Wie gelingt mir die vorbereitende Buchhaltung?
Beim Start in die Selbstständigkeit fragen sich viele Gründer*innen, ob sie die komplette Buchhaltung ihrer Steuerberatung überlassen oder Teile davon selbst erledigen wollen. In diesem Artikel erfährst du, was es mit der vorbereitenden Buchhaltung auf sich hat und welche Vorteile sie hat.
Was bedeutet vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung umfasst alle Tätigkeiten, mit denen die Belege und Kontoauszüge des Unternehmens für eine reibungslose Abarbeitung durch den Steuerberater vorbereitet werden.
Was gehört zur vorbereitenden Buchhaltung?
Ein sorgfältiger Umgang mit den Unterlagen gehört zu den Grundvoraussetzungen der vorbereitenden Buchhaltung. Diese Arbeitsschritte gehören zur vorbereitenden Buchhaltung:
- das Sortieren der Kontoauszüge nach Bankkonten und Datum
- das Zuordnen der Geschäftsvorfälle (zum Beispiel Ein- und Ausgangsrechnungen) zu den Zahlungen in Kasse und Bank
- das Führen des Kassenbuches
- das Erstellen des Rechnungseingangsbuches
- das Schreiben von Rechnungen
- die Kontrolle von Offenen-Posten-Listen und das Erstellen von Mahnungen
- das Ausfüllen der Liquiditätsübersicht nach einem Muster
- das Erfassen von einfachen standardisierten Buchungen mit Hilfe eines Programms für die Finanzbuchhaltung
Diese Aufgaben übernimmt das Steuerbüro
Je besser die Buchhaltung vorbereitet wurde, umso schneller und reibungsloser kann das Steuerbüro seine Aufgaben wahrnehmen. Dazu gehörren:
- das Kontieren und Verbuchen der Belege, also das Zuordnen der richtigen Sachkonten der Buchhaltung zu den einzelnen Geschäftsvorfällen
- die Lohnbuchhaltung
- die Umsatzsteuervoranmeldung, die in der Regel monatlich oder quartalsweise anfällt
- die vorbereitenden Tätigkeiten im Jahresabschluss wie die Abstimmung von Salden oder das Buchen von Abschreibungen
Steuerberater*innen werden heute nicht nur mit der Erstellung der Bilanz und der Steuererklärungen beauftragt, immer öfter führen sie auch betriebswirtschaftliche Beratungen für Selbstständige und Unternehmen durch. Für die finanzierenden Kreditinstitute erstellen sie Reporte, sie übernehmen die Bewertung von Unternehmen im Falle eines Verkaufs und optimieren die Steuerbelastung sowohl des Betriebs als auch beim Eigentümer.
So findest du einen Steuerberater
So funktioniert die vorbereitende Buchhaltung in der Praxis
Wie du die Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro organisierst, ist natürlich vor allem von der Art deiner Geschäfte, deinen Kenntnissen in der Buchführung und dem Grad der Digitalisierung abhängig. Früher war es üblich, einen Pendelordner einzurichten, mit dem alle Unterlagen sortiert an den Steuerberater übergeben wurden. Kontoauszug für Kontoauszug wurde abgeheftet, das Rechnungs- sowie das Kassenbuch wurden übergeben und am Jahresanfang alle Positionen der Inventur aufgeführt.
Digitale Zusammenarbeit ersetzt den Pendelordner
Heute ist die vorbereitende Buchhaltung viel einfacher geworden, da du Belege und Dokumente online verwalten kannst.
Ein modernes Geschäftskonto mit Buchhaltung synchronisiert deine Buchungen mit einer Buchhaltungssoftware, auf die dein Steuerbüro über digitale Schnittstellen Zugriff hat.
Gute Programme mit den entsprechenden Schnittstellen gibt es sowohl für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als auch für bilanzpflichtige Unternehmen. Aufgrund des großen Wettbewerbs in diesem Bereich sind die Kosten dafür erschwinglich. Belege musst du dann nur noch auf Nachfrage versenden, idealerweise als PDF-Datei per E-Mail. Viele Anbieter offerieren Demo-Versionen ihrer Software, die du in Ruhe und ausgiebig testen kannst.
Vier Gründe, die vorbereitende Buchhaltung selbst zu erledigen
1. Besserer Überblick über deine Finanzen
Wie hoch sind deine Außenstände? Wie viel Umsatz hast du diesen Monat schon erwirtschaftet? Reicht der Kontostand auf dem Geschäftskonto für die nächste Tilgung? Solche Fragen kannst du ganz leicht beantworten, wenn du den Überblick über deine Geschäfte behältst – und wenn du weißt, wo in deinen Büchern die Antworten darauf stehen. Die vorbereitende Buchhaltung hilft dir dabei.
2. Alle Belege & Rechnungen an einem Ort
Rechnungen kannst du oft direkt in deiner Buchhaltungssoftware erstellen und versenden. Belege und Eingangsrechnungen scannst du per App und speicherst sie in der Cloud. Auf diese Weise kannst du jederzeit und überall auf deine Dokumente zugreifen – und sparst dir den mühsamen Austausch auf Papier mit deinem Steuerberater.
3. Schnellere Auswertungen
Im Gegensatz zur traditionellen Buchhaltung, bei der du Belege gesammelt an deine Steuerberatung gibst, funktioniert die vorbereitende Buchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware in Echtzeit. Oft kannst du bereits in der Software betriebswirtschaftliche Auswertungen sehen. Auch dein Steuerbüro kann schneller mit dem Buchen beginnen und dir kurzfristige Auswertungen liefern. So kannst du deine Geschäfte besser steuern und schneller reagieren.
4. Niedrigere Kosten bei der Steuerberatung
Das Steuerbüro lässt sich für die Buchhaltung und die Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen bezahlen. Indem du Teile davon selbst übernimmst, kannst du Verhandlungsspielräume bei den Kosten nutzen. Besprich mit deiner Steuerberatung, welche Aufgaben du selbst übernehmen könntest und welche Gebühren anfallen.
Eine enge Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro spart Zeit und Kosten. Rechnungen erstellen, Angebote schreiben, Zahlungen ausführen und die vorbereitende Buchhaltung erledigen – das ist mit den heutigen Buchhaltungssoftware auch ohne Vorkenntnisse einfach zu erlernen.
5. Mehr betriebswirtschaftliches Wissen
Grundregeln wie „Keine Buchung ohne Beleg“ oder „Die Kasse darf nicht ins Minus laufen“ kennt wahrscheinlich jeder Selbstständige. Grundlegende Kenntnisse der Buchhaltung und die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Regeln sind unabdingbar. Indem du dich in die vorbereitende Buchhaltung einarbeitest, verstehst du Begriffe wie Umsatz und Gewinn, Liquidität und Kosten, Bilanz und Finanzbedarf sofort.
Tipps für die vorbereitende Buchhaltung
Die Buchführung liefert alle Informationen, die für ein aktives Management deines Unternehmens Voraussetzung sind:
- Mit der vorbereitenden Buchhaltung in einer Buchhaltungsoftware kannst du deine Liquidität in Echtzeit verfolgen und siehst frühzeitig, wenn es finanziell eng – oder wann Geld übrig ist für Entnahmen, Investitionen oder Rücklagen.
- Nutze deine Erkenntnisse und verhandle früh mit deiner Bank. Wache nicht erst auf, wenn dein Limit weit überzogen ist.
- Es ist wichtig, die Rechnungen an deine Kunden sofort zu schreiben, wenn die Leistung erbracht ist. Dann kommen auch ihre Zahlungen zügig auf deinem Bankkonto an. Ein schneller Geldfluss macht Spaß.
- Mahne zeitnah, wenn das Geld ausbleibt.
- Verhandle gute Zahlungskonditionen bei deinen Lieferanten und spare Geld, indem du Skonto ziehst.
- Werte deine Kosten aus und erstelle Budgets.
- Ermittle Gemein- und Verwaltungskosten sowie Stückkosten und verwende sie für deine Preiskalkulation.
- Eine gut organisierte Finanzbuchhaltung bringt nicht nur schnelle Ergebnisse, sie weckt auch Vertrauen in deine Arbeit. Sei transparent und liefere regelmäßig Zahlen. Das zahlt sich vor allem in der Zusammenarbeit mit den Banken aus.
Sämtliche dieser Maßnahmen machen dich schneller, zuverlässiger und damit erfolgreicher als deine Mitbewerber.
Fazit – lohnt sich vorbereitende Buchhaltung?
Buchführung muss kein Buch mit sieben Siegeln sein. Machst du die vorbereitende Buchhaltung selbst, profitierst du in vielen Bereichen:
- Du sparst Kosten im Vergleich zur Rundum-Betreuung des Steuerbüros,
- Du kannst schneller reagieren und in bei finanziellen Schieflagen eingreifen
- Du lernst, unternehmerisch zu denken
Nutze die Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung und straffe so alle Verwaltungsvorgänge. Deine Steuerberatung kann die Buchhaltung für dich einrichten und dir genau erklären, welche Sachkonten er verwendet und welche Ordnungssystematik er empfiehlt. Die Zeit, die du anfangs dafür investierst, wird sich später auszahlen.
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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.