Vorsteuer, Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer – was bedeutet das für dich als junger Unternehmer?

Mehrwertsteuer, Vorsteuer – für viele junge Unternehmer und Selbstständige ist das ein schwieriges und unbeliebtes Thema. In diesem Artikel erfährst du: Was genau sind Mehrwertsteuer und Vorsteuer überhaupt? Wie berechne ich diese Steuern? Was ist eine Umsatzsteuer-Voranmeldung? Was bedeutet das für mich? Und was macht das Finanzamt? Du wirst sehen, dass all das nichts mit Zauberei zu tun hat und dank moderner Buchführungsprogramme und ELSTER ganz einfach umzusetzen ist.

Was ist die Mehrwertsteuer und was hat sie mit der Berechnung der Vorsteuer zu tun?

Ein Produkt oder eine Dienstleistung gewinnt im Laufe der sogenannten Wertschöpfungskette an Mehrwert. Ein Rohstoff zum Beispiel durchläuft mehrere Stationen, nach denen er zu einem fertigen Produkt wird, das der Kunde (der sogenannte Endverbraucher) kaufen kann. Nach jeder Station hat das Produkt an Mehrwert dazugewonnen. Dieser Mehrwert erfolgt nach jedem Prozess, den das Produkt durchlaufen hat, und muss versteuert werden. Diese Steuer nennt man Umsatz- oder Mehrwertsteuer. Verkauft ein Unternehmen das Produkt, sammelt es durch Aufschlag der Mehrwertsteuer diese ein und führt sie ans Finanzamt ab.

Was ist der Unterschied zwischen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer?

Es gibt keinen. Nur in Gesetzestexten wird der Begriff Umsatzsteuer verwendet, da der Mehrwert, den ein Unternehmen schafft, die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Umsatzsteuerlast ist. Wenn du mit einem Unternehmer sprichst, ist es egal, welchen der beiden Begriffe du verwendest. Beim Endverbraucher hat sich jedoch die Bezeichnung Mehrwertsteuer eingebürgert und daher solltest du auch genau diese in den Rechnungen für deine Privatkunden verwenden.

Was ist die Vorsteuer?

Die Vorsteuer ist genau dasselbe wie die Umsatz- oder Mehrwertsteuer, die du als Unternehmer auf Waren und Dienstleistungen bezahlst, die du erwirbst, um sie weiterzuverarbeiten. Die Vorsteuer ist also keine eigene Steuer. Es gibt auch keine extra Berechnung.

Was ist der Vorsteuerabzug und wie wird dieser berechnet?

Da du als Unternehmer Vorsteuer zahlst, wenn du ein Produkt oder eine Dienstleistung von einem anderen Unternehmen kaufst, um damit weiter zu arbeiten, kannst du die gezahlte Vorsteuer von der beim Verkauf eingenommenen Umsatzsteuer abziehen. Diesen Vorgang nennt man Vorsteuerabzug und aus diesem Grund ist sie für das Unternehmen ein durchlaufender Posten. Beträgt die gezahlte Vorsteuer mehr als die erwirtschaftete Umsatzsteuer, hast du beim Finanzamt ein Vorsteuer-Guthaben. Ist sie kleiner, musst du den Differenzbetrag ans Finanzamt abführen.

Beachte, dass manche Berufsgruppen den pauschalen Vorsteuerabzug anwenden dürfen.

Wie du die Umsatzsteuer richtig ausweist

Damit die Vorsteuer und die von dir vereinnahmte Umsatzsteuer richtig ausgerechnet werden können, musst du nicht nur darauf achten, dass du ordnungsgemäße Rechnungen erhältst, sondern als Unternehmer auch korrekte Rechnungen ausstellst. Dabei beachte bitte die folgenden Punkte, die auf jeden Fall enthalten sein müssen:

  • Name und Anschrift des Unternehmens, das dir Produkte oder Leistungen verkauft, und deines eigenen Unternehmens
  • die Steuernummern
  • das Datum, an dem die Leistung erbracht worden ist
  • der Umsatzsteuersatz
  • der Netto-Aufwand und der Brutto-Aufwand
  • das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
  • die erbrachte Lieferung

Was die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist und wieso du sie machen musst

Damit du und das Finanzamt wissen, ob du Umsatzsteuer bezahlen musst oder ein Vorsteuer-Guthaben hast, musst du eine sogenannte Umsatzsteuer-Voranmeldung einreichen. Wenn dein Unternehmen noch jung ist oder die Umsatzsteuer-Forderung größer als 7.500 Euro ist, geschieht dies monatlich. In der Voranmeldung steht, wie viel Vorsteuer du in einem Monat gezahlt und wie viel Umsatzsteuer du im gleichen Monat eingenommen hast. Auch die Zahlungen an das zuständige Finanzamt erfolgen dann monatlich. Die Fristen hierfür sind sehr streng: Beides muss bis zum zehnten des Folgemonats geschehen sein. Wenn du einen entsprechenden Antrag stellst, wird dir in der Regel eine Fristverlängerung von einem Monat gewährt.

Überweist du den monatlichen Betrag nicht rechtzeitig und vollständig, können die Strafen dich empfindlich treffen: Ab dem ersten Tag Verspätung werden Säumniszuschläge berechnet. Eine Höchststrafe bis zu 50.000 Euro kann verhängt werden und für Wiederholungstäter kann dies sogar eine Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren bedeuten.

Wie dir ein Buchführungsprogramm und ELSTER helfen können

Die Anschaffung eines modernen Buchführungsprogramms kann sich hier für dich lohnen, denn dieses berechnet automatisch die ausgewiesene Umsatzsteuer für deine erbrachte Lieferung oder Leistung, die du in Rechnung gestellt hast. Das Programm erkennt bei einer Einnahme den normalen Steuersatz von 19 Prozent oder den ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent, berechnet die von dir gezahlte Umsatzsteuer und führt den Vorsteuerabzug automatisch durch. Meistens kann man die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen und per ELSTER direkt an das Finanzamt übermitteln. Am Ende des Jahres hilft dir das Programm auch, die Umsatzsteuer-Jahreserklärung anzufertigen. In dieser sind alle Umsatzsteuereingänge und Vorsteuerabgänge des laufenden Jahres aufgelistet. Auch diese musst du dann ans Finanzamt weiterleiten.

Wann du die Vorsteuer nicht geltend machen darfst

Es gibt Fälle, in denen du die Vorsteuer nicht geltend machen und daher auch nicht für den Vorsteuerabzug verwenden darfst:

  • wenn du Produkte und Dienstleistungen als Privatperson kaufst
  • bei Umsatzarten, bei denen keine Umsatzsteuer anfällt
  • bei Rechnungen, auf denen nicht alle notwendigen Angaben vorhanden sind
  • als Kleinunternehmer

Was besagt die Kleinunternehmer-Regelung?

Gerade für kleine Unternehmen bedeutet die Umsatzsteuer-Voranmeldung einen erheblichen bürokratischen Aufwand. Daher hat der Gesetzgeber Unternehmen mit geringem Umsatz (im Vorjahr darf dieser 22.000 Euro und im aktuellen Jahr geplant 50.000 Euro nicht überschreiten) eine Erleichterung geschaffen. Als Kleinunternehmer musst du auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Dementsprechend musst du auch keine ans Finanzamt abführen. Auf solchen Rechnungen ist kein Steuersatz angegeben, der Bruttopreis ist gleich dem Nettopreis und du findest den Hinweis: „Gemäß §-19-UStG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten“.

Ist die Kleinunternehmer-Regelung sinnvoll für dich?

Für die Beantwortung dieser Frage sind zwei Punkte entscheidend: Zum einen ist es durchaus sinnvoll auf die Umsatzsteuer verzichten zu können, wenn du an Privatkunden verkaufst. Durch das Entfallen der Umsatzsteuer ist der Endpreis nicht so hoch wie bei deiner Konkurrenz.

Verkaufst du dagegen an Geschäftskunden und ist dein Wareneinsatz sehr hoch, wirkt sich die Kleinunternehmer-Regelung negativ für dich aus, da du dann auch keine Vorsteuer geltend machen, den Vorsteuerabzug also nicht berechnen kannst.

Die Regelung lohnt sich für dich nur dann, wenn du mit persönlichem Einsatz und deiner Arbeitskraft arbeitest, aber sonst keine großen Investitionen tätigen musst. Auch für bestimmte Berufsgruppen bietet sich die Kleinunternehmer-Regelung an: für Physiotherapeuten, Zahnärzte, Ärzte und andere.

Noch ein Tipp für dich zum Schluss

Wichtig ist es, dass du immer genau weißt, wie viel deine Vorsteuer und dein Vorsteuerabzug betragen. Lege dir daher genug Geld für die Umsatzsteuer-Zahlungen zurück. Behalte deine Ausgaben im Blick und tätige keine großen Investitionen, wenn das Geld knapp wird.

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