Wie funktioniert die Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV)?

Für Kaufleute und andere Selbstständige ist die Gewinn-und-Verlust-Rechnung ein elementarer Bestandteil der Jahresabrechnung. Sie geht über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung hinaus, die du üblicherweise als Freiberufler zum Jahresabschluss und für die Steuer erstellen musst. Sie ist ein Teil der doppelten Buchführung und wird über ein eigenes Konto abgewickelt. Hierbei dient die Erstellung der GuV-Rechnung der Übersichtlichkeit, um betriebliche Aufwendungen und Erträge einfacher nachvollziehen zu können.

Welche Aufgabe hat die Gewinn-und-Verlust-Rechnung?

Als Kaufmann oder vergleichbares Unternehmen werden sämtliche finanziellen Transaktionen über ein Eigenkapitalkonto abgewickelt. Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung kann als Unterkonto verstanden werden, auf dem Aufwendungen und betriebliche Erträge gesammelt und nicht als einzelne Posten verbucht werden. Da das Unterkonto auf ein Geschäftsjahr bis zum Jahresabschluss beschränkt ist, lässt sich aus dem Kontostand der Erfolg des Unternehmens einfach ablesen. Hierbei werden Erträge und Aufwendungen einander gegenübergestellt, aus einem Plus oder Minus des Kontos lässt sich ein erzielter Gewinn oder ein Verlust herleiten.

Die GuV-Rechnung ist Teil der Bilanz und des Jahresabschlusses

Die Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung ist Teil deiner Bilanz. Das Eigenkapitalkonto befindet sich stets auf der Passivseite deiner Bilanz, das GuV-Konto als Unterkonto somit auch. Die Bilanzierung selbst ist ein weiterer Bestandteil deines Jahresabschlusses und stellt neben der GuV ihren zweiten wichtigen Bestandteil dar. Bei der GuV steht alleine das rechnerische Ergebnis mit einer Aufschlüsselung in einzelnen Positionen im Vordergrund. Durch die Erstellung der Bilanz für den Jahresabschluss ergänzt du die Zahlen durch weitere Erklärungen, Übersichten und sonstige Angaben, die der Gesetzgeber für die jährliche Bilanzierung vorschreibt.

Welche Bedeutung haben Bestandskonten und Erfolgskonten?

Für die korrekte Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung müssen Bestands- und Erfolgskonten voneinander unterschieden werden. Änderungen auf den Bestandskonten eines Selbstständigen oder Kaufmanns treten ein, wenn durch die Buchung eine konkrete Änderung im Bestand stattfindet. Dies erfolgt beispielsweise durch den Kauf eines neuen Firmenwagens oder den Verkauf von Waren.

Ein Erfolgskonto ist hingegen für Buchungen ohne Veränderungen im Bestand relevant. Hier werden beispielsweise Löhne, Wertpapiergewinne oder sonstige Zinsen verbucht. Diese nehmen ebenfalls Einfluss auf Ertrag und Verlust eines Unternehmens und werden deshalb in Aufwands- und Ertragskonten aufgespalten.

Wie es der Name nahelegt, musst du Aufwendungen im Soll des Aufwandskontos buchen, Erträge im Haben deines Ertragskontos. Für diese Konten ermittelst du jährlich ein abschließendes Ergebnis, das du auch als GuV-Rechnung bezeichnen kannst.

So gehst du vor: Schritte der GuV

Wenn du oder deine Buchhaltung eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellst, sieht die Gliederung im Regelfall so aus:

  1. Buchungen auf den Erfolgskonten: Du buchst die Aufwände und Erträge auf den genannten Erfolgskonten.
  2. Kontenabschluss: Nach Durchführung der Buchung nimmst du den Kontenabschluss für alle genannten Erfolgskonten vor.
  3. Bilden des Saldos: Durch den Kontenabschluss erkennst du sofort, ob du mit deinem Umsatz einen Jahresüberschuss erzielt hast oder dein Unternehmen einen Verlust erlitten hat.
  4. Buchung auf das Eigenkapitalkonto: Unabhängig von einem positiven oder negativen Jahresüberschuss nimmst du die entsprechende Buchung auf dein Eigenkapitalkonto vor.
  5. Abschlussbilanz: Nach der Buchung nimmst du einen Abschluss für das Eigenkapitalkonto vor und erstellst die Schlussbilanz für das entsprechende Geschäftsjahr.

Aufbau und Gliederung der GuV

Traditionell wird die GuV nach Kontenform und in einzelne Positionen aufgeteilt, die sich auf der Soll- und Habenseite befinden. Zu den Elementen, die sich häufig bei Kaufleuten oder Selbstständigen auf der Soll-Seite befinden, gehören:

  • Waren- und Personalkosten
  • Miet- und Pachtkosten
  • allgemeine Betriebskosten
  • Abschreibungen
  • sonstige Steuern und Ausgaben

Auf der Habenseite deiner Aufstellung befinden sich im Regelfall folgende Elemente:

  • erzielte Umsatzerlöse
  • außerordentliche Erträge
  • Einnahmen durch Vermietungen, Pachten, Zinsen und andere
  • Zuschüsse und Fördergelder

Die Aufstellung ist nicht vollständig und kann abhängig von deiner Arbeit viele weitere Aspekte umfassen. So kannst du in einem Geschäftsjahr neben deiner gewöhnlichen Geschäftstätigkeit weitere bilanzierungspflichtige Einnahmen getätigt haben. Erträge aus Aktien und anderen Wertpapieren sind jedes Jahr zu überprüfen und neu in die GuV einzubinden, auch außerplanmäßige Abschreibungen können die Gewinn-und-Verlust-Rechnung einmalig beeinflussen. Wichtig dabei ist, hier ein sauberes Rechnungswesen zu führen und solche Situationen übersichtlich zu dokumentieren.

Welche Vorschriften du gemäß HGB erfüllen musst

Der Gesetzgeber schafft durch das HGB klare Rahmenbedingungen, wie du deine Gewinn-und-Verlust-Rechnung zu erstellen hast. Kaufleute haben die Abstellung verpflichtend zu erstellen, wobei Einzelunternehmen und Personengesellschaften einer weniger strikten Gliederung unterliegen. Um eine Bilanzkontinuität über die Jahre zu gewährleisten, willigt der Gesetzgeber in verschiedene Darstellungsformen der Gewinn-und-Verlust-Rechnung ein. Hierbei solltest du dich frühzeitig auf die Staffel- oder Kontenform festlegen, Alternativen sind Gesamtkostenverfahren oder das Umsatzkostenverfahren. Die letzten beiden Varianten kommen in der Praxis besonders häufig zum Einsatz. Hier kann sogar eine Pflicht gelten, beispielsweise nach dem US-GAAP für Händler mit Tätigkeiten in den USA.

Mit professioneller Hilfe deine GuV problemlos meistern

Gerade für Einsteiger in die Selbstständigkeit sind Begriffe wie Gesamtkostenverfahren, Umsatzkostenverfahren und Bilanzierung mit vielen Fragen verbunden. Zum Einstieg in die kaufmännische Tätigkeit ist es lohnenswert, sich mit einem Experten zusammenzusetzen. Dieser hilft, das Ergebnis nach rechtlichen Vorgaben korrekt zu erstellen und gegenüber Staat und Steuer allen Verpflichtungen nachzukommen. Vor allem Gründungscoaches und ähnliche Dienstleister helfen, wenn du erstmalig das Thema GuV angehen möchtest.

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