Wie finde ich ein gutes Buchhaltungsprogramm?

Ob Existenzgründer oder bereits bestehendes Unternehmen – wer sich entschließt, die Buchhaltung künftig mit einer Software zu erledigen, steht vor der Qual der Wahl. Schließlich gibt es unzählige Angebote. Wenn du genau definierst, welche Anforderungen deine Buchhaltungssoftware erfüllen muss, findest du am schnellsten das passende Programm. Neben der eigenen Recherche hilft dir die Rücksprache mit deinem Steuerberater, eine gute Software oder zeitgemäße Cloud-Lösung zu finden.

Warum du dich mit der Buchführung beschäftigen musst

Wer sich selbstständig macht, wird mit vielen steuerlichen Pflichten konfrontiert: Einfache oder doppelte Buchhaltung, Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, korrekte Rechnungen. Gerade angehende Selbstständige sind mit den Grundlagen der Buchführung schnell überfordert. Je schneller du dich mit deinen steuerlichen Pflichten als Selbstständiger vertraut machst und weißt, was die Finanzbehörde von dir erwartet, desto früher kannst du dich wieder auf deine eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Eine Buchhaltungssoftware kann dir dabei einige Arbeit abnehmen.

Welche Kriterien sind wichtig bei der Wahl der Buchhaltungssoftware?

Dein Buchhaltungsprogramm muss zu deinem Unternehmen passen:

  • Kleine Unternehmen oder Freiberufler kommen oft schon mit einfachen Software-Lösungen zurecht.
  • Start-ups im E-Commerce schreiben viele Rechnungen und benötigen ein Programm, das größere Buchungszahlen verarbeiten kann.
  • Für wachstumsorientierte Betriebe sowie große Unternehmen dagegen kann es wichtig sein, die Buchhaltung in einem ERP-Programm, welches alle betrieblichen Abläufe abbildet, zu integrieren.

Daher wird es keine eindeutige Empfehlung dafür geben, welches die beste Software für die Buchhaltung ist. Es lohnt sich, die Entscheidung auch mit einem Steuerberater zu besprechen.

Welche Vorteile hat die elektronische Buchhaltung?

Kaum ein Unternehmen verbucht heute seine Rechnungen sowie die anderen Geschäftsvorfälle noch manuell, längst sind leistungsstarke Computer mit vielseitigen Buchführungsprogrammen in das Rechnungswesen eingezogen. Auch wer die Finanzbuchhaltung seinem Steuerberater überlässt, profitiert von den Vorzügen der digitalen Buchhaltung, beispielsweise:

  • Haupt- und Nebenbücher werden in einer Buchung verbucht, das spart Zeit und Kosten.
  • In der kompletten Buchhaltung werden die Steuerbuchungen automatisch erfasst und Fehler somit minimiert.
  • Die erfassten Daten stehen zeitgleich verschiedenen Mitarbeitern oder Abteilungen (wie dem Einkauf oder dem Vertrieb) zur Verfügung.
  • Mit den Angaben lassen sich weitere kaufmännische Aufgaben erfüllen, wie zum Beispiel das Fakturieren von Rechnungen.
  • Die automatische Zuordnung der Sachkonten zur E-Bilanz erleichtert das Erstellen der Bilanz sowie die Gewinn-und-Verlust-Rechnung.
  • Ergebnis der Auswertungen sind Offene-Posten-Listen für das Mahnwesen oder betriebswirtschaftliche Auswertungen.
  • Intelligente Schnittstellen ermöglichen die Anbindung an die Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER oder an das Online-Banking.
  • Die digitale Datenübergabe der Buchhaltung an den Steuerberater beschleunigt die Prozesse.

Welches Buchhaltungsprogramm ist empfehlenswert?

Suchst du eine Software für dein Rechnungswesen, darf nicht nur der Preis eine Rolle spielen. Kostenlose Buchhaltungssoftware ist zwar erhältlich, für viele Unternehmen aber nicht die erste Wahl. Denke daran, dass deine Entscheidung die Abläufe im Rechnungswesen für viele Monate, wenn nicht sogar Jahre, beeinflusst. Eine gute Buchhaltungssoftware ist lange Zeit nutzbar und wird regelmäßig mit Updates versorgt. Außerdem bietet der Hersteller eine Hotline, die sowohl bei programmtechnischen als auch bei buchhalterischen Fragen helfen kann.

Gewinnermittlung: Doppelte Buchführung oder EÜR?

Wer keine doppelte Buchhaltung erledigen muss, weil er dazu nicht verpflichtet ist, ermittelt seinen Gewinn mit einer einfachen Buchführung, einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Software muss dafür entsprechend ausgelegt sein.

Achte am besten darauf, dass das Programm beide Varianten der Gewinnermittlung kennt, dann kannst du es auch noch nutzen, wenn dein Unternehmen wächst und die Anforderungen an die Buchhaltung steigen.

Desktop-Software oder Online-Buchhaltung?

Viele Software-Lösungen werden heute in der Cloud angeboten. Das heißt, dass deine Daten nicht mehr auf den Rechnern in deiner Firma, sondern irgendwo auf den Servern des Anbieters gespeichert werden. Das kann Vorteile bringen, denn sowohl das Programm als auch die Daten des Unternehmens stehen online zur Verfügung und sind von jedem Endgerät an fast jedem Ort der Welt abrufbar.

Welchen Sachkontenrahmen kannst du nutzen?

Die doppelte Buchführung verwendet ein Gerüst von Sachkonten, das sich am Aufbau der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung orientiert. Es gibt allgemeine, aber auch branchenspezifische Sachkontenrahmen. Eine professionelle Buchhaltungssoftware stellt verschiedene davon zur Verfügung. Auch hier stimme dich unbedingt mit dem Steuerberater ab.

Welche Auswertungen lassen sich erstellen?

Die doppelte Buchführung erfasst alle Geschäftsvorfälle auf den entsprechenden Sachkonten – die Datenbanken der Software können diese automatisch aufbereiten. Je mehr Möglichkeiten das Programm dafür bietet, desto mehr Nutzen bringt sie für die Anwender. Zum Standard gehören Offene-Posten-Listen, die sowohl die noch unbezahlten Rechnungen bei Lieferanten als auch die offenen Forderungen der Kunden aufführen. Diese Informationen bilden auch die Basis für ein mehrstufiges Mahnwesen. Mit einer guten Buchhaltungssoftware kannst du deine betriebswirtschaftliche Auswertung für einen beliebigen Zeitraum selbst erstellen.

Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?

Der große Vorteil der modernen Software für die Buchhaltung ist die mögliche Verknüpfung mit anderen Programmen. Für große und mittlere Unternehmen bedeutet das vor allem effizientere Abläufe. So werden Daten, die in der Buchführung erfasst werden, auch für andere Vorgänge genutzt. Einige Softwarehersteller bieten die Schnittstellen als sogenannte Module an, bei anderen müssen sie dazu gekauft werden:

  • Mit einer Verbindung zum Fakturierungsmodul werden die Daten der Rechnungen in die Buchhaltung übernommen (Daten des Debitors, Rechnungsbetrag, Zahlungsfristen).
  • Mit einer Verknüpfung zum Online-Banking werden Beträge von Rechnungen mit korrektem Verwendungszweck überwiesen, Umsätze werden automatisch verbucht.
  • Eine Schnittstelle zu ELSTER erlaubt Umsatzsteuervoranmeldungen mit wenigen Klicks sowie deren elektronische Versendung.
  • Die DATEV-Schnittstelle stellt die Buchungen in dem Format dar, die der Steuerberater einlesen und so leicht verarbeiten kann.

Wie wird der Preis berechnet?

Hersteller von Software haben sich die unterschiedlichsten Preismodelle einfallen lassen. Programme kannst du als Komplettversion oder als Jahresvariante kaufen. Beliebt sind aber auch jährliche Lizenzen, deren Preis sich nach dem Umfang der erworbenen Module richtet. Die deutsche Buchhaltung leidet unter den sich häufig ändernden gesetzlichen Bedingungen – die Software muss sich entsprechend anpassen lassen. Achte darauf, ob regelmäßige Updates oder die Hilfe der Online-Hotline im Preis inbegriffen sind oder zusätzliche Kosten verursachen!

Software für Buchführung vorab testen!

Die meisten Softwarehersteller stellen ihre Produkte online mit einer umfangreichen Beschreibung aller Funktionen vor. Ob doppelte oder einfache Buchhaltung – vor der Entscheidung für ein bestimmtes Programm solltest du es ausführlich testen. Frage gezielt nach einer Demo-Version, wenn sie auf dem Online-Portal nicht bereits angeboten wird. Weitere Informationen liefern Bewertungen von Nutzern, veröffentlichte Ratgeber sowie Software-Tests von Zeitschriften oder Internet-Blogs.

Mit einem Steuerberater oder Buchhaltungsbüro den Profi beauftragen

Wenn du dich selbst nicht mit der Finanzbuchhaltung befassen und stärker auf dein Tagesgeschäft konzentrieren willst, kannst du sämtliche Pflichten an einen Experten abgeben. Dienstleister übernehmen gerne die Buchhaltung für dich und erweitern sie um Services wie die Rechnungsstellung inklusive Mahnwesen. Mit einem Steuerberater meisterst du den steuerlichen Aspekt deiner Geschäftstätigkeit problemlos, neben den Steuererklärungen reicht dieser auch deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und weitere Dokumente beim Finanzamt ein.

Gerade wenn du die Kooperation mit deinem Steuerberater anstrebst oder in naher Zukunft für möglich hältst, achte auf ein Buchhaltungsprogramm, das über eine DATEV-Schnittstelle verfügt. Nur mit dieser ist eine verschlüsselte und direkte Verbindung zum Steuerbüro und anderen Dienstleistern gegeben, um mit wenigen Klicks relevante Dokumente zu übermitteln und bearbeiten zu lassen. Ein kompetenter Steuerberater berät dich außerdem gerne, mit welchem Programm du deine Buchhaltung meisterst und ohne Stress Rechnungen nach individuellen Vorlagen erstellen solltest.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.