sein. Steuerberater haben auch ein umfassendes Know-how rund um die generelle Gewerbeanmeldung und zeigen dir, mit welchen Steuern und Ausgaben du sonst noch rechnen musst. Der individuelle Sinn der Kleinunternehmer-Regelung und ähnliche Fragen klärst du so schnell ab und kannst stressfrei mit deiner unternehmerischen Tätigkeit durchstarten.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.