Wie lassen sich Werbungskosten richtig bei der Steuer absetzen?

Wenn Kosten rund um die Ausübung deines Berufs anfallen, kannst du diese bei der Steuer geltend machen. Für Selbstständige und Freiberufler wird hierbei die Bezeichnung Betriebsausgaben verwendet, bei Mieteinnahmen oder einer nicht selbstständigen Arbeit wird von Werbungskosten gesprochen. Als Arbeitnehmer kannst du wählen, ob du den Arbeitnehmer-Pauschbetrag anwendest oder explizit deine Kosten nachweisen willst. Auch für viele Selbstständige ist das Absetzen dieser speziellen Kosten in zahlreichen Fällen interessant und lukrativ.

Was sind Werbungskosten überhaupt?

Die Bezeichnung wird für eine Reihe von Ausgaben verwendet, die rund um verschiedene Einkunftsarten entstehen. Der Begriff wird primär für berufliche Aufwendungen genutzt, die bei Arbeitnehmern bezüglich ihrer angestellten Tätigkeit anfallen. Zu den Einkunftsarten, die nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) definiert werden und entsprechende absetzbare Ausgaben erzeugen, gehören:

  • Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit
  • Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
  • Einkünfte aus Kapitalvermögen (bis zum Jahr 2008)
  • einige Sonderformen weiterer Einkünfte

Deine Ausgaben in diesen Einkunftsbereichen lassen sich grundsätzlich in voller Höhe bei der Steuer angeben und reduzieren dein zu versteuerndes Einkommen. Die meisten Arbeitnehmer entscheiden sich für den Pauschalbetrag von jährlich 1.000 Euro, der automatisch abgezogen wird. Eine explizite Steuererklärung lohnt, wenn die tatsächlichen Kosten über die 1.000 Euro hinausgehen und ein beruflicher Bezug nachweisbar ist.

Gibt es einen Unterschied zu Betriebskosten von Unternehmen?

Die oben genannte Aufzählung umfasst keine Kosten, die Selbstständige und Freiberufler während ihrer Tätigkeit zahlen müssen. Natürlich fallen auch bei ihnen für das eigene Auto, Arbeitsmittel und mehr Aufwendungen an, die sich fiskalisch absetzen lassen. Bei diesen handelt es sich jedoch nicht um Werbungskosten im Sinne des Gesetzgebers, die allesamt im Zusammenhang mit Überschusseinkünften entstehen. Bei einem selbstständigen Betrieb oder einer freiberuflichen Tätigkeit wird hingegen von Gewinneinkünften gesprochen.

Streng genommen sind Werbungskosten und Betriebskosten also nicht gleichzusetzen. Dennoch werden viele Selbstständige und Freiberufler Einnahmen auf andere Weise generieren, beispielsweise durch einen Nebenjob mit Arbeitgeber oder durch die Vermietung von Immobilien. In diesem Fall sind deine Kosten als Werbungskosten geltend zu machen, unabhängig von Betriebsausgaben deiner selbstständigen Tätigkeit. Auch die Art der absetzbaren Kostenfaktoren sind oft identisch, werden bei selbstständiger oder nicht selbstständiger Arbeit lediglich anders vom Finanzamt bewertet.

In welcher Höhe sind Werbungskosten absetzbar?

Grundsätzlich gibt es keine Obergrenze, wenn du deine aus beruflichen Gründen anfallenden Kosten bei der Steuererklärung angibst. Dein Finanzbeamter wird überprüfen, ob die angegebenen Kosten tatsächlich einen Bezug zu deinem Berufsleben haben oder eher privat angefallen sind. Gleiches gilt für Betriebsausgaben, die bei dir als Selbstständigem oder Freelancer anfallen. Solange ein eindeutiger Bezug zu deiner beruflichen Tätigkeit gegeben ist, wirst du deinen Umsatz um diese Aufwendungen reduzieren können und so deinen Gewinn beziehungsweise deinen Überschuss berechnen.

Bekannt ist die Pauschale von 1.000 Euro für Arbeitnehmer, die jedoch keine Obergrenze darstellt. Sie wird lediglich von vielen Erwerbstätigen herangezogen, die nicht jede einzelne Quittung zum Nachweis ihrer beruflichen Ausgaben aufheben und beim Finanzamt einreichen möchten. Falls tatsächlich höhere Kosten anfallen, können diese in vollem Umfang von dir abgesetzt werden und für einen zusätzlichen steuerlichen Vorteil sorgen.

Typische Werbungskosten im Profil

Im Folgenden erhältst du einen Überblick, welche Kosten besonders häufig bei der Steuererklärung geltend gemacht werden. Es handelt sich um klassische Werbungskosten von Arbeitnehmern, viele dieser Kostenfaktoren stellen jedoch genauso Betriebsausgaben von Selbstständigen und Freiberuflern dar und sind damit für die Steuer relevant.

Kosten bei einer nicht selbstständigen Arbeit

Kosten für deine Arbeitsmittel und Arbeitskleidung sind genauso als Werbungskosten zu werten wie die Reisekosten im In- und Ausland. Deine Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte kannst du mit der Kilometerpauschale geltend machen, weitere berufliche Wege zu Kunden und Geschäftspartnern sind ebenfalls als Reisekosten zu werten. Ein häusliches Arbeitszimmer lässt sich von vielen Erwerbstätigen absetzen, unabhängig von der Existenz eines Arbeitgebers oder einer Selbstständigkeit. Gleiches gilt, wenn du dich aus beruflichen Gründen zu einer doppelten Haushaltsführung entscheidest. Weitere klassische Kostenfaktoren bei nicht selbstständiger Arbeit, die auch als Betriebskosten anfallen können, sind:

  • Beitragszahlungen an deinen Berufsverband
  • Kosten für Computer, Telefonie und Co.
  • Kosten für Fortbildungen und Fachtagungen
  • betriebliche Umzugskosten

Ausgaben bei Miet- und Pachteinnahmen

Die Vermietung oder Verpachtung von Häusern, Wohnungen und Geschäftsflächen bringt nicht nur Einnahmen mit sich. Im Laufe der Monate und Jahre wirst du fiskalisch relevante Ausgaben in diesem Bereich haben, beispielsweise:

  • Grundsteuer
  • Kosten für Mietannoncen und Besichtigungen
  • Kosten für Gartenanlagen, Entwässerung und Co.
  • Beitragszahlungen für den Hausbesitzerverein
  • Aufwendungen für Sat-Anlagen, Telefonanlagen und mehr

Weitere Arten von Werbungskosten

Es gibt weitere Gegebenheiten, bei denen du Geld im Alltag mit einem beruflichen Bezug ausgibst. In vielen Fällen ist der entsprechende Preis oder zu zahlende Beitrag als Werbungskosten zu werten. Typische Situationen dieser Art sind:

  • Du verwendest beruflich und privat eine Kreditkarte und kannst den steuerlich relevanten, beruflichen Anteil ermitteln.
  • Du machst einen Bus- oder LKW-Führerschein mit Bezug zu deinem Beruf.
  • Du erleidest bei einer beruflich veranlassten Fahrt einen Unfall und kannst die Unfallkosten absetzen.
  • Für dein Girokonto mit Geschäftsbezug kannst du die Kosten teilweise absetzen.

Da es eine Vielzahl von Kostenfaktoren und außergewöhnlichen Belastungen gibt, sprich deine Situation am besten mit einem Steuerberater durch. Dieser erkennt mit seiner beruflichen Erfahrung schnell, welche Arbeitsmittel, Fahrtkosten und mehr du absetzen kannst und so bei jeder Steuererklärung Geld sparst.

Wie genau müssen die Kosten bei der Steuererklärung angegeben werden?

Bei der Steuererklärung machst du die Ausgaben auf dem Formular geltend, auf dem du auch deine Einnahmen im entsprechenden Tätigkeitsbereich angibst. Für eine nicht selbstständige Arbeit ist dies die Anlage N. Hierbei kannst du wählen, ob du alle tatsächlich angefallenen Kosten über Quittungen nachweist und den Gesamtbetrag in der Anlage N aufführst oder lieber mit der Pauschale von 1.000 Euro arbeiten willst.

Für Selbstständige und Freiberufler sind die Anlage-S und die Anlage-G für das Absetzen relevant. Die Anlage-S verwenden Freiberufler und andere Selbstständige, die ihrer Tätigkeit ohne einen Gewerbeschein nachgehen. Ist dieser bei deinem Geschäftsbetrieb vorhanden, wirst du deine Einnahmen und Ausgaben über die Anlage-G aufführen.

Beachte, dass deine beruflich bedingten Ausgaben auch in der Bilanz oder deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung auftauchen und hier noch einmal explizit aufgeführt werden. Was in den genannten Anlagen abgesetzt wird, lässt sich hier im Regelfall genauer im Detail entdecken und durch das Finanzamt nachvollziehen.

Kannst du als Selbstständiger eine Pauschale geltend machen?

Grundsätzlich kannst du als Selbstständiger nicht wie ein Arbeitnehmer eine Pauschale verwenden, um dir die explizite Angabe bei der Steuererklärung zu ersparen. Schließlich handelt es sich auch nicht um echte Werbungskosten, sondern um Betriebsausgaben mit einem selbstständigen Bezug. Einzelne Ausnahmen werden vom Gesetzgeber jedoch eingeräumt.

So profitieren Selbstständige im Hauptberuf von einer Pauschale, wenn sie einer journalistischen oder schriftstellerischen Tätigkeit nachgehen. Fallen 30 Prozent deiner Einnahmen niedriger als diese Betriebskosten-Pauschale aus, musst du die expliziten Einnahmen angeben. Eine deutlich niedrigere Pauschale kannst du anwenden, wenn du diesen oder lehrenden Tätigkeiten in einem Nebenberuf nachgehst. In diesem Fall sinkt die niedrigere Grenze auf 25 Prozent deiner erzielten Einnahmen.

Belege und Quittungen für die Steuer richtig aufbewahren

Wann immer du nicht mit einer Pauschale arbeitest, wirst du alle steuerlich relevanten Aufwendungen oder Betriebskosten beim Finanzamt belegen müssen. Hierfür hast du Rechnungen, Quittungen und ähnliche Dokumente sauber über das Steuerjahr aufzubewahren. Für die Steuererklärung solltest du diese Dokumente bereithalten, jedoch nicht automatisch an das Finanzamt senden. Bringe sie erst auf den Weg, wenn dein Finanzamt nach den Belegen fragt. Mit der fehlenden Pflicht, Belege beim Finanzamt einzureichen, soll die Dauer der Bearbeitung sämtlicher Steuererklärungen reduziert werden. Diese Regelung gilt gleichermaßen für Selbstständige, Freiberufler und Angestellte.

Besonderheiten bei Darlehen und Anzahlungen beachten

Zwei Sonderfälle solltest du als Selbstständiger beachten, wenn du anfallende Kosten rund um Finanzierungen bei der Steuer geltend machen willst. Zum einen sieht das Finanzamt weder Einnahmen durch ein Darlehen noch die Zahlung eigener Tilgungsraten als Betriebskosten im eigentlichen Sinne an. Alleine die Aufwendungen rund um Darlehensprodukte führen zu einer entsprechend berücksichtigten Ausgabe, konkret also der zu leistende oder eingenommene Zinssatz.

Auch für Anzahlungen gelten Sonderregelungen, die du als Selbstständiger in deiner Bilanz korrekt ausweisen musst. Steuerlich geltend machen lassen sich ausschließlich Anzahlungen, die sich auf dein Umlaufvermögen oder andere direkt abziehbare Aufwendungen beziehen. Geht es um die Finanzierung von Wirtschaftsgütern, die zum Anlagevermögen deines Unternehmens gehören, musst du die entsprechenden Ausgaben stattdessen aktivieren.

Durch einen Steuerberater das Maximum an Werbungskosten geltend machen

Wenn du den Eindruck hast, dass deine aktuelle Steuerlast zu hoch ausfällt und du unsicher beim Absetzen weiterer Ausgaben bist, nutze die Erfahrung eines Steuerberaters. Dieser wirft gerne einmalig oder öfter einen Blick auf deine steuerliche Situation und hilft dir, Werbungskosten und Betriebsausgaben in vollem Umfang geltend zu machen. Gerade für die anteilige Anrechnung diverser Kostenpunkte wissen Einsteiger in die Selbstständigkeit nicht, wie hoch der steuerlich relevante Anteil ausfällt. Auch durch Unternehmensberatungen oder Coaches für Start-ups wird eine entsprechende Hilfe angeboten. Vom ersten Geschäftsjahr an genießt du so die Sicherheit, deinem Finanzamt nicht zu viel von deinem hart verdienten Geld zu zahlen.

Holvi macht Buchhaltung einfach

Verwalte Ausgaben, schreibe Rechnungen und erledige die Buchhaltung im Handumdrehen – alles in deinem Geschäftskonto.

  • Belege speichern
  • USt und Gewinn in Echtzeit sehen
  • Buchhaltung jederzeit per App
  • Einfacher Datenexport

Banking & Buchhaltung online

Holvi gibt es für diese Unternehmensformen:
Freiberufler*innen, Einzelunternehmen und Gewerbe (jeweils ohne Eintrag ins Handelsregister, keine GbRs);
GmbHs und UGs (auch in Gründung).

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.