Eine GmbH gründen – Infos, Ablauf & Kosten

Als junger Gründer beschäftigst du dich unter anderem mit der Frage, welche Rechtsform für deine Firma optimal geeignet ist. Häufig hört man, dass die Gesellschaft mit beschränkter Haftung eine gute Wahl ist, weil sich die Haftung bei dieser Rechtsform auf das Firmenvermögen beschränkt. Hier erfährst du mehr zu den Vor- und Nachteilen einer GmbH, welche 5 Schritte für deine GmbH-Gründung nötig sind und mit welchen Kosten du rechnen musst.

Was du vor der GmbH-Gründung beachten musst

Bevor du dich mit dem Ablauf der Gründung beschäftigst, stellst du die Vorzüge und die Nachteile dieser Rechtsform kurz gegenüber. Dadurch ist es für dich einfacher zu bewerten, ob die GmbH die passende Gesellschaftsform für deine Firma ist. Gerade für junge Gründer gibt es nämlich interessante Alternativen.

Die GmbH punktet mit begrenzter Haftung

Der größte Vorteil der GmbH liegt ohne Zweifel darin, dass du als Gesellschafter nicht mit deinem privaten Vermögen für Schäden haftest. Selbst bei einer hohen Schadensersatzforderung steht für die Haftung nur das Firmenvermögen zur Verfügung, so lange du nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig einen Schaden verursachst. Die Gründung einer Ein-Mann-GmbH ist problemlos möglich, du kannst aber auch mit einem oder mehreren Partnern gründen. Die GmbH ist als Rechtsform durchaus angesehen, was sich positiv auf die Entwicklung deines Geschäfts auswirken kann.

Relativ hohes Stammkapital

Diesen Vorteilen stehen einige Nachteile gegenüber. Das Stammkapital für die GmbH-Gründung beträgt 25.000 Euro, davon müssen 50 Prozent sofort bei Gründung als Bar- oder Sacheinlage eingezahlt werden. Der Gesellschaftsvertrag ist von einem Notar zu beurkunden, die Gesellschaft ist im Handelsregister einzutragen. Dafür fallen Kosten an. Als Anhaltspunkt gilt, dass die GmbH gut für Geschäftszwecke geeignet ist, mit denen ein hoher Kapitalbedarf verbunden ist oder bei denen sich durch die Beteiligung eines Investors sofort sehr vielversprechende Gewinnchancen abzeichnen. Ist für deine Gründung nur wenig Kapital nötig, weil du als Freiberufler von zu Hause aus mit deinem Computer arbeitest, musst du nicht zwingend eine GmbH gründen.

Fünf Schritte zur GmbH-Gründung

Die Gründung einer GmbH läuft im Prinzip in fünf Phasen ab. Damit du mit deinem Unternehmen so schnell wie möglich an den Start gehen kannst, lohnt es sich, sie zügig zu erledigen. Sonst verlierst du unnötig Zeit, bis deine Firma auf den Markt kommt. Ist die formale Gründung abgeschlossen, nimmst du deine Geschäftstätigkeit sofort auf und beginnst, deine ersten Kunden zu gewinnen und zu begeistern.

Die einzelnen Schritte bauen wie folgt aufeinander auf:

  1. Entwurf des Gesellschaftsvertrags
  2. Notarielle Beurkundung des Vertrags
  3. Einzahlung des Stammkapitals
  4. Eintragung beim örtlichen Handelsregister
  5. Anmeldung beim zuständigen Finanzamt

Was du im Detail zu tun hast, erfährst du in den nächsten Absätzen.

1. Wie du den Gesellschaftsvertrag entwirfst

Für die Gründung deiner Firma ist ein GmbH-Gesellschaftsvertrag nötig. Er wird auch als Satzung bezeichnet. Im Vertrag sind wichtige Eckdaten für dein Unternehmen festgeschrieben. Dazu gehören unter anderem

  • die Höhe des Stammkapitals,
  • die Namen der Gesellschafter und des Geschäftsführers,
  • der Firmensitz und
  • der Unternehmenszweck.

Für eine Ein-Personen-Gesellschaft genügt ein Standardvertrag, den du im Internet herunterladen kannst. In der Regel ist ein solches Standardwerk für bis zu drei Gründer geeignet. Sind die Vereinbarungen zwischen den einzelnen Gesellschaftern komplexer, musst du den Standardvertrag von einem Notar erweitern lassen. Dafür fallen Kosten an. Wenn du bei der Gründung deines Unternehmens Geld sparen willst, lohnt es sich, den Vertrag in Schritt eins so überschaubar wie möglich zu halten. Ist der Entwurf des Gesellschaftsvertrags fertig, steht für die Gesellschafter der Weg zum Notar an.

2. So läuft die Beurkundung ab

Der Notar prüft den Vertragsentwurf. Um ihm die Arbeit zu erleichtern, sollte dieser vollständig ausgefüllt sein und alle nötigen Daten wie den Sitz des Unternehmens und den Firmennamen enthalten. Prüfe deshalb, ob der von dir gewählte Firmenname bereits irgendwo in Deutschland für eine Personen- oder Kapitalgesellschaft im Handelsregister eingetragen ist. Ist das der Fall, wählst du einen anderen Namen, um spätere Abmahnungen zu vermeiden. Bei der Beurkundung müssen alle Gesellschafter anwesend sein. Der Notar stellt die Personalien fest und lässt den Vertrag unterschreiben. Der nächste Termin nach der Beurkundung führt dich zu deiner Bank, um dein Firmenkonto zu eröffnen.

3. Was du zum Stammkapital wissen musst

Das Stammkapital für die GmbH-Gründung beträgt 25.000 Euro. Bei Bargründungen reicht es, mindestens 12.500 Euro einzuzahlen und dem Gericht im Rahmen der Unternehmensanmeldung glaubhaft zu versichern, dass die noch offenen Beträge frei zur Verfügung stehen. Beteiligen sich mehrere Gesellschafter, muss jeder von ihnen mindestens 25 Prozent seiner Einlage (in der Summe mindestens 12.500 Euro) spätestens zur Unternehmensgründung einzahlen.

Für den Termin mit der Bank benötigst du den Entwurf des Gesellschaftsvertrags und deinen Personalausweis. Bevor du das Konto eröffnest, informierst du dich am besten, welche Bank die besten Konditionen für ein GmbH-Geschäftskonto anbietet. Ob du dich für eine Direktbank oder eine Bank mit Filialservice entscheidest, bleibt dir überlassen. Als Anhaltspunkt gilt, dass die Kontoführungsgebühren und die Zinsen bei den Internetbanken etwas günstiger sind. Beachte insbesondere, wie schnell du dein Stammkapital einzahlen kannst, damit es nicht zu Verzögerungen bei deiner Gründung kommt.

4. Wie du den Handelsregistereintrag durchführst

Mit dem Nachweis deiner Bank gehst du noch einmal zum Notar. Er veranlasst die Eintragung deiner GmbH im Handelsregister. Alternativ kannst du dich selbst darum kümmern. Dazu wendest du dich an die zuständige Behörde bei dir vor Ort. In einigen Gemeinden ist es möglich, den Eintrag online vorzubereiten. Willst du den Registereintrag selbst übernehmen, informiere dich am besten sorgfältig über den Ablauf. So sparst du Zeit und Geld, denn die formalen Voraussetzungen für deine GmbH-Gründung sind nun fast erledigt.

5. Was das Finanzamt mit der Anmeldung zu tun hat

Nun steht nur noch der Kontakt zum Gewerbeamt und zum Finanzamt an. Sobald dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, wendest du dich an das örtliche Gewerbeamt, um deine GmbH dort anzumelden. Auch diese Eintragung kannst du online vorbereiten. Das Gewerbeamt gibt deine Anmeldedaten an das örtlich zuständige Finanzamt weiter. Dabei handelt es sich entweder um die Finanzbehörde, die für den Sitz deines Betriebs zuständig ist oder um dein Wohnsitzfinanzamt. Die Steuerbehörde schickt dir einen Fragebogen für die steuerliche Erfassung zu. Darin musst du die voraussichtlichen Geschäftsergebnisse für das erste Jahr schätzen. Auf der Basis deiner Schätzung legt der Finanzbeamte die Steuerzahlungen für deine GmbH fest. Für deinen Betrieb fallen wahrscheinlich Körperschafts-, Gewerbe- und Umsatzsteuer an. Beschäftigst du Mitarbeiter, musst du außerdem die Lohnsteuer abführen. Mit diesem letzten Schritt ist deine GmbH-Gründung formal abgeschlossen. Du kannst dich nun voll und ganz darauf konzentrieren, Kunden zu gewinnen und Aufträge an Land zu ziehen.

Was kostet eine GmbH-Gründung?

Zunächst brauchst du für deine GmbH eine Mindesteinlage von 25.000 Euro, damit dein Unternehmen die Haftung für geschäftliche Risiken übernehmen kann.

Diese amtlichen Kosten fallen bei einer GmbH-Gründung an:

  • Anwaltskosten für die Erstellung des Gesellschaftsvertrages
  • Notargebühren für Beglaubigung und Beurkundung des Gesellschaftsvertrages, die Anmeldung im Handelsregister und die Bestellung des Geschäftsführers
  • Kosten für die Gewerbeanmeldung
  • Kosten für Porto, Telefonate und sonstige Aufwendungen von Anwalt, Notar oder Gericht

Wie hoch ist die Notargebühr?

Wenn du eine Ein-Mann-GmbH gründest, wird nur der einfache Satz der Notargebühren berechnet. Bei einer Mehr-Personen-GmbH mit zwei oder mehr Gesellschaftern wird die Notargebühr mit dem Faktor 2,0 multipliziert, sie verdoppelt sich also. Die Höhe der Notargebühr hängt auch von der Höhe des Stammkapitals ab. Wenn du eine Stammeinlage von mehr als 25.000,00 Euro auf das Firmenkonto einzahlst, erhöhen sich die Notarkosten entsprechend. Dabei darf der Notar keine beliebige Rechnung stellen, sondern er muss sich an die Gebührenordnung im Gerichts- und Notarkostengesetz halten.

Trotzdem gibt es einige Möglichkeiten, wie du die Kosten für die Gründung einer GmbH so niedrig wie möglich halten kannst.

Bei der GmbH-Gründung Kosten sparen

Wenn du einen Termin bei einem Notar vereinbarst, um die Gründung deiner GmbH beurkunden zu lassen, frage nach, ob der Notar auf einen individuellen Gesellschaftsvertrag besteht oder ob er auch ein Musterprotokoll für die Gründung anbietet. Eine individuelle Satzung ist wegen des erhöhten Zeitaufwands für die Erstellung immer teurer als eine allgemeingültige Mustervorlage. Bei einer Ein-Personen-Gesellschaft muss außerdem keine Gesellschafterliste angefertigt werden, wodurch weitere Kosten gespart werden können.

Auch die Gebühren für die Eintragung im Handelsregister kannst du niedrig halten. Dazu solltest du mindestens die Hälfte des Stammkapitals, also 12.500 Euro, bei der Gründung auf das Geschäftskonto einzahlen. In diesem Fall erfolgt die Gründung ohne Sacheinlagen. Dadurch verringern sich die Gebühren für die Eintragung im Handelsregister, die bei einer Eintragung mit Sacheinlagen höher ausfallen. Sacheinlagen sind Grundstücke, Patente, Maschinen, Waren, Rohstoffe oder andere Finanzanlagen außer Bargeld. Du kannst diese Einlagen anstelle der geforderten Stammeinlage aufbringen, wenn du nicht über genügend Kapital verfügst, um deinen Betrieb als Gesellschaft mit beschränkter Haftung zu gründen.

Bei einer GmbH-Gründung mit Musterprotokoll ohne Sacheinlagen musst du mit Gesamtkosten von circa 500 Euro rechnen. Bei einer Gründung mit individuellen Regelungen fallen die Gebühren schnell doppelt so hoch aus. In den Kosten sind auch die Ausgaben für Kopien, elektronische Dokumente, Telefonate und Porto sowie die Umsatzsteuer des Notars in Höhe von 19 Prozent enthalten.

Kann ich die Gründungskosten steuerlich absetzen?

Grundsätzlich müssen die Gesellschafter die Kosten für die Gründung selbst tragen. Wenn aber in den Gesellschaftsvertrag aufgenommen wird, dass die GmbH die Kosten übernimmt, lassen sich die Ausgaben steuerlich absetzen. Dazu muss der Notar eine separate Klausel in den Gesellschaftsvertrag aufnehmen, dass die Firma maximal zehn Prozent des Stammkapitals als Gründungskosten trägt. In dem Fall zählen die Kosten zu den steuerrelevanten Aufwendungen, die die Steuerlast des Unternehmens verringern.

Um steuerlich anerkannt zu werden, dürfen die Kosten in dem Vertrag nicht als Pauschalsumme erscheinen. Stattdessen muss der Notar die Positionen einzeln auflisten und nach den Aufwendungen für seine eigene Tätigkeit, den Gerichtskosten und den sonstigen Ausgaben unterscheiden.

Ein wichtiger Tipp zum Schluss

Für dich als Gesellschafter und Geschäftsführer stehen bei der Gründung deiner Kapitalgesellschaft eine Reihe von Aufgaben an. Hast du noch wenig Erfahrung mit Ämtern, Behörden und Verträgen, mag das verwirrend sein. Überlege dir deshalb, ob die GmbH die optimale Wahl für deinen Einstieg in die Selbstständigkeit ist. Eine interessante Alternative ist die Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt, kurz als UG bezeichnet. Auch sie ist eine juristische Person und eine Kapitalgesellschaft, allerdings ist die Firmengründung etwas einfacher als bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Die UG kann sehr gut als Ein-Personen-Gesellschaft gegründet werden, sodass du keinen Partner brauchst. Mit einer Stammeinlage von nur einem Euro ist die UG außerdem erheblich günstiger zu gründen als ihre große Schwester, die GmbH.

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GmbHs und UGs (auch in Gründung).

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.