Wie gelingt mir die vorbereitende Buchhaltung?

Gerade zu Beginn der geschäftlichen Tätigkeit stehen Selbstständige oft vor der Frage, ob sie die Buchhaltung selbst erledigen oder einen Steuerberater damit beauftragen sollen. Viele scheuen den bürokratischen Aufwand des Rechnungswesens. Anfangs möchten sie alles selbst erledigen, Kosten sparen und keine Mitarbeiter dafür einstellen. Doch Vorsicht, solch eine Denkweise kann schnell zur Falle werden. Hier sind fünf wichtige Gründe, die für eine vorbereitende Buchhaltung im eigenen Unternehmen sprechen.

Was versteht man im Rechnungswesen unter der vorbereitenden Buchhaltung?

Sämtliche Tätigkeiten, die die Belege und Dokumente des Unternehmens für eine systematische Abarbeitung durch den Steuerberater vorbereiten, werden als vorbereitende Buchhaltung bezeichnet. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe meist ein Bürokaufmann oder eine -kauffrau. Die Strukturen des Rechnungswesens und die Grundlagen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung werden ihnen in der Ausbildung bereits vermittelt. Im Vertrag mit dem Steuerberater kannst du dann genau festlegen lassen, welche Teilschritte im Rechnungswesen du im Betrieb erledigen lässt und was das Steuerbüro noch übernimmt.

Ein Auszug aus der betrieblichen Aufgabenliste

Ein sorgfältiger Umgang mit den Unterlagen gehört zu den Grundvoraussetzungen der vorbereitenden Buchhaltung. Diese Aufgaben kann der Bürokaufmann beziehungsweise die Bürokauffrau selbstständig ausführen:

  • das Sortieren der Kontoauszüge nach Bankkonten und Datum
  • das Zuordnen der Geschäftsvorfälle (zum Beispiel Ein- und Ausgangsrechnungen) zu den Zahlungen in Kasse und Bank
  • das Führen des Kassenbuches
  • das Erstellen des Rechnungseingangsbuches
  • das Schreiben von Rechnungen
  • die Kontrolle von Offenen-Posten-Listen und das Erstellen von Mahnungen
  • das Ausfüllen der Liquiditätsübersicht nach einem Muster
  • das Erfassen von einfachen standardisierten Buchungen mit Hilfe eines Programms für die Finanzbuchhaltung

Diese Aufgaben übernimmt das Steuerbüro

Steuerberater werden heute nicht nur mit der Erstellung der Bilanz und der Steuererklärungen beauftragt, immer öfter führen sie auch betriebswirtschaftliche Beratungen für Selbstständige und Unternehmen durch. Für die finanzierenden Kreditinstitute erstellen sie Reporte, sie übernehmen die Bewertung von Unternehmen im Falle eines Verkaufs und optimieren die Steuerbelastung sowohl des Betriebs als auch beim Eigentümer.

Die ideale Zusammenarbeit basiert auf einem guten Vertrauensverhältnis zwischen Berater und Mandant. Dann gelingt es auch, in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zukunftsfähige Lösungen für die Geschäftstätigkeit zu finden. Je besser die Vorarbeit im Rechnungswesen durch den Mandanten, umso schneller stehen die notwendigen Informationen für die Beratung bereit. Zur täglichen Arbeit des Steuerbüros gehören:

  • das Kontieren und Verbuchen der Belege, also das Zuordnen der richtigen Sachkonten der Buchhaltung zu den einzelnen Geschäftsvorfällen
  • die Lohnbuchhaltung
  • die Umsatzsteuervoranmeldung, die in der Regel monatlich oder quartalsweise anfällt
  • die vorbereitenden Tätigkeiten im Jahresabschluss wie die Abstimmung von Salden oder das Buchen von Abschreibungen

Die Organisation der vorbereitenden Buchhaltung in der Praxis

Wie du die Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro organisierst, ist natürlich vor allem von der Art deiner Geschäfte, deinen Kenntnissen in der Buchführung (oder die deiner Angestellten) und dem Grad der Digitalisierung in deinem Betrieb abhängig. Früher war es üblich, einen Pendelordner einzurichten, mit dem alle Unterlagen sortiert an den Steuerberater übergeben wurden. Kontoauszug für Kontoauszug wurde abgeheftet, das Rechnungs- sowie das Kassenbuch wurden übergeben und am Jahresanfang alle Positionen der Inventur aufgeführt.

Heute kannst du solche Verwaltungstätigkeiten straffen, indem du viele Dokumente einscannst. Setzt du eine moderne Buchhaltungssoftware ein, dann reicht es, wenn die Buchungen per E-Mail oder direkt per Schnittstelle übergeben werden. Gute Programme mit den entsprechenden Schnittstellen gibt es sowohl für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als auch für bilanzpflichtige Unternehmen. Aufgrund des großen Wettbewerbs in diesem Bereich sind die Kosten dafür erschwinglich. Belege musst du dann nur noch auf Nachfrage versenden, idealerweise als PDF-Datei per E-Mail. Viele Anbieter offerieren Demo-Versionen ihrer Software, die du in Ruhe und ausgiebig testen kannst.

Fünf gute Argumente, die vorbereitende Buchhaltung in deinem Betrieb zu erledigen

1. Die vorbereitende Buchhaltung gewährt dir einen Überblick

Wie hoch sind deine Außenstände? Wie viel Umsatz hast du diesen Monat schon erwirtschaftet? Reicht der Kontostand auf dem Firmenkonto für die nächste Tilgung? Solche Fragen kannst du ganz leicht beantworten, wenn du den Überblick über deine Geschäfte behältst – und wenn du weißt, wo in deinen Büchern die Antworten darauf stehen. Die vorbereitende Buchhaltung hilft dir dabei.

Wenn du noch keine intelligente Software nutzt, die deine Daten auf Knopfdruck auswertet, unterstützen dich Excel-Tools, die du im Internet finden kannst. Außerdem vereinfacht es die Arbeit, alle Verträge und Dokumente sortiert und elektronisch aufzubewahren. Auf dem Weg zu einem papierlosen Büro scanne alles ein und greife über PC, Notebook oder Handy jederzeit und von jedem Ort auf die Daten zu. Die Suchfunktion deines Explorers hilft dir im Notfall schnell, die entsprechende PDF-Datei wiederzufinden.

2. Mit der vorbereitenden Buchhaltung behältst du die Fäden in der Hand

Alle Belege einsammeln und ab mit dem Pappkarton zum Steuerbüro – natürlich kannst du weiter so unorganisiert arbeiten. Doch du darfst dich dann nicht wundern, wenn deine Unterlagen sehr spät wieder zurückkommen. Sortieren gehört nämlich auch im Steuerbüro eher zu den unbeliebten Aufgaben. Auf die Erstellung der monatlichen Betriebswirtschaftlichen Auswertung wirst du lange warten – Zeit, die dir fehlt, wenn du schnell auf eine wirtschaftliche Schieflage reagieren musst. Übernimmst du selbst die vorbereitende Buchhaltung, können die Mitarbeiter im Steuerbüro sofort mit dem Buchen beginnen. Sprich genau ab und setze kurze Fristen, wann du die Auswertungen zurück erwartest. Kümmere dich aktiv darum, denn es geht um die Steuerung deiner Geschäfte.

3. Schnellere Auswertungen sind ein Wettbewerbsvorteil

Die Buchführung liefert alle Informationen, die für ein aktives Management deines Unternehmens Voraussetzung sind:

  • Mit der vorbereitenden Buchhaltung in deinem Haus kannst du Pläne wie die Liquiditätsübersicht selbst erstellen. Nutze hier Excel-Vorlagen. Du siehst so genau, wann es finanziell eng wird oder wann Geld übrig ist für Entnahmen, Investitionen oder Rücklagen.
  • Nutze deine Erkenntnisse und verhandle früh mit deiner Bank. Wache nicht erst auf, wenn dein Limit weit überzogen ist.
  • Es ist wichtig, die Rechnungen an deine Kunden sofort zu schreiben, wenn die Leistung erbracht ist. Dann kommen auch ihre Zahlungen zügig auf deinem Bankkonto an. Ein schneller Geldfluss macht Spaß.
  • Mahne zeitnah, wenn das Geld ausbleibt.
  • Verhandle gute Zahlungskonditionen bei deinen Lieferanten und spare Geld, indem du Skonto ziehst.
  • Werte deine Kosten aus und erstelle Budgets.
  • Ermittle Gemein- und Verwaltungskosten sowie Stückkosten und verwende sie für deine Preiskalkulation.
  • Eine gut organisierte Finanzbuchhaltung bringt nicht nur schnelle Ergebnisse, sie weckt auch Vertrauen in deine Arbeit. Sei transparent und liefere regelmäßig Zahlen. Das zahlt sich vor allem in der Zusammenarbeit mit den Banken aus.

Sämtliche dieser Maßnahmen machen dich schneller, zuverlässiger und damit erfolgreicher als deine Mitbewerber.

4. Die vorbereitende Buchhaltung im eigenen Haus spart Geld

Das Steuerbüro lässt sich Buchhaltung und Erstellung der Bilanz ordentlich bezahlen, denn hier sind hochqualifizierte Fachkräfte am Werk. Verhandle mit dem Steuerexperten deiner Wahl, welche Aufgaben du selbst übernehmen könntest und welche Gebühren er berechnet. Denke auch daran, dass die vorbereitende Buchhaltung von einem selbstständigen Buchhalter übernommen werden kann. Eine enge Zusammenarbeit bietet hier ebenfalls Schnelligkeitsvorteile und spart Kosten. Es lohnt sich jedoch auch schon in kleinen Unternehmen, das Rechnungswesen im eigenen Haus zu behalten. Rechnungen erstellen, Angebote schreiben, Zahlungen ausführen und die vorbereitende Buchhaltung erledigen – damit ist ein Angestellter gut ausgelastet. Das gilt vor allem dann, wenn er verkürzt arbeiten oder andere Aufgaben mit übernehmen wird. Oft wird auch Hilfe im Einkauf sowie im Vertrieb oder in der Kundenbetreuung benötigt. Kalkuliere die entstehenden Kosten in deine Preise ein, denn so „verdienst“ du sie wieder.

5. Buchführung vertieft dein eigenes betriebswirtschaftliches Wissen

Grundregeln wie „Keine Buchung ohne Beleg“ oder „Die Kasse darf nicht ins Minus laufen“ kennt wahrscheinlich jeder Selbstständige. Grundlegende Kenntnisse der Buchhaltung und die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Regeln gehören heute einfach zu einem guten Geschäftsmann. Sei es Handwerker, Freiberufler oder Händler – Begriffe wie Umsatz und Gewinn, Liquidität und Kosten, Bilanz und Finanzbedarf sollten verstanden werden. Ein vorbereitender Kurs in der Buchhaltung, wie sie Volkshochschulen oder Handwerkskammern im Programm haben, bietet sich dafür an. Hier erfährst du alles über die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung, wie die Finanzbuchführung aufgebaut ist und welche Rolle die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie die Bilanz spielen. Interessant sind auch Themen wie die Kostenkalkulation oder das Controlling. Als Selbstständiger fällt es dir so viel leichter, die Beratung des Steuerberaters zu verstehen, die betriebswirtschaftliche Auswertung zu interpretieren oder die Anforderungen deiner Hausbank umzusetzen.

Buchführung muss kein Buch mit sieben Siegeln sein. Behältst du die vorbereitende Buchhaltung im eigenen Betrieb, profitierst du in vielen Bereichen. Sie

  • ist kostengünstiger als die Rundum-Betreuung des Steuerbüros,
  • ermöglicht dir aktives Management mit Zeit- und Kostenvorteilen,
  • hilft dir, unternehmerisch zu denken.

Nutze die Möglichkeiten der modernen Kommunikation und der Computertechnik und straffe so alle Verwaltungsvorgänge. Dein steuerlicher Berater richtet die Buchhaltung für dich ein, lasse dir genau erklären, welche Sachkonten er verwendet und welche Ordnungssystematik er empfiehlt. Die Zeit, die du anfangs dafür investierst, wird sich später auszahlen.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.